Så förnyar du kontoret på rätt sätt

Besluten inför en omorganisering av kontoret är ofta snabba och inte alltid helt genomtänkta. Men precis som inför andra stora ekonomiska investeringar är det viktigt att göra ett ordentligt förarbete innan man kallar in byggarbetare med slagborrar. För blir det fel kan det bli dyrt att ändra i efterhand.

Det menar Susanna Toivanen som forskar om arbetsmiljö och arbetsplatser. Hon har under tre år forskat i hur den ultimata arbetsplatsen ser ut och det har resulterat i den nya boken ”Framtida arbetsplatser”, som ges ut tillsammans med byggbolaget NCC. Hennes forskning visar att det är viktigt att planera omorganiseringen långt i förväg, engagera personal och ledning och tillsammans komma fram till hur just den här arbetsplatsen hade kunnat bli bättre. 

”Ett problem är att marknaden fungerar som om en kontorstyp passar alla, oavsett verksamhet. Så är det inte. Det finns potential i kontorsmiljön för att både hjälpa och stjälpa”, säger Susanna Toivanen i en intervju i tidningen Arbetsliv.

Det hetaste inom kontorstrenden just nu är så kallade aktivitetsbaserade kontor, tidigare kallade flexkontor. Ett klassiskt exempel är ett luftigt, ljust och öppet kontor där personalen inte har fasta platser eller skrivbord. Detta funkar ofta bra på ett företag som har många projektanställda eller anställda som inte alltid jobbar på kontoret. Men inte lika bra på mer statiska arbetsplatser.

Inför en förändring är det också viktigt att chefen tänker över hur det kommer att påverka ledarskapet för honom eller henne. En ny kontorsmiljö ställer nämligen även nya krav på cheferna som ska leda verksamheten, menar Susanna Toivanen. De behöver bli mer coachande och ledande och se till att arbetet att arbetet för de anställda funkar istället för att fysiskt ha koll på dem.

”När man arbetar i gränslösa miljöer behövs ett helt annat sätt att leda. Chefen kan inte längre komma ut ur sitt vackra hörnrum och titta ut över ett kontorslandskap, där medarbetarna sitter och arbetar. Det går inte att ha visuell kontroll”, säger Susanna Toivanen.