Så blir svåra samtal lätta

När du ska ge ett negativt besked eller kritik till en medarbetare, är det lätt att vindla in sig i snåriga formuleringar. Och även när du försöker med ett tydligt och klart budskap är det inte säkert att det går fram.

Då kan du prova med en annan metod för att få medarbetaren att öppna ögonen. Psykoterapeuten och organisationsutvecklaren Jakob Carlander presenterar i sin bok ”Metaforer som verktyg”, hur chefer kan använda sig av bilder i lägen där kommunikationen låst sig.

»Metaforer är bra att använda i när samtalet är svårt och känsligt. Exempelvis i en situation där en anställd inte tar åt sig av dina signaler. Det kan handla om att personen gör fel på jobbet, men det kan också handla om något i privatlivet som rör jobbet«, säger han.

Jakob Carlander ger fem exempel på när och hur du kan använda dig av metaforer.

1. När någon känner sig kränkt
När en person känner sig kränkt har han/hon ofta starka känslor och är låst i sin uppfattning. Då kan metaforen användas för att komma utanför det känsliga området. Du tvingar medarbetaren att tänka nytt.

En kränkt person kan exempelvis säga: »Du kränker mig hela tiden, du är som ett tåg som kör över mig.«
Chefen kan då säga: »Om du går upp och sätter dig i tåget, och åker med oss andra, så riskerar du aldrig att bli överkörd«

Syftet är att medarbetaren ska känna att han/hon har ansvar i situationen, och kan bidra till att förbättra den.

2. När någon har personliga problem
En person med personliga problem (exempelvis missbruk) förnekar det ofta. En metafor som kan vara användbar är:
»Du sågar av den gren du sitter på.«
Du kan också använda metaforer för att visa hur den andre personen beter sig.
En missbrukare slingrar sig ofta och kommer med undanflykter för att förklara beteendet.
Då kan du säga:
»Det här är som att ha en tvål i ett badkar. Man försöker fånga den hela tiden, men den slipper i väg. Hur ska vi göra så att det inte blir på det sättet i framtiden?«

3. När ni ska prata om något känsligt
Om medarbetaren slarvar upprepade gånger, eller uppträder olämpligt kan samtalet kännas extra tungt. Medarbetaren känner sig ofta utpekad.
Den anställde kanske säger: »Det här känns som att sitta i en domstol.«
Du säger: »Jag förstår att det känns så. Men du får nog tänka på mig som en advokat åt dig, någon som vill att det här ska bli bra. Så länge du ser mig som domare eller åklagare så glider du bara undan.«

4. När någon ältar gamla problem
I en arbetsgrupp finns det ofta någon eller några som har fastnat i en negativ tankegång. Personen vill då gärna analysera detta grundligt. Han/hon vill helst älta i tron att det löser problemet. Jakob Carlander tycker inte att det är rätt sätt.
»Ju mer vi funderar över något, desto djupare sätter det sig i oss. Man får automatiska tankar, både individuellt och kollektivt.« Då gäller det att lyfta fram metaforer om varför det är fel att älta:
»Sluta ta den upptrampade stigen. Du får aldrig reda på något nytt om du reagerar på det sättet.«
Genom den metaforen kan man få medarbetare att börja jobba med sig själva, och fundera över vad de går miste om.

5. När någon känner sig orättvist behandlad
Här kan det handla om att en anställd inte har fått löneförhöjning eller inte får vara med i ett nytt projekt. Medarbetaren har svårt att se att beslutet tagits med ett längre perspektiv i åtanke. Nästa gång kan det vara deras tur. Jakob Carlander använder sig av den här metaforen:
»Tar du en enkrona och kastar den tre gånger, är risken stor att klave kommer upp alla tre gångerna. Om du har satsat på krona, så upplever du det som 300 procent orättvist. Men kastar du samma krona tusen gånger så vet vi att ungefär hälften av gångerna blir till din fördel. Du kan alltså inte titta på världen ur ett snävt perspektiv, då känns det väldigt orättvist för dig.«