Så blir kalendern din bästa vän

Kanske låg den på ett stort skrivbord, inklädd i oljat läder. Eller så var den av den klassiska avlånga bordsvarianten, med en vecka per uppslag, placerad precis bakom skrivbordsunderlägget och Facit-skrivmaskinen.
Almanackan.

Lika länge som det har funnits chefer har almanackan varit det viktigaste verktyget för planering. Där har möten, utvecklingssamtal, kundbesök och ärenden planerats och skrivits in.

Och på ungefär samma sätt används den fortfarande. Som chefer är vi beroende av almanackan för att kunna åskådliggöra hur vi framlever och strukturerar vår arbetstid. Den hjälper oss att bringa ordning i en rörig chefstillvaro, där budgetarbete, medarbetarsamtal och representation har sin lika givna plats.

Den väsentliga skillnaden mellan den lätt antika, läderinklädda varianten och den som du bär med dig i din telefon,  din handdator eller din pc har inte med typen av aktiviteter att göra.
Den största skillnaden ligger i mängden information, hur du hanterar den och vem som kan ta del av den.

I dag kan du välja att låta din almanacka ligga öppen för allmän beskådan, bara ett klick bort. Du kan välja vilka medarbetare som du vill ska veta vad du sitter i för möten och kanske när din arbetsdag slutar, på samma sätt som du kan veta vad de har för sig.

En betydande majoritet av datorerna på svenska kontor är utrustade med programmet Microsoft Outlook, i sin tur en del av paketet Microsoft Office, där även program som Word, Excel och PowerPoint ingår. Outlook är mest känd som en e-postklient, men innehåller verktyg för alla typer av gruppaktiviteter: delning av information, mötesplanering, kalender och kommunikation av många olika slag.
Alltså har den alla förutsättningar att vara din bästa vän när du vill bli en effektiv chef.

Det är fortfarande inte ovanligt att den elektroniska kalendern används på ungefär samma sätt som den analoga. Även om många chefer genom sitt företags­nätverk har tillgång till gemensamma ­kalendrar, körs det gärna med »dubbel bokföring«. Det blir lite si och så med synkroniseringen och  plötsligt in­finner sig dubbelbokningarna.

Hälften av informationen är det bara en enda person som har tillgång till: du.
Och då går du miste om den främsta fördelen med en elektronisk kalender, att du kan dela din kalender med dem som finns i din närhet. Och du kan se var dina medarbetare håller hus, utan att behöva gå ut till den vita tavlan i receptionen (för att återvända till kontoret i början av denna guide).

Det ger dig som chef en överblick över er verk­samhet.

Tiden då någon säger »vadå möte? Jag måste ju hämta på dagis« är således förbi. Om alla lägger in sina tider i den delade kalendern kommer ni snabbt att kunna hitta en mötestid som passar alla, utan att behöva ägna tid åt att skicka en massa gruppmejl.
Effektivt? Ja.

Detta sätt att kommunicera handlar alltså inte så mycket om förändring när det gäller teknik utan om attityd.
Den största förändringen är viljan att dela information. Och att alla gör det.
Delad information och kunskap ökar produktiviteten.

Den digitala kalendern är bara en del av det nya förhållningssättet till planering. I nämnda Outlook går det till exempel att genom tjänsten Social Connector knyta samman kontakterna i din adressbok med dina sociala nätverk, som LinkedIn och Facebook.

När du får ett mejl från någon kan du alltså mötas av det foto som personen har på sin Facebook-profil.

Kanske låter det som en under­hållande oväsentlighet, men tänk efter vad det kan göra för din effektivitet i ett företagsinternt perspektiv: du är i färd med att börja jobba med en projektgrupp, bestående av medarbetare som du inte känner sedan tidigare.

Enbart genom att ha tittat i företagets adressbok kan du se personens cv. Du kan se om ni har några gemensamma kontakter på Facebook eller LinkedIn. Kanske kan du, via en länk i medarbe-tarens profil, besöka hans eller hennes interna hemsida, en så kallad My site, där du kan läsa omdömen som personen har fått i tidigare samarbeten.

Du kan enkelt se vilka möten, mejl, dokument och eventuella uppdateringar ni har gemensamt, som ett litet mini-crm-system även utanför ditt interna nätverk.
När ni sedan börjar arbeta tillsammans har ni ett bättre utgångsläge än om ni för första gången hör talas om varandra.
Du vet till och med hur personen ser ut på bild.

Har du all information om ett projekt samlad på ett ställe blir det enklare för dig och dina medarbetare att planera, till exempel, ert resande så att det sker på ett effektivt sätt. Kan du dessutom koppla verktyg som gör att ni kan hitta andra att samåka med eller se busstider direkt i kalendern, har du en tjänst som inte bara höjer effektiviteten, utan även är miljömässigt fördelaktig.

Fotnot: Texten är hämtad ur pocketguiden »Effektiv som chef – i en digital arbetsmiljö« som följde med Chef nr 10 2010.