Så undviker du en bråttom-fälla

Jag hamnar ofta i en slags bråttom-fälla. Hur undviker jag det? 

Petra Brask: Min erfarenhet är att de flesta människor börjar arbeta med vb-uppgifter (varken viktigt eller brådskande) när de kommer till jobbet på morgonen. Vi använder oss av minsta motståndets lag och betar av det enklaste först. De små enkla uppgifterna ger en liten energi-kick.

Varför är det ett problem?

Petra Brask: Problemet är att kicken är liten och den konsumeras snabbt av den energi det tar att skjuta upp de större, viktigare uppgifterna. Det är som att börja dagen med en påse chips och smågodis.

Hur undviker jag att det mest akuta slukar min dag?

Petra Brask: När vi duttat med dessa uppgifter ett tag brukar vi flytta vårt fokus till vB – saker som fortfarande inte är viktigt, men av någon anledning bråttom. Det här beror ofta på att vi har något som kallas för akustisk prioritering i Sverige. Den som skriker högst går först.

Hur löser jag problemet att inte börja med viktiga saker för sent?

Planera in dina Vb-uppgifter (viktigt men inte så bråttom än) i kalendern för att undvika att börja med dem för sent. Låt inte sluttiden för uppgiften var en väckarklocka som ringer alldeles för sent. En sluttid är inte en starttid.

Hur hanterar jag andra som förstör min planering?

Petra Brask: VB (viktigt och bråttom) kan absolut uppstå på grund av andra, vilket innebär att de faktiskt dumpar arbete på dig och inte delegerar uppgiften tillräckligt tidigt för att du ska kunna få in den i god tid i din planering. Det du kan göra om du ofta drabbas av att någon dumpar saker på dig i sista sekunden är att planera dina egna Vb-uppgifter så gott du kan. Om det inte finns tillräckligt med tid för att göra allt så måste vi fokusera på viktiga saker och eliminera det som inte är så viktigt.