krishantering-corona

Checklista: 10 punkter för organisationens hantering av coronakrisen

Den fortsatta spridningen av coronaviruset covid-19 skapar osäkerhet bland chefer och i organisationer – är deras arbete med att begränsa riskerna tillräckligt? Analysföretaget Gartner har tagit fram en checklista för god operationell krishantering.

”De flesta organisationer har gjort någon form av planering inför en pandemi, men fortfarande finns många obesvarade frågor om det görs tillräckligt för att hantera riskerna”, säger Jim Mello, rådgivare och seniorchef inom internationella analys- och konsultföretaget Gartner.

Här är företagets kris-checklista:

1. Etablera ett beredskapsramverk

Utse en grupp med representanter från alla affärskritiska funktioner som rapporterar direkt till högsta ledningen. Gruppens första prioritet är att gradera den relativa betydelsen av organisationens olika aktiviteter, och organisera dem i nivåer för vaksamhet och beredskap. Exempelvis kan grundläggande it-struktur som nätverk och VPN-servrar ingå i den högsta nivån, medan mer flytande aktiviteter som fortbildning och budgetering graderas lägre.

 

Cissi Elwin

Läs också: Cissi Elwin: Aldrig har behovet av goda ledare varit så stort som nu

2. Följ smittoläget

Övervaka och följ utvecklingen av smittspridningen noga, med hjälp av tillförlitliga källor som Folkhälsomyndigheten och WHO, för att med hjälp av informationen fastställa om en ytterligare skärpning av interna åtgärder är nödvändig.

3. Se över ekonomi- och skattefrågor

Revidera intäktsprognoserna och kommunicera eventuella finansiella frågor och problem med investerare och underleverantörer. Att försäkra sig om att organisationen har tillräckligt med kapital för att rida ut stormen är kritiskt. Överväg lån och regerings-stödda finansiella nödåtgärder för att säkra kassaflödet.

4. Säkra hygienen

Försäkra dig om att din organisation följer myndigheternas råd och uppmaningar om hygien. Säkra tillgången på tvål och handsprit och utöka aktiviteterna kring städning.

Lisa Gunnarsson, Nordenchef på Linkedin

Läs också: Linkedin-chefens 11 tips: Så lyckas du med möten på distans – i coronatider

5. Ompröva hr-rutiner

Övervaka noga frånvaron i corona-smittans spår för att identifiera varje tecken på problem. Identifiera nyckelpersoner och försäkra dig om att organisationen kan fortsätta att fungera i deras frånvaro. Förbered dig för en frånvaro på upp till 40 procent. Var uppmärksam på förändringar i medarbetarnas engagemang, och överväg alla möjligheter till distansarbete. Hanteringen av besökande kan också förtjäna särskild uppmärksamhet.

6. Kommunikation

Människor kan snabbt känna sig utestängda och bortglömda under en pandemi. Utse en talesperson för företaget, om en sådan inte redan finns, som kan informera om läget både utåt och inåt. Förbered informationsmaterial och pressmeddelanden för kunder, anställda, försäkringsbolag, myndigheter och andra relevanta intressenter.

7. Övervaka effekterna på marken

Bryt ner krislägets potentiellt överväldigande uppgifter i aktiviteter eller affärsområden. Beredskapsteamet som beskrivs i steg 1 bör identifiera nyckelområden att arbeta med. Att begripliggöra den verklighet som råder ute i verksamheten och dess olika delar är av kritisk betydelse, och inkluderar tredje part. Nyckelfrågor att besvara kan vara: fungerar transporterna? Var kan verksamheten fortsätta och var måste den upphöra?

dahl21

Läs också: Experten: ”Viktigt att chefen kan lugna medarbetare”

8. Säkra it-systemen

It som affärsfunktion tenderar att fungera relativt säkert och kontinuerligt, men se ändå till att säkra försörjningskedjan för kritisk datautrustning och bygg ut den egna lagerhållningen om nödvändigt. Överväg moln-lösningar. Utnyttja program för distansarbete och undersök alternativ som chattar och videosamtal.

9. Öva

Validera roller och ansvarsområden, krav och procedurer genom en jobba hemifrån-övning eller simulerade scenarion med komprimerad tidsskala. Identifiera brister och förbättringsåtgärder. Säkerställ att medarbetarna kan utföra sina uppgifter och främja samarbete mellan dem.

10. Insatsöversyn

Identifiera tre lärdomar eller nyckelobservationer från pandemi-planeringen. Lista och prioritera uppföljningar på kort och lång sikt. Planera in fortsatta övningar och resultatrapporter.

chef-prenumerera-1800-2
Prenumerera på Chef

Gott ledarskap gör skillnad i osäkra tider

Nu är det goda ledarskapet viktigare än någonsin. Med Chef får du expertråd, handledning och hjälp med tuffa chefsfrågor. Beställ 6 nummer för endast 399 kr (värde 960 kr) nu!

Relaterade artiklar

Hjärnforskaren Katarina Gospic förklarar hur hjärnan fungerar i kris. Foto Jenny Hammar/Brombergs
Beslutsfattande

Lär dig överlista din rädda hjärna

När vi behöver vara som mest handlingskraftiga har våra hjärnor gått in i krisläge. Hjärnforskaren Katarina Gospic förklarar hur den rädda hjärnan funkar och hur du får åtkomst till den klokare långsiktiga delen. Ett av de största problemen idag är att våra hjärnor inte förstår sig på exponentiell utveckling.
Konsultchefen Sebastian Persson jobbar och studerar samtidigt. Foto: Niklas Björling
Annonssamarbete Chef + SBS Exective MBA

Dubbellivet som ger ett karriärlyft

En fot i akademiska studier. Den andra i chefsvardagen. ”Både jag och min arbetsgivare utvecklas och tjänar på det”, säger managementkonsulten Sebastian Persson om Executive MBA-utbildningen han går på Stockholms universitet.
Anna Almlöf, rektor på Solberga Förskolor. Bilden är ett montage.
Beslutsfattande

Rektorn Anna Almlöf: ”Min största oro är att föräldrarna inte ska orka hålla ut”

De yrkesgrupper som inte kan jobba på distans bär just nu ett tungt lass, till exempel vårdpersonal och pedagoger. Hur lyckas man leda och motivera i en sådan komplex situation? Anna Almlöf är rektor på Solberga förskolor i Lanna.
vargtopp
Beslutsfattande

”Varje människa måste få synas i krisen”

Hur balanserar man sin personliga oro med den stabilitet som krävs av en som ledare? Varg Gyllander, expert på kriskommunikation, svarade på frågor i Chefs nya facebookgrupp Chefa i coronakris.

krisledarskap-2
Beslutsfattande

Krisledarskap: ”Hellre ett felaktigt beslut än att vara feg”

Coronakrisen ställer ledarskapet på prov – sällan har svenska chefer tvingats till så svåra beslut på så osäkert underlag. Aida Alvinius, expert på krisledarskap vid Försvarshögskolan, ger råd om vägen framåt. ”Chefer måste visa mod”, säger hon.
vardchef
Beslutsfattande

Vårdjättens strategichef: ”Utmaningen handlar om att prioritera”

En av många vårdgivare som just nu pressas hårt är vårdjätten Capio som bland annat driver S:t Görans sjukhus i Stockholm. ”Utmaningen handlar främst om att prioritera för att balansera behov och resurser,” säger Henrik Brehmer, strategichef.

Få skräddarsydd spetskompetens på plats på tre månader. Michael Egnell på Experis Academy förklarar hur. Foto: Martina Huber
Annonssamarbete Chef + Experis Academy

Här är företagens nya snabbväg till spetskompetens

Rekrytering, intensivutbildning och introduktion – på bara tre månader.
”De som kommer från oss blir produktiva från dag ett”, säger Michael Egnell på Experis Academy.

Malin Skans, chef på Handelsbanken.
Beslutsfattande

Chef på Handelsbanken: ”Vi handspritar kodlåsen flera gånger om dagen”

Utspridda medarbetare, kodlås som tvättas med handsprit, Skypemöten med gråtande barn i bakgrunden och integritetsfrågor. Så här hanterar Malin Skans, chef på Handelsbankens avdelning för förebyggande av ekonomiska brottslighet, sina nya ledarskapsutmaningar.