Tvärgrupper löser dina problem

Politiker har länge låtit parlamentariska grupper utreda frågor för att köpa sig tid och få bred förankring. Chefer kan ha lika stor nytta av arbetssättet. Carin Götblad, länspolismästare i Stockholm och Årets chef 2007, har utvecklat en metod som bygger på att tvärgrupper av medarbetare engageras i viktiga frågor.

»Om man bara låter människor bestämma om struntsaker som var cykelstället ska stå så dör engagemanget ganska snart. Men om man är beredd att tillåta att saker inte ser ut som man själv har trott och att låta medarbetarna ge förslag i stora frågor så växer människors ansvarstagande«, säger hon.

Det är lätt att fatta för snabba beslut. Medarbetarna kräver besked och du vill gärna visa dig handlingskraftig. Du har mycket att vinna på att stanna upp lite. Få frågor är så akuta att de inte kan vänta på en eller ett par månaders rejäl beredning. Med den här metoden slipper du ta fram allt beslutsunderlag själv och du minimerar risken för kritik i efterhand.

Så här fungerar det:

1. Behöver du en grupp?

Nästan alla frågor går att hantera av en tvärgrupp. Det kan vara allt från en ombyggnad av kontoret till nytt schema eller en satsning på ett nytt produktområde. Ställ dig följande frågor för att göra klart om det är läge för en tvärgrupp:
1. Berör frågan flera avdelningar?
2. Är det ett tillräckligt konkret problem?
3.  Är frågan så pass stor och viktig att den är värd insatsen?

Exempel: Restaurangen som Pers företag anlitar för att driva personalmatsalen har gått i konkurs. Nu är frågan om han ska ta in en ny entreprenör eller om han ska bygga om matsalen till en stor konferenssal. Frågan berör alla på arbetsplatsen, problemet är väl avgränsat och utfallet är viktigt. Per bestämmer sig för att tillsätta en tvärgrupp.

2. Gör gruppen blandad.

Se till att medlemmarna i gruppen är så olika som möjligt. De ska finnas inom olika verksamhetsområden, ha olika yrkeskompetenser, vara olika personlighetstyper, ha olika intressen och de ska inte vara chefer.
Det är viktigt att ta in även människor som till synes inte berörs av beslutet i gruppen. De som berörs direkt får inte vara i majoritet. Hela poängen är att det ska bli bråk i gruppen så se till att det finns personer med motstående intressen. De ska vara tvungna att bryta sina olika perspektiv mot varandra.
Mellan fyra och sex personer är lagom. Alla medarbetare har rätt att komma med sina synpunkter och alla minnesanteckningar ska vara fria att läsa.

Exempel:
För att belysa frågan från flera håll bildar Per en grupp med fem personer. En är vaktmästare och kunnig på fastighetsfrågor, en är friskvårdsombud och intresserad av hälsofrågor, en är informatör med intresse för möteslokaler, en är tjänsteman som är gammal i gården och med brett kontaktnät, en är nyanställd ekonomiassistent. Gruppen är en blandning av unga, gamla, män, kvinnor, och personer med olika intressen. Det blir genast bråk. Friskvårdsombudet vill ha en matsal medan informatören slåss för en bra lokal för att kunna samla hela företaget.

3. Genomför en hearing.

I halvtid presenterar gruppen två eller flera olika förslag till lösning. Vid det här laget har gruppmedlemmarna skaffat in beslutsunderlag från diverse experter. Det handlar alltså inte bara om vad de själva tycker. Poängen med hearingen är att fler medarbetare får komma med synpunkter.

Exempel:
Vid en stor hearing blir det hätsk diskussion mellan matsalsförespråkarna och aulaivrarna. Flera nya argument kommer till. Kostnadskalkyler presenteras också som visar att konferenssalsförslaget är dyrare.

4. Kräv ett förslag.

Nu är det dags för gruppen att enas om ett förslag. Då har gruppen redan gjort alla kompromisser och du slipper sitta i skottlinjen. Gruppen har fått insikt i hur svårt det är att fatta komplexa beslut. Det är viktigt att påpeka att det är du som fattar det slutgiltiga beslutet. Du kan mycket väl gå emot gruppens förslag, om du motiverar det.

Exempel:
Efter många och långa diskussioner kommer gruppen fram till ett förslag som går ut på att göra en konferenssal och lägga ned personalmatsalen. I anslutning till salen vill gruppen ha stora kylar med hälsosam snabbmat. Förslaget tillfredsställer behovet av en samlingsplats samtidigt som anställda kan köpa färdiga rätter från kylarna. Per följer gruppens beslut.

5. Dags för handling!

När förslaget väl ska genomföras har du gratis fått ett antal ambassadörer – alltså de som ingick i din tvärgrupp. Eftersom alla medarbetare vet att frågan har blivit belyst från alla håll så har de lättare att acceptera beslutet. Tvärgruppen har också presenterat en genomförandeplan, men det är ansvarig chef som ska se till att beslutet blir verklighet. Det är mycket viktigt att man inte engagerar medarbetare och sedan inte genomför förslaget.

Exempel:
Även matsalsförespråkarna förstår att behovet av en konferenssal överväger vinsterna med en personalmatsal och kylarna upplevs som en bra kompromiss för dem som inte vill äta lunch ute. Eftersom gruppen redan har räknat på kostnader och har skissat på ett förslag till hur konferenssalen kan se ut har Per ett bra underlag att ge till byggföretaget som han tänker anlita.