Undersökning: Administrationen har tagit över ledarskapet

Chef brukar ofta få stort gensvar på våra undersökningar. Men vissa ämnen tycks engagera mer än andra. Som administrationsbördan till exempel.

Inte nog med att vi fick många svar på frågorna. Av de 963 svarande cheferna bidrog många frikostigt med både tankar, tips och frustration när det gäller att tackla de administrativa utmaningarna.

Och det är ingen tvekan om att pappers­skyfflandet och dokumenterandet i it-­system tycks uppta en stor del av chefernas tid. Nära var tredje chef säger att de lägger mer än halva sin arbetstid på att administrera.

Enligt Anders Forsell, docent i företagsekonomi vid Uppsala universitet och medförfattare till boken Administrationssamhället, är mellanchefer extra utsatta.

”De går på många möten och är extremt styrda av händelser som inte går att planera. Deras dagar är uppstyckade i småbitar”, säger Anders Forssell.

Och vad värre är – mycket av administrationen tycks inte ens vara motiverad, om vi ska tro cheferna i Chefs undersökning.

Drygt sju av tio chefer säger att de varje dag eller vecka lägger tid på administrativa uppgifter som någon annan egentligen borde göra. Hälften menar till och med att den administration som de gör inte skulle behöva göras överhuvudtaget.

Så här säger ett par av de svarande:

”Rapporteringsuppgifterna ökar utan eftertanke. Sällan görs det en värdering av vad som verkligen behöver rapporteras och vad som ska tas bort när något nytt införs.”

”Det känns som att mycket dokumenteras i onödan utan att det sedan används.”

Vad är det då som får stryka på foten?

Framför allt är det arbete med långsiktiga strategier, egen reflektionstid och att leda och följa upp den dagliga verksam­heten som cheferna tvingas lägga åt sidan. Åtta av tio chefer menar att administrationen stjäl tid från andra och viktigare arbetsuppgifter. Och en majoritet menar att all administration gör att de trivs sämre som chef och blir stressade.

Så här berättar en chef i undersökningen:

”Av åtta kolleger går fyra hos psykolog på grund av stress med mera. Staten har väsentligt ökat mängden administration i vår bransch, och samtidigt dragit ner på vår ersättning.”

Däremot tycks de flesta vara noga med att inte låta arbetet gå ut över privatlivet. En majoritet säger att de gör den största delen av administrationen på arbetstid, vilket också förklarar att det går ut över andra arbetsuppgifter.

Så vad ska man då göra om man känner sig som slav under administrationsbördan?

Delegera är det klassiska rådet. Det kommer också högt på listan när cheferna själva ska ge sina tips.

Men det finns en hake: Många chefer har ingen att delegera till. Mer än var tredje anger just bristen på någon att lämna över uppgifterna till som en av de främsta anledningarna till det växande administrationsberget.

”Jag jobbade mycket med administration innan jag blev chef och många av dessa uppgifter hänger kvar även om jag borde kunna delegera till någon annan”, berättar en chef i undersökningen och får medhåll av en annan:

”Det läggs mer och mer på mig som chef i stället för att anställa fler admini­strativa resurser som kostar mycket mindre pengar och som säkert är mycket duktigare än jag på administration.”

Marie Hallander Larsson, hr-direktör på Försäkringskassan, tror att administrationsbördan till viss del kan förklaras med ett ökat kontrollbehov.

”Å ena sidan talas det om delegering och ansvarstagande, å andra sidan ökar kontrollapparaten. Jag vet inte hur många olika typer av certifieringar det finns. Och kontroll är i sin tur förknippat med mycket administration”, säger hon.

För att komma tillrätta med problemet, inte minst i organisationer där den administrativa personalen har rationaliserats bort, tror hon att det är viktigt att våga förenkla. Det handlar om att hitta en balans och att återgå till grundfunktioner som tillit och ansvarstagande.

”Nuförtiden går vi ofta in på mikronivå bara för att den digitala utvecklingen gör det möjligt att få plats med mer information. Vi talar om det papperslösa samhället, men det är det ju inte. Det är bara en annan typ av papper.”

Anders Forssell är inte säker på att det kommer att ske någon återanställning av den administrativa personal som har fått se sina jobb försvinna de senaste åren.

”Däremot tror jag att man i vissa fall borde återanställa dem. Det är ju en ekonomisk fråga. Vad kostar en läkare i timmen? Vad kostar en sekreterare? Beslutsfattarna är ju andra än de som jobbar med det dagligen. Jag tror inte att de har förstått detta.”

Hur ser det då ut framöver? Kommer de administrativa högarna att krympa – eller kommer de att fortsätta växa?

Tittar vi bakåt tycks trenden vara att de ökar. Sju av tio chefer tycker att de har mer administration i dag än för fem år sedan, trots – eller kanske på grund av de digitala hjälpmedlen, it-stöd och liknande.

”Det är mycket mer administration än förut, och det gäller alla som arbetar i en organisation. Det som gör det möjligt är ju att vi lever i en datoriserad värld, och systemen gör att alla kan bli administra­törer”, säger Anders Forssell.

Samtidigt är han inte främmande för att det kan komma att ske en förändring.

”En hel del av datorsystemen får man ändå säga befinner sig i något slags barndom och lider av barnsjukdomar. Datorerna dök upp på allvar i början av 90-talet på arbetsplatserna. Det kan hända att systemen blir mer intuitiva, lättanvända och snabbare.”

Frågan är om det går att effektivisera bort administrationen med digitala hjälpmedel. Kanske är det så att ju mer effektiva verktyg vi skaffar oss, desto mer administration ser vi till att fylla vår almanacka med? Med andra ord: Summan av den administrativa bördan kanske är konstant?

Anders Forssell berättar att han redan för 15 år sedan läste en insändare från en ekonomichef i Gävle. Denna chef beskrev att de hade minst 50 policyer på hans arbetsplats. Varje policy var dessutom förenad med en mängd åtgärder.

”I dag räcker det förmodligen inte med 50, och alla policyer kräver administrativt arbete”, säger Anders Forssell.

Hans råd är: Håll nere antalet policyer och undvik formalia så långt det går.

”Det som verkar ta mycket tid är när man börjar formalisera kraven. Varje dokument, hur vällovligt syftet med det än är, får konsekvenser. Man startar projekt, drar in folk och har möten som skapar rutiner. Och det leder till mer och mer administration”, säger han.

Text: Fredrik Hillvesson och Sara Lomberg