Tre nya hot mot effektiviteten

Nina Norén på företaget Workways arbetar med chefer som vill bli mer effektiva på sitt jobb. Genom sina kurser får hon reda på vilka utmaningar chefer möter just nu. Hon har observerat tre nya hot mot effektiviteten.

1. Söndagshotet

Allt fler chefer naggar på sin helg och börjar veckans arbete redan på söndagseftermiddagen.

»Det beror på att man försöker hinna ikapp. Man har halkat efter i veckan och måste jobba undan för att inte bli ännu mer efter. Eller så har man skjutit upp förberedelserna för måndagens arbete till söndag. Man är alltid ute i sista stund. Problemet med det här arbetssättet är att det är reaktivt, inte proaktivt. Man får aldrig tid för reflektion och det är stor risk att man gör dåliga prioriteringar.«

Risken är också att du inte får tillräcklig vila och distans till ditt jobb. Det äventyrar din effektivitet eftersom du får svårare att hitta fokus, skärpa och göra kloka val. Det leder till en negativ spiral där du lättare blir stressad, mindre effektiv och riskerar att hamna ännu mer efter i planeringen.

Så hanterar du söndagshotet:
1. Avsätt regelmässigt tid på fredag eftermiddag för planeringsmöte med dig själv och för att samla ihop lösa trådar.
2. Gör det till en rutin, boka gärna in denna tid under hela året.
3. På fredagen uppdaterar du din att göra-lista och prioriterar punkterna.
4. Lista några få viktiga saker som du ska klara av under nästa vecka.
5. Planera in tid för förberedelser och eget koncentrationsarbete.

2. Chatthotet

Först kom mobilen, sedan kom mejlen. Nu kommer chatten.

Chatt via icq eller msn var länge något som mestadels unga eller it-intresserade använde sig av. I takt med att cheferna blir yngre och chattanvändandet blivit mer populärt, har fenomenet spridit sig även till chefer.

»Chatten är ett jättebra verktyg när det används rätt. Om medarbetare sitter långt ifrån varandra och jobbar i projekt, kan det vara bra för dem att kommunicera via chatten. Men när chefen använder chatt blir det ofta ytterligare ett inflöde som stressar och tar uppmärksamhet från andra viktiga uppgifter«, säger Nina Norén.

Risken är att stressen och splittringen ökar och att du får en känsla av minskad kontroll.

Så hanterar du chatthotet:
»Tänk över syftet med en chatt innan du börjar använda den. Om du behöver den i ditt dagliga arbete, kan det vara ett utmärkt redskap«, säger Nina Norén.
Om du däremot använder chatten oreflekterat, exempelvis för att du tycker att det är lite häftigt, är risken stor att den stjälper snarare än hjälper.

Chatten kan fungera bra i grupper där man löser kundproblem, i projektgrupper där man sitter långt ifrån varandra eller för chefer som inte behöver arbeta fokuserat mot en längre koncentrationsuppgift.

3. Snuttifieringshotet

Många chefer hoppar från uppgift till uppgift likt zappande mellan tv-kanaler. Det hör ofta ihop med en oförmåga att fokusera i längre perioder.

»Man vänjer sig vid att ’störa’ sig själv. Det ligger i tiden. Vi tror att det är ett effektivt arbetssätt att växla mellan uppgifter och göra saker snabbt. Men sanningen är att det stjäl mycket tid«, säger Nina Norén.

Hotet hör också ihop med kravet på att ständigt vara tillgänglig. Vissa chefer kollar av mejlen hela tiden vilket leder till att de stör sig själva när de arbetar fokuserat eller att de stör andra när de sitter i möten.

Så hanterar du snutt-hotet:
Om du har svårt att fokusera, skaffa en strategi för längre koncentrationsuppgifter.
Boka exempelvis in en längre ostörd period, gärna på en annan plats än ditt kontor/din plats. Om du sitter i öppet kontorslandskap, ta gärna datorn till ett tyst rum.

Säg till dig själv: »Nu är det jag och uppgiften och jag får inte lämna rummet förrän den är klar«.
Träna i vardagen på att göra klart en uppgift innan du börjar med nästa.