Så får din hjärna arbeta ostört

Telefonen ringer, medarbetare knackar på, samtal i korridoren och mejlen plingar. Var tredje minut. Så ofta blir du distraherad, har en amerikansk forskargrupp mätt ute på företag.

Och varje gång tar det mellan 30 sekunder och tre minuter att få tillbaka koncentrationen.

Vilken tidstjuv! Det är lätt att räkna ut att upp till hälften av din tid går åt till att försöka komma ihåg vad du arbetade med innan du blev avbruten.
Många chefer tror att en god chef är en tillgänglig chef och att ständiga avbrott är priset de får betala. Men att vi blir störda är inget som bara händer. Det är något vi bygger in i strukturen och själva kan påverka.

Behöver du tänka hela tankar måste du unna dig själv ostörd arbetstid. Och då behöver du:

1. Sitta på en ostörd plats.

2. Ha obruten tid inplanerad i din kalender.

3. Avskärma dig från telefoner och mejl.

Hur gör du det? Har du eget rum: Stäng dörren. Meddela att det är fritt fram när den är öppen, men inte när den är stängd. Nej, medarbetarna kommer inte att tycka att du är en dryg jäkel, de tycker att det är skönt att veta att du är tillgänglig på riktigt när dörren är öppen.

Även chefen i det öppna landskapet kan få ­arbetsro. Du är inte kedjefånge vid ditt skrivbord, eller hur? Du kan sätta dig i ett tyst rum, på café på stan om du behöver liv och rörelse men ändå vill vara i fred, eller till och med regel­­bundet planera in en eller en halv dag när du sitter hemma och jobbar.

För som de säger i reklamen: »Because you’re worth it!«

En annan störningsfaktor som vi precis börjat få upp ögonen för är den nya tekniken.

Den amerikanske författaren Nicholas Carr skrev för några år sedan en uppmärksammad artikel med rubriken »Is Google making us stupid«. Där förklarade han att nätet gör honom förvirrad, distraherad och oförmögen att koncentrera sig längre stunder på längre texter.

»De senaste åren har jag haft en obehaglig känsla av att någon, eller något, har mixtrat med min hjärna: ritat om nervcellernas banor och programmerat om mitt minne.«
Nicholas Carr satte fingret på ­något som många haft på känn – och som forskarna nu har bevis för.

Torkel Klingberg, professor i neuro­logi vid Karolinska Institutet, berättar i sin bok Den översvämmade hjärnan att vår 50 000 år gamla cromagnon-hjärna visser­ligen går att utveckla och träna; vi är nästan 20 procent smartare i dag än våra jämnåriga var för 60 år ­sedan.

Orsaken till detta kan vara att underhållningsindustrin och den nya tekniken har gjort världen mer komplex för våra hjärnor att bearbeta. Men en sak är densamma, våra arbetsminnen kan fortfarande bara hantera en begränsad mängd information samtidigt. Närmare bestämt ungefär sju saker.

Alla störningar som vi utsätts för, ofta samtidigt – öppna landskap, plingande, ringande, många fönster öppna på datorn, e-posten och chatten, röran på skrivbordet och så vidare – tar stora delar av vårt ­arbetsminne i anspråk. Det blir inget över för förståelse av information och problemlösning.

Ett forskarteam vid University of Michigan lät försökspersoner läsa en längre text i webbfönster med klickbara länkar. När forskarna testade framgick det att ju fler klickbara länkar texten omgavs av, desto mindre förstod försökspersonerna av texten. Deras arbetsminnen var alldeles för upptagna av att fundera på om länkarna var viktiga eller inte.

Vill du testa hur snabbt ditt eget arbetsminne börjar gå på tomgång – försök att läsa tidningen samtidigt som du pratar med dina barn. Det går, men det är då du svarar »Mmm« när barnen ­frågar om de kan få stanna uppe sent.

Att hålla många bollar i luften samtidigt, att »multitaska«, har blivit en allt mer populär ­arbetsmetod för att hantera dagens höga tempo. Vi känner oss supereffektiva av att fånga och jonglera med många bollar samtidigt. Det är berusande eftersom dagen går fort samtidigt som vi går hem med känslan av att verkligen ha uträttat något.

Du har säkert redan gissat det; nej det har vi inte. Det är farten och fläkten, och de många uppkastade men inte fångade bollarna som lurar oss. Multitasking gör oss intensiva och ruschiga, men inte effektiva. När vi är i ett ­intensivt tillstånd blir vi lätt splittrade, har sämre reflektionsförmåga och tenderar att börja detaljstyra i stället för att se helheten.

Artikeln är en förkortad version av en längre text ur guiden »Få mer gjort – så blir du mer effektiv steg för steg«.