Chefs expert Sofia Kacim ger tips för din kriskommunikation.
Chefs expert Sofia Kacim ger tips för din kriskommunikation.

Expertens kristips: ”Orka skapa dialog med dina medarbetare”

Hur ska du prata med medarbetarna i coronatider? Chefs retorikexpert Sofia Kacim ger sina bästa tips för din kriskommunikation. En grundbult: ”Människor är i första hand människor och man behöver bemöta deras rädsla.”

Vad ska man tänka på när det gäller intern kriskommunikation?

”Innan man börjar kommunicera ska man först och främst se till att samla fakta och få en klar bild av läget. Det är egentligen fyra saker du ska tänka på:

1.  Hur mycket vet vi och vad ska vi säga? 

Ta reda på så mycket information ni kan innan ni kommunicerar. Finns det nya direktiv eller ny information ni behöver förhålla er till? Se till att inför varje samlat informationtilfälle vara uppdaterad med den senaste informationen om ni på verkas av externa omständigheter.

2. Vad gäller för oss? Vem är det som ska kommunicera, är det chefen, eller behöver chefen ett team som hjälper till? Många delar som en chef hållit på med tidigare kanske får läggas åt sidan nu när mycket av tryggheten ligger i att bli informerad.

3. Det är viktigt att upprätthålla en kontinuerlig kommunikation. I det vanliga läget kanske du höll ett möte i veckan när du samlade alla – nu bör du öka den takten.

4. Se till att vara så transparent som möjligt. Ofta brukar ledning eller chef dela med sig så att det precis räcker. Nu gäller det att involvera medarbetarna och få dem att förstå att man gör det här tillsammans. Det är här som förtroendet för ledare testas.

Och en sak till: Om du är vd på ett större bolag, så har ju alla en närmsta chef att gå till. Se därför till att få ut ett call sheet eller kontaktuppgifter till den personen, så att medarbetaren kan höra av sig med senare frågor. Gör det lättare för dem att känna tillgängligheten.”

oro

Läs också: Så hanterar du din och dina medarbetares oro

Hur ska chefen göra för att inte piska upp panikkänslor?

 ”Återigen är det viktigt att ha den här tydliga planen och återkomma med information ofta. På samma sätt som när du håller en presentation, måste du vara beredd på motargument, i form av ifrågasättande frågor. Människor i kris ställer frågor i affekt, är arga, ledsna och upprörda. Man måste vara beredd på att människor kommer att ifrågasätta en mycket mer. Men ge dem framför allt möjlighet att ställa frågor, och ha inte en envägskommunikation – orka skapa en dialog.”

Vad ska man undvika i kommunikationen – vad är de största misstagen?

”Många tänker säkert att man ska gå in rakryggad och visa på stabilitet, jävlar anamma och högt förtroende. Men människor är i första hand människor och man behöver bemöta deras rädsla. Bekräfta den, prata till dem, synliggör deras oro. Börja ödmjukt. På samma sätt som de flesta politiker gör innan de berättar om åtgärder – i första hand handlar ju detta varken om ekonomi eller åtgärder utan om människors hälsa. Var ödmjuk, visa den mänskliga sidan, samtidigt som du behåller handlingskraftigheten och det tydliga ledarskapet.” 

Finns det något annat man bör tänka på?

”Undvik att inte se oron. Inge förståelse för situationen, det gäller egentligen alltid. Här handlar det om en förståelse för att människor kommer vara rädda, för sin hälsa, för sitt jobb och för sin framtid. Som ledare måste man bredda sin acceptans för hur människor kommunicerar med en i ett sånt läge. Vissa kanske blir väldigt arga, eller upprörda. Ha i bakhuvudet att det är mänskliga reaktioner på en kris.”

Relaterade artiklar

7 personer i videosamtal
Kommunikation

”Du är på mute” – här är uttrycken som ökat mest bland chefer

Yttrade du orden ”du är på mute” många gånger förra året? Då är du inte ensam. Orden användes 1000 procent fler gånger i amerikanska affärsmöten mellan chefer och investerare 2020 än året innan, visar en ny undersökning

Se webbinariet Chef Live i efterhand, med Apoteket, Handelshögskolan och Stora Enso.
46:07
Annonssamarbete Chef + Handelshögskolan i Stockholm

Lär dig om ledarskapet som ökar innovation och lönsamhet

Video:

Svenska storbolag och forskare är överens: Det här är ledarskapet som bygger lönsamma affärer. Se webbinariet Chef Live där du lär dig om ansvarsfullt ledarskap av Stora Ensos vd Per Lagervall, Apotekets Magnus Frisk och forskare på Handelshögskolan.

Läsning av Röda Rummet, vid grön gran
Kommunikation

Julläsning för chefer

En lugnare jul än vanligt står för dörren. Varför inte använda den lediga tiden till att läsa skönlitteratur? Chef har satt samman en litteraturkanon för svenska chefer.
Ung kvinna som talar inför publik.
Kommunikation

Så når du fram till högsta chefen

Att kortfattat delge information åt en högt uppsatt chef eller politiker är en konst. En som vet hur man gör är expert-briefaren Grant Harris, som tjänstgjort i Vita huset och ägnat åratal åt att briefa toppchefer – till och med USA:s president.
Collage av de ledarskapspoddar som nämns i artikeln
Kommunikation

10 ledarskapspoddar du inte vill missa

Poddar om ledarskap, karriär och arbetsliv har fullkomligt exploderat på sistone. Vi har listat 10 av de bästa just nu.
woman-sitting-at-desk-watching-new-videoconference-application-online-review
Arbetsmiljö

”Oj då, var kameran på...?” – här är 4 episka Zoom-misstag

Märkliga smeknamn, familjekonflikter och toalettbesök – mycket kan avslöjas under videomöten i hemmet. Så här undviker du några vanliga pinsamheter.
Kavla upp ärmarna. Här är trenderna som chefer och arbetsgivare behöver hantera framöver, enligt hr-experterna på Simployer.
Annonssamarbete Chef + Simployer

5 stora skiften för chefer – förbered dig så här

Pandemin har förändrat våra arbetsplatser och rivstartat allt från ny lagstiftning till digitalisering. Nu måste chefer och arbetsgivare hänga med i allt det nya.  Hr-experterna på Simployer framtidsspanar – och ger dig möjlighet att ligga steget före.
chefer-3
Kommunikation

Så förmedlar 3 chefer trygghet i coronakrisen

”Det nya coronaviruset prövar oss som medmänniskor. Nu behöver varje person förbereda sig mentalt på vad som väntar,” sa statsministern i sitt tal till nationen. En central uppgift för ledare i kristider är att vara en trygg punkt. Chef frågade tre chefer hur de agerar gentemot medarbetarna.