Så fixar du introduktionen

Minns du första dagen på ditt jobb? Fick du leta reda på ett skrivbord, en dator, kavla upp ärmarna och börja jobba, lätt förvirrad av allt nytt? Eller fick du en introduktion som gav dig en chans att smidigt och snabbt komma in i jobbet?

En effektiv, strukturerad och välplanerad introduktion gör att den nyanställde snabbt blir en effektiv medarbetare. Och det gäller även tillfällig personal.

Ju mer utdragen processen är, desto mer kostar det i tid och pengar. Därför är en bra introduktion lönsam.
Dessutom kan det första intrycket av en ny arbetsplats vara avgörande för om en ny medarbetare stannar kvar eller slutar.

En introduktion kan läggas upp på många olika sätt och kan vara olika omfattande. Hur omfattande beror både på den nyanställdes befattning och företagets storlek.
Anpassa innehållet efter vilka behov av kunskap om företaget den nyanställde behöver. En växeltelefonist behöver kanske inte en fullt lika gedigen introduktion som en nyrekryterad nyckelmedarbetare eller chef. Och en korttidsvikarie kan få en snabb-introduktion.

Det allra viktigaste när nya medarbetare kommer till jobbet är att de känner sig välkomna och efterlängtade. Men introduktionen börjar egentligen innan den nya medarbetaren stiger in genom dörren.
För att kunna ta emot sin nya kollega på ett bra sätt behöver arbetskamrater och chefer redan ha fixat praktiska frågor som arbetsplats, telefon, nycklar och så vidare.
Utse gärna en fadder som den nyanställde kan vända sig till med frågor under den första tiden.

Ett alternativ är att utse en mentor som kan handleda och coacha. Det bör vara en erfaren medarbetare inom samma arbets- eller yrkesgrupp.
Glöm inte uppföljningen.

Gå igenom hur introduktionen fungerat, hur medarbetaren trivs och hur arbetet går.
Det är viktigt att er nya medarbetare känner sig sedd och får feedback på sina insatser och sin anpassning.
Du får samtidigt respons på hur introduktionen fungerat – och kan vässa den ytterligare till nästa gång!

Introduktion steg-för-steg:

1. Förberedelse
❋ Informera alla på företaget att en ny medarbetare anställts, tala om namn och vilken befattning det handlar om. Mejla gärna med foto och en kort presentation av vad han eller hon gjort tidigare. Det gör det lättare för arbetskamraterna att känna igen och visa sitt intresse för den nya kollegan.
❋ Se till att en arbetsplats är iordningställd. Lägg fram eventuellt informationsmaterial, personalhandbok och liknande. En blomma eller välkomstpresent signalerar omtanke.
❋ Gör i ordning ett postfack med medarbetarens namn, ett e-postkonto och telefonanknytning. Kontrollera att det finns nycklar eller passerkort och beställ eventuellt visitkort.
❋ Se till att reception och växel har rätt kontaktuppgifter och vet när medarbetaren börjar. Sätt upp den nya medarbetaren på telefon och mejl-listor.
❋ Planera ett introduktionsprogram. Boka arbetsmöten eller lunch med de chefer och medarbetare som ska informera den nyanställde om verksamheten, enskilt eller några i taget. Programmet kan delvis behöva skräddarsys för den specifika befattningen. På mindre företag, med upp till 20, 30 medarbetare, kan det vara smart att alla har bokade möten med den nya kollegan.
❋ Utse en fadder eller mentor.

2. Första dagen
❋  Närmaste chef och eventuell fadder – det kan vara samma person:
❋  hälsar den nyanställde välkommen.
❋  presenterar de närmaste arbetskamraterna.
❋ berättar om företaget och dess historia samt företagets kärnvärden och vision.

Närmaste chef, fadder eller någon annan som utsetts:
❋  visar den nye medarbetaren hans eller hennes arbetsplats.
❋ överlämnar nycklar eller passerkort och informerar om larm, lösenord, telefoner, dator etcetera.
❋ går runt och visar arbetsplatsen, berättar var kapprum, toaletter, fikarum, förråd etcetera finns.
❋  äter lunch med den nyanställde.

Närmaste chef samtalar med den nyanställde om hans eller hennes arbetsuppgifter.

3. Inskolning
❋ Introduktionsprogrammet genomförs enligt plan, där den nye medarbetaren träffar nya kolleger inom sitt eget och andra arbetsområden eller avdelningar.
❋ Faddern eller mentorn bokar in regelbundna möten med den nyanställde. Kanske varje vecka i början och därefter glesare, allt efter behov.

4. Uppföljning
❋ Uppföljning av hur den nye medarbetaren kommer in i sina arbetsuppgifter och acklimatiseras i gruppen bör ske efter några veckor. Det kan ske vid ett möte med närmaste chef och omfatta ömsesidig feedback.
❋ Ett planerings- eller utvecklingssamtal bör närmaste chef hålla med den nye medarbetaren efter tre till fyra månader. Det ska vara ett strukturerat och väl förberett samtal där chef och medarbetare går igenom hur arbetet går och eventuella förändringar, samt utvecklingsplan för tiden framåt.