oriflameelenaaylott1800
Foto Isa Mathessis

”Jag längtar efter att krama mina kolleger”

Distansledarskap är vardag för Oriflames Elena Aylott, med ansvar för medarbetare över hela världen – kunskaper som kommit väl till pass under coronakrisen.

Elena Aylott är personal-­ och internkommunikations­chef på Oriflame, ett inter­nationellt skönhetsföretag med cirka 6 000 anställda, verksamhet i 60 länder och globalt kontor i Stockholm. Den vidsträckta verksamheten gör distansledarskap till en nödvändighet för Elena Aylott även i vanliga fall, men med coronakrisens begränsningar av resor och fysiska möten har digitala hjälpmedel blivit än mer framträdande i hennes arbete som chef.

”I vanliga fall reser jag till möten och konferenser ute
i våra regioner ungefär en gång per månad, vilket inte fungerat på grund av corona­ smittan. Visst är det en brist att inte kunna träffa medar­betarna ansikte mot ansikte, men samtidigt en intressant utveckling”, säger Elena Aylott som menar att den uppkomna situationen på sätt och vis skapat en tätare dialog med medarbetarna.

”När ingen vet när nästa fysiska möte blir av, vill människor ogärna vänta till dess utan väljer hellre att ta en direkt och snabbare kontakt med digitala hjälpmedel”, säger Elena Aylott som också ingår i Oriflames lednings­grupp.

Inte minst har coronakrisen inneburit en betydligt frekven­tare användning av kommuni­kationsplattformen Microsoft Teams, där uppåt 30 personer samtidigt deltagit i möten och synts på video hemifrån sina vardagsrum. Något som även det medfört en ökad känsla av närhet inom företaget, menar hon. Att tekniken fungerar, och att medarbetarna är hemmastadda med den, är emellertid av största vikt:

”Vi är så lyckligt lottade att vi kom in i coronakrisen efter att ha genomfört en kampanj där medarbetarna fick riktad utbildning i användningen av våra digitala redskap. Även dessförinnan var den digitala kunskapen inom företaget gan­ ska god, mycket tack vare att vi arbetar så internationellt. När krisen var ett faktum behövde vi inga extra insatser”, säger Elena Aylott.

En risk med videomöten är att redan lågmälda medarbe­tare blir ännu osynligare på en skärm, och liksom smälter in i bakgrunden i avsaknad av en tredje dimension. Att säkerställa att alla kommer till tals är ett av chefens viktigaste uppdrag i distansledarskapet:

”Människor är olika, några tar större plats än andra. Chefen måste ta ledningen för videokonferenserna, uttala namnen på samtliga deltagare och ställa riktade frågor av typen ’vad tycker du?’. Det kan ta lite tid, men att alla blir inkluderade är superviktigt.”

Malin Skans, chef på Handelsbanken.

Läs också: Chef på Handelsbanken: ”Vi handspritar kodlåsen flera gånger om dagen”

Att vanliga mobilsamtal kan vara att föredra när chefen leder på distans har också aktualiserats av coronakrisen, tycker hon.

”Videosamtal är fantastiska, men röstsamtal fungerar ofta bättre vid samtal en och en. Frånvaron av ögonkontakt kan göra det lättare att uttrycka känslor och personliga åsikter som inte nödvändigtvis har med jobbet att göra. Nästan varje dag under coronakrisen har jag under min morgon­ promenad ringt upp någon medarbetare, innan någon av oss satt sig vid datorn, bara för att fråga hur personen mår. Sådant kan göra en enorm skillnad, stärka relationer och bygga förtroende”, säger Elena Aylott.

Trots alla möjligheter som den digitala tekniken ger, och att coronakrisen säkert kommer att lämna bestående spår efter sig i form av minskat resande och ökad andel sammanträden via skärm, vill hon inte underskatta betydelsen av det fysiska mötet. Faktum är att företagets fortsatta utveck­ling är beroende av spontani­teten, känslorna och idéerna som i första hand föds när människor ses i det verkliga livet, påpekar hon.

”Att få det att spraka på samma sätt går nog inte digi­talt. Jag längtar efter att få krama mina kolleger.”

Effektivare distansledarskap – Elena Aylott tipsar

Se möjligheterna
Att leda via kommunikationsplatt­formar kan skapa en tätare dialog och ökad känsla av närhet.

Tekniken på plats
För att distansledarskapet ska fungera måste tekniken vara robust och medarbetarna väl insatta i dess användning.

Organisation
Förbere­delser och strikt mötesord­ning är av särskild vikt vid möten som sker digitalt. I den tvådimensionella miljön är risken större än annars att samtalen blir röriga och lågmälda medarbetare osynliggörs. Se till att alla röster blir hörda.

Balans
Ha som princip att hålla normala arbetstider, Trots tillgängligheten via digitala verktyg behöver du kan­ske inte vara nåbar dygnet runt. Tänk på att du är en förebild för medarbetarna – hälsa, fritid och privatliv är också viktigt.

Petter Wåhlberg, anstaltschef för Storboda. Foto: Martina Huber

Läs också: Anstaltschefen: ”Man kan inte pausa ett fängelse”

prenumerera-chef-1
Prenumerera på Chef

Boosta ditt chefsjag

Nu är det goda ledarskapet viktigare än någonsin. Med Chef får du expertråd och handledning i tuffa chefsfrågor. Prenumerera idag!

Relaterade artiklar

En dator med en kopp kaffe bredvid. Över den ser man ett par händer som jobbar med en telefon.
Digital utveckling

3 skäl – därför bryter medarbetare mot it-säkerheten

En av tio kontorsarbetare har någon gång brutit mot sin arbetsplats it-säkerhetsregler. Anledningen? Att de var tvungna för att kunna göra sitt jobb. Det visar en Sifo-undersökning som gjorts på uppdrag av Citrix.

Mattias Munter, pensionsekonom på Skandia, råder alla att skaffa en krockkudde för framtiden.
Annonssamarbete Chef + Skandia

Nyfikenhet och sparande – chefens skydd mot ålderism

Chefer behöver arbeta mot ålderism, men också undvika att själva drabbas. ”Fortsätt vara nyfiken – och skaffa en krockkudde”, råder Mattias Munter, pensionsekonom på Skandia.

Collage med övervakningskamera, skolplattformen, passerkort till Riksdagen.
Digital utveckling

Säkerhetshaverierna som cheferna helst vill glömma

38 000 läckta filer, kassasystem som slås ut och känslig digital information som delas till icke säkerhetskontrollerad personal. Konsekvenserna kan bli stora vid it-haverier.
underso%cc%88kningen-nr-5-webb_rityta-1
Digital utveckling

Var tredje chef utsatt för it-brott det senaste året

En tredjedel av Sveriges chefer har drabbats av digital brottslighet det senaste året, visar Chefs undersökning. Samtidigt har risken för digitala säkerhetsproblem ökat under pandemin.
Porträtt av Anne-Marie Eklund-Löwinder
Digital utveckling

Så höjer du säkerheten – it-expertens 5 bästa tips

Så här skapar du en säker användning av it-teknik inom företag och verksamheter.
Person som försöker skriva ett säkert lösenord och gömmer sig bakom sin laptop...
Digital utveckling

Bästa lösenordet är snuskigt

J€R3m&CsP? Nej, så krångligt behöver lösenordet inte vara. Bästa skyddet får du med en mening på fyra ord.
Ansvaret för hur hybridarbetet ska ta form får inte landa på enskilda chefer utan är ett ledningsansvar, menar arbetsplatsstrategen Karin Ståhl på GoToWork. Foto: Magnus Liam Karlsson
Annonssamarbete Chef + GoToWork

5 tips för att lyckas med det nya arbetslivet

Arbetsplatsstrategen Karin Ståhl delar med sig av det viktigaste chefer behöver veta för att lyckas leda i det nya normala efter pandemin.

Elaine Eksvärd, retorikexpert
Arbetsmiljö

5 misstag du ska undvika på videomötet

Dålig digital mötesteknik är det snabbaste sättet att trötta ut människor. Det menar retorikexperten Elaine Eksvärd. "Därför behöver vi identifiera och ta bort de element som missgynnar våra digitala arbetsklimat", säger hon.