Ta kommandot i lönematchen

1.Förbered dig före matchen – grunden till allt

Förstå matchens upplägg
Förutsättningen för att du ska kunna sätta rätt lön är att företaget har en lönemodell som talar om syftet, vad man vill åstadkomma, till exempel att öka produktionen.
Det måste också finnas en lönepolicy som talar om vad som ska belönas; det kan vara kriterier som prestation, kundbemötande, kreativitet. Se till att dina medarbetare också känner till företagets lönepolicy.

Bli en lagens ängel
Du måste veta vilka avtal som gäller, marknadslöneläget i branschen, utfallet av centrala förhandlingar, vilket löneutrymme du har att spela med och vilka befogenheter du har.
Kanske finns det också någon speciell grupp eller kompetens som ska prioriteras. Finns det en personalavdelning kan du få information, underlag och stöd där, annars är det din närmaste chef som ska ge dig vägledning. Du hittar också information på chef.se.

Vad har medarbetaren gjort sen sist?
Vid utvecklingssamtalet har du och dina medarbetare satt upp vilka mål de ska uppnå. Inför lönesamtalet är det dags att titta på hur det gått. Vilka resultat har avdelningen och den enskilde medarbetaren uppnått? Och vad tycker du själv utifrån dina egna observationer och bedömningar av din medarbetares dagliga jobb? Om du kontinuerligt stämmer av medarbetarens prestationer med lönepolicyns kriterier, får du ett bra underlag för ert lönesamtal.

Dina befogenheter
Ta reda på vilket mandat du har, om du har en viss ram eller om du måste stämma av varje individs lön.
Farfarsprincipen innebär att det är chefens chef som ska fastställa den slutliga lönen. Tillämpas den i din organisation?

2. Under själva samtalet – ärlighet varar längst

Skapa en bra atmosfär

Stressa inte – avsätt minst en timme för varje medarbetare. Se till att ha marginal så att du inte behöver avbryta innan ni är klara. Se till att ni får vara ostörda.

Börja prata pengar

Om lönen redan är fastställd – börja med att berätta vad den nya lönen blir. Lyssna till de reaktioner du får, oavsett om det är glädjetjut eller besvikelse. Om medarbetaren uttrycker ilska eller besvikelse, låt det rinna av innan du börjar prata.

Ingen förhandling

Det årliga lönesamtalet är ingen förhandling, vilket många tror.

Motivera den nya lönen

Gå igenom medarbetarens prestationer under året. Tala om vad den nya lönen grundar sig på. Hänvisa till lönekriterierna. Uppmuntra det som medarbetaren lyckats med i förhållande till målen. Gå sedan in på vad som kan förbättras. Var uppriktig. Det du säger ska du kunna stå för.

Håll dig till fakta

Ge dig inte in i en argumentation om varför lönen blev som den blev. Låt inte samtalet leda in på jämförelser med andras prestationer. Nu handlar det om just den här personen. Behåll ditt lugn och reagera inte i affekt – även om medarbetaren gör det. Känslor är inte farliga.

Titta framåt

Om medarbetaren inte nått sina mål – försök hitta orsaken tillsammans. Fråga vad medarbetaren behöver för att prestera bättre, till exempel utbildning, coachning eller annat stöd. Avsluta med att fråga vad medarbetaren kan göra för att nå ett bättre resultat nästa år.

3. Uppföljningen – det verkliga jobbet

Sätt nya mål

När lönesamtalen är klara börjar det verkliga jobbet. Det är nu du ska lägga grunden till nästa års lönesamtal. Skriv en utvecklingsplan för var och en utifrån vad ni kommit fram till att medarbetaren ska bli bättre på. Beskriv vilka mål medarbetaren ska ha uppnått och de viktigaste framgångsfaktorerna.

Var realistisk

Lova inte att någon ska få högre lön nästa år. Det vet du inte om du kan hålla.

Ge löpande feedback

Ha regelbundna möten med medarbetarna där ni stämmer av hur de lyckas nå sina mål. Ge rak och tydlig återkoppling – både om framsteg och det som inte går så bra.