Sju effektivitetshot att undvika i höst

1. Uppskjutarhotet
Du är (förhoppningsvis) uppvilad efter semestern och full av kraft. Nu ska du genomföra allt som inte blev gjort under våren. De segdragna projekten ska äntligen komma i mål. Men av någon anledning kommer du inte igång. Du ska »ta tag i det i morgon«.

Så hanterar du det: Sätt igång nu. Är det en stor uppgift, avsätt tid i kalendern i flera veckor framöver. Dela upp det och schemalägg kanske en till två timmar åt gången, men se till att ta första steget så att du får en känsla av att det går framåt.

2. Tappa fokus-hotet
Direkt efter semestern var du bestämd. I höst skulle du vara proaktiv, inte reaktiv. Men nu sitter du ändå där och tar jobbpapper med dig hem eftersom dagarna är fulla av brandkårsutryckningar och saker som ständigt splittrar ditt fokus.

Så hanterar du det: Försök behålla den känsla av distans som du hade direkt efter semestern. Gör en sak i taget och var närvarande i det du gör. Boka in en timmes planeringstid varje fredag, då du uppdaterar din att göra-lista och reflekterar över veckan. Är ni på väg åt rätt håll? Gör ni rätt saker?

3. Utvecklings­samtalshotet
De flesta chefer ska ha genomfört alla utvecklingssamtalen före årets slut. Hoppsan, du har bara kommit halvvägs. Du vill så gärna hinna med dem, men risken är att de skjuts upp till december och då hafsas igenom.

Så hanterar du det: Boka in samtalen redan nu. September och oktober är perfekta för utvecklingssamtal. Dina medarbetare har fortfarande en »skolstartskänsla« och känner entusiasm och förväntan.

4. Möteshotet
Det är inte nytt, men mötena kommer att hota din effektivitet även i höst. De är generellt sett för många, för långa och för dåligt förberedda.

 Så hanterar du det: Ha mindre tålamod med dåligt förberedda möten. Ställ krav på dina medarbetare eller den person som kallar till mötet. Vad är syftet? Se om du kan delegera mötesnärvaron till någon annan, som sedan kan uppdatera dig.

5. Mejl-hotet
Detta hot attackerar på två fronter – i din smartphone och i din dator. Risken är överhängande att du faller in i mejlkollarfällan så fort du har en stund över. Många chefer börjar också dagen med att hantera sina mejl, vilket hotar effektiviteten rejält eftersom du riskerar att fastna i timmar.

 Så hanterar du det: Morgonen ska helst ägnas åt de riktigt svåra uppgifterna, de som leder verksamheten framåt. Bestäm dig därför redan innan du kommer till jobbet vilken som är dagens svåraste uppgift och börja med den. Om du måste kolla mejlen, skumma igenom, välj ut de viktigaste, agera på dem och lämna resten till senare.

6. Överarbeta-hotet
Nu ska du dra upp verksamhetsplanen för nästa år. Risken är att din högre chef vill att du ska ge en detaljerad beskrivning av en verklighet som är helt omöjlig att sia om. Många företag och verksamheter är i dag mycket omvärldsberoende och förutsättningarna ändras snabbt.

Så hanterar du det: Arbeta med de stora dragen, lägg inte för mycket tid på detaljer. Hamna inte i perfektionsfällan, risken är att planen är helt inaktuell om bara några månader.

7. Tillgänglighets-hotet
Du vill vara en coachande, närvarande chef som hjälper dina medarbetare att utvecklas. Men situationen har gått för långt. Du blir ständigt avbruten och kommer aldrig vidare med dina uppgifter.

Så hanterar du det: Dela upp din dag, var tillgänglig några timmar, men inte hela tiden. Sätt i system att ha »egentid« som är vikt åt dina uppgifter. Stäng in dig, gå till ett café, eller jobba hemma om det är omöjligt att hitta en lugn plats på kontoret.

Källor: Nina Norén, effektivitetskonsult på Workways och Petra Brask, effektivitetskonsult.