Så blir du bättre på att prioritera

Det påstås att prioritering är en av hjärnans allra mest energi­slukande aktiviteter. Om du börjar din arbetsdag med att till exempel läsa mejl i tio minuter har du redan förbrukat den energi som du skulle behöva för att prioritera dina arbetsuppgifter.

Det är därför prioritering är värt att prioritera, vilket den amerikanske författaren David Rock poängterar i sin bok Your Brain at Work.
Inte minst när du har flera delade arbetsytor öppna och arbetar med sådant som äger rum på en annan plats i världen. Med fler bollar i luften blir prioritering ännu viktigare. Din kapacitet ska räcka länge.

Du måste själv tycka att det finns en anledning till att något är prioriterat, annars är det enbart plikt. Då blir det svårt att motivera och finna lust.
Och är du själv inte motiverad blir det svårt att få andra att tycka att något är viktigt.

Din mentala kondition, din form, är viktig. Är du själv trött och slutkörd tappar du lusten, då känns det du gör som plikt.
Ingen är rustad för egen förändring när man är trött.

Bästa sättet att vara i god mental kondition är att aldrig ha för mycket att göra – grunden är givetvis att belastningen i ditt arbete är rimlig.
Därför kan det vara bra att stänga av dina arbetsytor, din e-post och din telefon när du ägnar dig åt prioritering.
När du ska ändra ditt arbetssätt, ta en sak i taget, genomför och fortsätt med det som fungerar.

Klocka vad du gör, gör en lista och tidsätt dina arbetsuppgifter.
Målet är att bli tidsrealist.

Detta leder oss tillbaka till din almanacka. Boka inte upp all tid, det måste finnas utrymme för det oförutsedda.
Känns det som en svår uppgift ska du kanske boka in obokad tid i almanackan?

Men det handlar också om att våga säga nej och visa tillit till gruppen – ­delaktighet och ansvar är något som lönar sig i längden.
Våga säga nej, tro inte att du behöver synas för att finnas. Säger du ja säger du automatiskt nej till något annat.

Hårdrar man det här med prioritering, är det din uppgift som chef att jobba med framtiden, medan medarbetarna arbetar här och nu. Du ska sätta målen och medarbetarna ska se till att de uppfylls.
Nu vet vi ju att det sällan blir så, det dyker ständigt upp bränder att släcka och konflikter att lösa, men du borde få ägna en stor del av din tid åt det som är viktigt, men inte bråttom. Ditt mål borde vara att slippa det som är akut och få tid till sådant som är viktigt, men som kan vara svårt att hinna med, till exempel långsiktig och strategisk planering.

Det är också viktigt att du inte glömmer bort att det är du som är chef, att det är chefsrollen som är din identitet. Utifrån det urskiljer du de saker som du borde göra (men inte gör), vad du borde ägna mer tid åt, samt vad du ska sluta göra eller lägga mindre tid på.

För dig som chef är det viktigt att kunna avsätta tid till det som är din kärnverksamhet: ledarskapet.

Fotnot: Artikeln är hämtad ur Pocketguiden »Effektiv som chef – i en digital arbetsmiljö« som följde med Chef nr 10 2010.