Googles hemliga metod för effektiva möten

Fånga alltid det ni pratar om. Eller ”Always be capturing” som det kallas på engelska.

Det är Google Venture Design Studios metod för att alla i ett möte ska få en klar bild av vad man har diskuterat.
Man dokumenterar mötet på post it-lappar, med en Smartphone eller på whiteboards.
Det berättar Joshua Porter, chef på företaget Hubspot, som samarbetat med Google Venture ett antal gånger.

LÄS OCKSÅ: 18 sätt att inte döda dina möten

Att alltid fånga det man diskuterar handlar om att dokumentera värdet i ett samtal eller en diskussion.

Om man exempelvis pratar om ett nytt projekt, ska man samtidigt skissa en bild av det på ett papper.
Det gör att dina medarbetare lättare förstår vad det handlar om, samtidigt som ni får ett dokument som ni kan spara och titta på senare.

Så ”fångar” du ett möte:

1. På whiteboard
Fyll rummet med whiteboards så att ni kan ta gemensamma anteckningar. Väggmonterade whiteboards är bra, men flyttbara är ännu bättre.

2. På post-it
Skriv ner idéer eller frågor på post it-lappar. De kan du sedan organisera i grupper, efter relevans, ämnesområden eller kronologi.

LÄS OCKSÅ: Hur får vi bättre mötesattityd?

3. Med smartphones
Samtidigt som ni diskuterar, ta bilder av anteckningar eller skisser med din smartphone. Kameran i din telefon är tillräckligt bra för att fånga anteckningarna. De bilderna kan du mejla, skriva ut, ladda upp eller redigera i efterhand.

4. Använd dropbox
I slutet av ett möte kan du ladda upp alla bilder till en gemensam Dropbox-mapp. Det är snabbt och lätt och ger alla medarbetare tillgång till anteckningarna från mötet.