Så lyfter du team och resultat – som ledare i produktionen 

Att leda team inom industri och produktion handlar inte sällan om att leda en grupp med 30 till kanske uppåt 50 personer.  

”Det är faktiskt helt jäkla hål i huvudet, ursäkta språket”, säger Eva P Svensson, ledarskapsutvecklare på Chefakademin.  

Hon har själv produktionsbakgrund och ser en rad återkommande ledarutmaningar hos cheferna hon möter. Den största är tidsbrist. 

”Du har inte möjlighet att säga: ’nu samlas vi en timme varje dag’ eller ’nu sätter vi oss ner och tar fram spelregler för hur vi ska samarbeta framöver’. Det hinner man göra kanske någon enstaka gång, men inte alls på samma sätt som om du arbetsleder tjänstemän på ett kontor.” 

Som produktionschef kan du sällan möta varje medarbetare dagligen. Både antalet medarbetare och produktionsytans storlek gör det svårt. 

”Många försöker ta ett varv i produktionen och säga hej till alla varje dag. Men ofta har cheferna egna operativa arbetsuppgifter och är låsta någon annanstans,” säger Eva. 

När du leder ett stort team över en utspridd yta blir dina kommunikationsstrategier avgörande. Du behöver lägga extra mycket omsorg på att hitta ramar och struktur. 

”Om du inte kan träffa alla dina medarbetare varje dag behöver du hitta andra vägar. Skapa ett system som fungerar i er verklighet. Det kan vara korta stå-upp-möten vid skiftbyten, digitala anslagstavlor eller grupper där du delar dagens viktigaste information”, säger Eva P Svensson. 

En vanlig fallgrop för produktionschefer är att de ofta har vuxit inom organisationen, själva kommer ”från golvet” och kan jobbet och tekniken. Därför rycker de gärna in och löser problem på egen hand, för att det känns bäst och enklast i stunden. Men det är viktigt att inte bli en ”duktig springpojke”, varnar Eva P Svensson. 

”Jag brukar utmana cheferna att acceptera den ’näst bästa lösningen’, det vill säga att delegera det som ska göras till någon annan. Det blir nämligen i slutändan den bästa lösningen”, säger Eva P Svensson.  

”Du måste sluta göra – och istället se till att det blir gjort.” 

För att komma dit behövs kunskaper om att delegera och fördela ansvar, liksom mod att släppa kontrollen och acceptera att resultaten kanske inte blir exakt de som du själv skulle ha åstadkommit. Men på sikt frigör det tid för verkligt ledarskap och utveckling. 

Eva P Svensson påminner också om att du som ledare inte ska ta för givet att det du kommunicerar och förklarar har landat. 

”Det finns ingenting som heter självklart. Det måste vara ’vi-klart’. Det är ett ord som jag skulle vilja lägga till i Svenska Akademiens ordlista. Alla behöver se samma sak. Något kan ju vara självklart för dig, men inte för mig. Det vi ska göra måste vara vi-klart, så att vi alla ser samma sak.” 

Det här är några av de saker som produktionschefer och teamledare får med sig och träna i Chefakademins företagsanpassade utbildningar och i ledarprogrammen Chef i produktionen och Teamledarskap i produktionen. Kunskap och förståelse för grupputvecklingsprocesser, situationsanpassat ledarskap, olika lärstilar och förståelse för det dubbla representantskapet finns också alltid med.  

Som medarbetare behöver du känna dig sedd, bekräftad och hörd för att bli motiverad och engagerad. Det här är något som chefer ständigt behöver ha i bakhuvudet och Eva P Svensson skickar med ett minnesknep för det: Svenska Handelsbanken, SHB: Sedd, Hörd, Bekräftad. 

Oftast blir man produktionsledare för att man har varit duktig på att producera. Men för att bli en framgångsrik produktionsledare behövs ytterligare en grundkomponent som blir mycket tydlig när det handlar om sådant som motivation, engagemang och ansvarstagande. 

”Som ledare behöver du vara intresserad av människor. Du behöver vara som rumpnissarna i Ronja Rövardotter: ’Voffo gör di på detta viset? Voffor då då?’ Och inte för att leta fel. Du måste vara genuint intresserad.” 

”Använd dig av Leans ’fem varför’* för att försöka förstå varför medarbetare reagerar och agerar på det ena eller andra sättet. Bakom ett beteende finns en attityd och ett tänk som du som chef behöver försöka förstå.” 

Som alla team behöver även produktionsteam tydliga spelregler för att fungera bra.  

”Alla företag har arbets- och ordningsregler och värderingar. Det är ramarna. Varje team behöver sedan få bryta ner dem och sätta sina egna spelregler: hur vi ska ha det med varandra och jobba tillsammans.” 

Eva P Svensson förordar en metod för effektiv teamutveckling i produktionsmiljöer där tiden alltid är knapp. 

”Arbeta med mikromöten: små och fokuserade möten med ett tydligt syfte. Femton minuter varje vecka med en specifik fråga kan faktiskt ge mer än en heldag var sjätte månad.” 

En särskild utmaning i produktionen är skiftarbete. När medarbetare arbetar olika tider blir det svårt att samla hela teamet. Men också det kan vändas till en fördel och ett mer strukturerat ledarskap. 

”I produktionsmiljöer med skiftgång behöver du bygga ett ledarskap som fungerar även när du inte är där. Det handlar om att skapa tydliga ramar och principer som gör att medarbetarna själva kan fatta beslut, i linje med verksamhetens mål.” 

Ett grundläggande problem som Eva P Svensson ser är att dagens produktionskrav ofta hindrar långsiktig utveckling: 

”Produktionen ska ut, absolut. Men om det krävs fyra personer för produktionen så kanske man ska vara fem – för att både kunna göra dagens jobb och skapa förutsättningar för morgondagens jobb.”  

Med fördelat ansvar ser Eva P Svensson både stora möjligheter till ökad kvalitet och produktivitet och minskad sjukfrånvaro och personalomsättning. Något hon har egna erfarenheter av. 

”När vi gjorde detta på en livsmedelsanläggning minskade sjukfrånvaron från 12 till 2 procent på mindre än ett år i pilotgruppen. Produktiviteten i timmar per ton blev 82, mot 110. Kvaliteten blev också avsevärt bättre. ” 

”Det vi gjorde var att skapa ’helheter’ i arbetet. Vi återförde administrativa arbetsuppgifter till produktionsteamet för att på så sätt kunna jobba och planera för både dagens och morgondagens arbete.”  

”När produktionschefen testade att lägga ut en produktionsorder som han visste att gruppen inte skulle kunna köra själva på sin linje så tog det en dag innan gruppen kom tillbaka med ett förslag på hur de skulle lösa det. De hade planerat om så att fler linjer var med och hjälpte till. Det blev bättre än bäst!”  

Ytterligare ett råd som Eva P Svensson ofta behöver dela med sig av till produktionschefer är att säga nej när det är för mycket som läggs på dem: 

”Inte som: ’nej, jag vill inte’ till din chef, utan: ’intressant, hjälp mig att prioritera’. Du behöver lära dig att ta hand om din egen hälsa. Att inte ta alla apor och inte springa på alla bollar.” 

För att lyckas i din roll behöver du rätt förutsättningar: 
”Har du rätt mandat? Har du de befogenheter du behöver ha? Teamledare har oftast ett jättestort ansvar, men inte alls lika mycket befogenheter”, konstaterar hon.