Sluta mjäka och säg nej!

För att säga nej på rätt sätt krävs träning. Belöningen är ett tydligt ledarskap som ger respekt i gruppen.

»Tyckte vi bäst om den mjäkiga och snälla läraren eller den som var tuff och rättvis?«, säger psykologen och ledarskapscoachen Hilmar Hilmarsson i en liknelse till vad som är vitsen med att kunna säga nej.

Till ja-sägarna ger han rådet att göra upp med sina värderingar.
»Annars blir du avsatt av gruppen. En ledare som undviker att säga nej är inte med på spelplanen och kan inte påverka sina medarbetare till någonting.«

Rädslan för konflikter är den största orsaken till att det kan vara så svårt att säga nej, menar han.
»Då måste man hantera den känslomässiga reaktionen hos medarbetaren. Han eller hon kan börja gråta. Det vill man undvika och därför blir man eftergiven och säger ja.«

Men med träning går det att öva upp sin empatiska förmåga och att anta den tuffa utmaningen att både ställa krav och säga nej.

En enkel modell går ut på att …
… bekräfta den andras budskap,
 … sedan säga nej och förklara varför,
… och sist försöka hitta en annan lösning.

»Du får själv ett känslomässigt utrymme när du först bekräftar en person innan du säger nej, och du kan hantera både din egen och den andras reaktion på svaret.«
Att begära mer tid och be att få återkomma innan du svarar är okej om du vet varför du gör det. Bra om det är för att ordentligt kunna fundera igenom svaret, men inte bra om du helt vill undvika att ge ett svar.

Hemligheten bakom ett nej på rätt sätt är empati. Du tar ansvar, men förstår och bekräftar och det ger förtroende.
Att inte ta ansvar ger konflikter och motsättningar och du blir inte långvarig som ledare.
»Nej är en del av ledarskapets tydlighet. Du är ärlig och öppen och det är sådana personer vi har förtroende för«, säger Hilmar Hilmarsson. 

Misstag 1 – Du vill vara omtyckt

Du är chef och du har makt. Så länge du betraktas som krävande men rättvis av dina medarbetare är det inget problem för dig. Men om du vill vara omtyckt av alla och gör allt för att undvika missnöje och konflikter, då har du problem.

Tänk dig att du slutar i morgon, och en annan träder in i ditt ställe. Vill du lämna en verksamhet där medarbetarna gör lite som de vill, eller där de är vana vid att göra ett riktigt bra arbete? Svaret är lätt. Så. Lär dig säga nej.

Misstag 2 – Du är för otydlig

Budordet framför alla andra är: tydlighet. Om dina medarbetare är vana vid beröm när det är på sin plats lär de sig också att ta ett nej ibland.

När medarbetaren ber om ledigt mitt under slutfasen av ett projekt kan du säga nej på ett sätt så att personen inte går tomhänt därifrån:

• Bekräfta frågan: Jag förstår att du vill ha ledigt för att åka till Paris i maj. Men jag måste säga nej.

• Förklara kort varför du måste säga nej. Den veckan måste vi bli klara med produktlanseringen och jag kan inte vara utan dig då.

• Försök hitta en alternativ lösning: Första veckan i juni är mycket lugnare, kan du tänka dig att ta ledigt då i stället?

Tänk på att det är du som vet vad som är bäst för verksamheten. Men var också noga med att informera medarbetarna. Så att de vet att de måste planera sin semester i god tid.

Misstag 3 – Du hamnar i skuldfällan

Om den du säger nej till ändå försöker övertala dig, ge inte fler förklaringar. Upprepa bara ditt ”nej” och ge samma förklaring igen:
Den veckan måste vi bli klara med produktlanseringen och jag kan inte vara utan dig då.

Om du börjar ge fler skäl har du gett dig in i en diskussion och fångas i skuldfällan. Då finns risk för övertalning och du kan förvillas bort från din ursprungliga ståndpunkt.
Människor med god övertalningsförmåga nöjer sig inte förrän de fått ett halvt löfte. De pockar på ditt dåliga samvete. Därför tjänar du på att vara så rak och kortfattad som möjligt.

Misstag 4 – Du hävdar inte dig själv

Tänk igenom några situationer där du ofta säger ja fast du vill säga nej. Det kan också gälla din egen arbetssituation där du tar på dig för mycket. Fundera över vad det är som gör att du inte säger stopp. Handlar det om vad du säger eller inte säger? Är det vad du gör eller inte gör? Handlar det om att du är oförberedd när situationen dyker upp? Eller tycker du inte att du har rätt att säga nej? Skriv upp dina tankar utifrån en rad situationer:

• Jag kan inte säga nej till någon som vill ta ledigt för att bjuda sin man till Paris.
• Tyckte jag borde ställa upp när hon hade fått dyrare bostadslån.
• Jag blev så överraskad att jag bara tog uppdraget.

Försök nu hävda dig själv i samma scenarier:
• Jag kan säga nej när semestern är dåligt planerad och företaget behöver sin personal.
• Jag måste inte höja lönen för att personen anger privata skäl.
• Nästa gång ska jag begära betänketid och kolla upp om jag verkligen hinner med fler uppdrag i år.

Källor: Patti Breitman och Connie Hatch: Säg nej med gott samvete, (Ritchers), Abdolkarim Assadi och Jan Skansén: Stresshandboken, (Studentlitteratur), Hilmar TH Hilmarsson: Samtalet, Med känslomässig intelligens, Studentlitteratur.

Fotnot: Artikeln publicerades för första gången i Chef nr 4 2005