Så slipper du massmejlen

Mejl är old school. Nu börjar allt fler företag kommunicera internt i sociala nätverk.
På SBAB:s it-avdelning följer man med i den utvecklingen.

Pia Melke, ansvarig för kompetensutveckling på it-avdelningen, berättar hur man lyckats skära ner på massmejlandet och dessutom jobba mer effektivt.
It-avdelningen har cirka 50 anställda och de arbetar ofta i projektform.
Tidigare mejlade man dokument fram och tillbaka till alla inblandade i projektet. Om tio personer deltog kunde det bli enorma mängder mejl i inboxen. Dessutom visste man aldrig vem som hade ändrat vad i de bifogade dokumenten.

Nu läggs ett dokument i stället upp som en wikiartikel. I den kan man se vem som har gjort ändringar och när ändringarna har gjorts. En annan fördel är att all information i en wiki är sökbar.
Pia Melke tycker att den stora vinsten med att lägga information i sociala nätverk är att allting sparas. Att mejltrafiken minskar ser hon bara som en bonus.
»Men visst är det skönt att slippa allt cc:ande.«

It-avdelningen har också rationaliserat bort alla interna nyhetsbrev från mejlen. I stället förmedlas interna nyheter i en blogg.

Finns det inte en risk att medarbetarna missar att ta del av informationen?
»Den risken är lika stor om man mejlar. Alla läser inte sina mejl. När man lägger ut information på en blogg kan man dessutom komplettera med filmer och bilder. Det gör innehållet mer underhållande och kan leda till att fler läser.«

Förutom nyhetsbrev och projektdokument har man på SBAB även flyttat över mötesprotokoll från mejlen till sociala nätverk. Protokollet skrivs i realtid under mötet och läggs sedan upp som en wikiartikel.
Vad ska man egentligen använda mejlen till?
»Så lite som möjligt. I den bästa av världar är det bara konfidentiella och privata brev som finns kvar i inboxen. Allt annat kan finnas i sociala nätverk.«

Fyra sätt att minska det interna mejlandet:
1. Veckobrev eller nyhetsbrev läggs i en intern blogg.
2. Mötesprotokoll läggs i en wikiartikel som skrivs i realtid och redigeras under mötets gång. Protokollet skrivs under direkt efter mötet.
3. Projektdokument läggs i en wikiartikel som alla medlemmar i projektet kan redigera. Man ser vem som har gjort ändringar och när de har gjorts.
4. Konversationer i ett specifikt ämne, exempelvis planering inför företagets julfest, flyttas till ett särskilt forum.

Kommentera!
Hur gör du för att minska ner på mejlen i inkorgen? Ge dina tips!