Chefs expert Sofia Kacim ger tips för din kriskommunikation.
Chefs expert Sofia Kacim ger tips för din kriskommunikation.

Expertens kristips: ”Orka skapa dialog med dina medarbetare”

Hur ska du prata med medarbetarna i coronatider? Chefs retorikexpert Sofia Kacim ger sina bästa tips för din kriskommunikation. En grundbult: ”Människor är i första hand människor och man behöver bemöta deras rädsla.”

Vad ska man tänka på när det gäller intern kriskommunikation?

”Innan man börjar kommunicera ska man först och främst se till att samla fakta och få en klar bild av läget. Det är egentligen fyra saker du ska tänka på:

1.  Hur mycket vet vi och vad ska vi säga? 

Ta reda på så mycket information ni kan innan ni kommunicerar. Finns det nya direktiv eller ny information ni behöver förhålla er till? Se till att inför varje samlat informationtilfälle vara uppdaterad med den senaste informationen om ni på verkas av externa omständigheter.

2. Vad gäller för oss? Vem är det som ska kommunicera, är det chefen, eller behöver chefen ett team som hjälper till? Många delar som en chef hållit på med tidigare kanske får läggas åt sidan nu när mycket av tryggheten ligger i att bli informerad.

3. Det är viktigt att upprätthålla en kontinuerlig kommunikation. I det vanliga läget kanske du höll ett möte i veckan när du samlade alla – nu bör du öka den takten.

4. Se till att vara så transparent som möjligt. Ofta brukar ledning eller chef dela med sig så att det precis räcker. Nu gäller det att involvera medarbetarna och få dem att förstå att man gör det här tillsammans. Det är här som förtroendet för ledare testas.

Och en sak till: Om du är vd på ett större bolag, så har ju alla en närmsta chef att gå till. Se därför till att få ut ett call sheet eller kontaktuppgifter till den personen, så att medarbetaren kan höra av sig med senare frågor. Gör det lättare för dem att känna tillgängligheten.”

oro

Läs också: Så hanterar du din och dina medarbetares oro

Hur ska chefen göra för att inte piska upp panikkänslor?

 ”Återigen är det viktigt att ha den här tydliga planen och återkomma med information ofta. På samma sätt som när du håller en presentation, måste du vara beredd på motargument, i form av ifrågasättande frågor. Människor i kris ställer frågor i affekt, är arga, ledsna och upprörda. Man måste vara beredd på att människor kommer att ifrågasätta en mycket mer. Men ge dem framför allt möjlighet att ställa frågor, och ha inte en envägskommunikation – orka skapa en dialog.”

Vad ska man undvika i kommunikationen – vad är de största misstagen?

”Många tänker säkert att man ska gå in rakryggad och visa på stabilitet, jävlar anamma och högt förtroende. Men människor är i första hand människor och man behöver bemöta deras rädsla. Bekräfta den, prata till dem, synliggör deras oro. Börja ödmjukt. På samma sätt som de flesta politiker gör innan de berättar om åtgärder – i första hand handlar ju detta varken om ekonomi eller åtgärder utan om människors hälsa. Var ödmjuk, visa den mänskliga sidan, samtidigt som du behåller handlingskraftigheten och det tydliga ledarskapet.” 

Finns det något annat man bör tänka på?

”Undvik att inte se oron. Inge förståelse för situationen, det gäller egentligen alltid. Här handlar det om en förståelse för att människor kommer vara rädda, för sin hälsa, för sitt jobb och för sin framtid. Som ledare måste man bredda sin acceptans för hur människor kommunicerar med en i ett sånt läge. Vissa kanske blir väldigt arga, eller upprörda. Ha i bakhuvudet att det är mänskliga reaktioner på en kris.”

Relaterade artiklar

Till vänster en ung kvinna på ett kontor som ser stressad ut. Till höger Nema Abdihakim Ali.
Kommunikation

Hon startar en akut för chefer

Nu öppnar en chefsakut där erfarna mentorer ger samtalsstöd åt chefer som stött på problem.
”Det ska vara lika lätt som att boka en nätläkare”, säger entreprenören Nema Abdihakim Ali.

Helena Martini, HR-chef på fastighetsbolaget Atrium Ljungberg, ser hälsokontroller för medarbetare som en investering. Foto: Christoffer Edling
Annonssamarbete Chef + Werlabs

Enkelt hälsotest lyfter prestationer på jobbet

”Det är att visa omtänksamhet i handling”, säger Helena Martini, HR-chef på Atrium Ljungberg, om den hälsokontroll som har blivit ett viktigt redskap och en uppskattad del av arbetet med hållbara medarbetare.

En ung kille med munskydd arbetar ensam i en stor lagerlokal.
Kommunikation

Hur mår medarbetarna när chefen är en dator?

En dator som chef, det är något som blir allt vanligare inom logistik och handel. Men hur mår medarbetarna av det? Det ska man ta reda på nu.

Johannes Hylander sitter vid ett skrivbord och samtalar med en medarbetare. Bakom honom syns en skärm där många medarbetare är uppkopplade för ett digitalt möte.
Kommunikation

”Hybridmöten kräver mer av dig som chef”

På kommunikationsbyrån New Republic är hybridmöten vardag, pandemi eller ej.
”Det kräver mycket mer ansvar av mig som chef att få det att fungera”, säger Johannes Hylander, en av grundarna och huvudägarna.

En ung man och kvinna, båda iförda munskydd,
Kommunikation

8 tips för ett lyckat hybridmöte

Hösten är på ingång och så även hybridmötena, något som vi måste vänja oss vid, vare sig vi vill eller inte. Erik Mattsson, vd och grundare på Ordrum, utbildar chefer i konsten att leda hybridmöten. Här är hans 8 bästa tips för lyckade hybridmöten.

En kvinna som sitter vid en dator tittar bakåt och ser orolig ut.
Kommunikation

Chefens ord som får pulsen att rusa

Nu är det bevisat – vissa av dina fraser får medarbetarnas puls att gå upp rejält. Här är listan på några av de mest pulshöjande fraserna.

Med ett verktyg för strukturerad och tydlig feedback har Johan Isacsson på Skandia lyft sitt team rejält.
Annonssamarbete Chef + Rolf

Han hittade succémetoden för bättre ledarskap

Glada medarbetare, hög kundnöjdhet och dubblad försäljning. Möt chefen som ser sina medarbetare som Formel 1-förare och regelbundet tar in dem i depån.

Bild på Arvid Axland och på glassmenyn.
Kommunikation

Med glass på rekryteringsmenyn

Att låta kandidaterna i en rekryteringsprocess få välja glass med olika personliga egenskaper är det senaste knepet i kommunikationsbyrån Pools rekryteringsprocess. Ett knep som var tänkt som en rolig grej men som också ledde till seriösa fördelar.