Så fixar du roligare möten

Flera undersökningar har visat att tråkiga möten retar upp både medarbetare och chefer. I en artikel som publicerats på sajten Shortcut låg »långa, meningslösa möten« högst upp på listan av vad som retar upp oss på kontoret.

Författaren Erik Mattsson har efter många år som moderator och kursledare sett hur många chefer som lever med det här i sin vardag. Därför har han skrivit »Möteskokboken« tillsammans med Anna Jöborn. Kokboken består av två delar, del ett beskriver trettio grundmetoder för möten och del två hur man kan kombinera ihop dem.
Tanken är att chefer ska få snabb hjälp att göra mötena roligare och effektivare.

»Ett problem för chefer är att de själva tycker att möten är tråkiga. Och om medarbetarna har inställningen ’åh nej, inte ännu ett möte som vi måste sitta av’, så är det ännu svårare att känna entusiasm som chef«, säger Erik Mattsson.

Boken riktar sig framför allt till mellanchefer vars arbetstid till stor del består av möten. De upplever ofta att de bara ska föra vidare information från ledningsgruppen till medarbetarna, vilket gör att mötet inte känns så inspirerande.

»Det goda mötet handlar inte om envägskommunikation. Det består i stället av ögonblick där så många som möjligt interagerar med varandra.«

Här är tre mötesmetoder du kan använda om ni ska bestämma regler, komma på idéer eller höja energin:

Bestämma regler

Metod: Regeltavlan
Med hjälp av regeltavlan kan man bestämma gemensamma regler för hur man håller möten eller regler för en längre process – som ett projekt.

1. Berätta för mötesdeltagarna att ni ska ta fram gemensamma regler. Gör klart i vilket sammanhang de ska användas.
2. Använd tekniken Tvärtom – ni tar tillsammans fram en lista på hur man skapar det sämsta tänkbara mötet. Ge det cirka 15 min. Ta därefter varje svar och finn en omvänd regel som gör att man skapar det allra bästa mötet. Skriv upp dem på en whiteboard.
3. Låt sedan deltagarna diskutera följande frågor två och två: Saknas någon väsentlig regel? Vilka regler är de viktigaste för ett bra möte och en bra process?
4. Till sist: låt deltagarna rangordna reglerna med hjälp av prickorientering. Låt varje person sätta en prick på de två eller tre förslag som de gillar bäst. Ringa in de 3-6 spelregler som fått flest prickar. Berätta att de reglerna gäller i gruppen.
5. Dokumentera de regler ni har kommit fram till.

Komma på idéer

Metod: Idéjakten

1. Samla alla deltagarna och presentera frågan som Idéjakten ska handla om – vilket område ska ni samla idéer till? Metoden har tre steg: inspiration, idégenerering och värdering.
Betona att det är långt till värderingsfasen – under den första fasen gäller det att vara öppen för allt.
2. Skicka ut deltagarna på en parpromenad (inspirationsfas), två och två, där de fritt får diskutera frågan medan de promenerar i 30 minuter.
3. Återsamla alla deltagare i helgrupp i ett stort rum med bord placerade i öar.
4. Dela in deltagarna i 3-6 personer per grupp. De ska inte vara i samma grupp med personerna som de har gått parpromenad med.
5. Be varje bord inleda sitt samtal med en snabb rundfråga, där varje deltagare får två minuter på sig att berätta om hur de inspirerats under inspirationsfasen. Man presenterar enbart för dem som sitter vid det egna bordet.
6. Avsluta presentationsrundan och påminn om frågan som Idéjakten försöker finna svar till.
7. Starta därefter en Hjärnstorm i tio minuter och uppmana deltagarna vid borden att skriva ned alla svar de kan komma på på ett blädderblocksblad.
8. Gå runt bland grupperna och hjälp deltagarna att inte värdera förslagen. Använd exempelvis frasen: »Allt ska ner på pappret. Alla förslag är bra.«
9. Efter tio minuter är Hjärnstormen över och be deltagarna att försöka enas om de bästa förslagen i ett gruppsamtal. Be varje grupp att enas om tre-fyra förslag.
10. Be därefter grupperna, en och en, redovisa sina förslag gemensamt inför hela den stora gruppen. Du som chef kan gärna ställa frågor till dem som inte säger så mycket, så att du får en helhetsbild.
11. Gör en stafettöverlämning. Ge mötets resultat till den eller de personer som är ansvariga för att förslagen genomförs. De ska också se till att det sker en återrapportering till deltagarna.

Höja energin

Metod: »Alla som…«

Syftet är att skapa energi under en lång mötessittning och samtidigt få veta lite mer om varandra. Passar för grupper på 8-20 personer.
1. Placera ut stolar i en cirkel. Antalet stolar ska vara en stol färre än antalet deltagare.
2. Inled med att beskriva hur metoden fungerar. »Metoden går ut på att den person som saknar en stol ställer en fråga till övriga deltagare. Varje fråga måste börja med ’alla som’…«. Alla de som håller med ställer sig då upp och måste därefter byta plats med varandra. Du får inte sätta dig på din gamla stol. Den som blir utan stol ställer nästa fråga.
2. Du som moderator börjar själv med att ställa första frågan, exempel »Alla som gillar ärtsoppa« och så reser de sig upp och byter stol med varandra
3. Uppmana den som inte hittat någon stol att ställa nästa fråga på samma sätt.
4. Avsluta när deltagarna är tillräckligt uppiggade. Det brukar ta cirka 5 – 10 min.