»Sluta läsa tankar!«

Anarki. Så sammanfattar Yvonne Kokkola situationen för enheten hon blev chef för 2005. Gruppcheferna möttes i vardagen av medarbetare som grät, som mådde dåligt, som gick in och ut ur sjukskrivning. De allra flesta på avdelningen var vikarier.

När hon frågade medarbetarna inom försörjningsenheten i Södertälje kommun – dit de kommuninvånare som inte kan försörja sig ska vända sig för att söka bidrag – varför vissa saker inte hade genomförts kunde hon få till svar att ’vi fattade ett kollegialt beslut att vi inte skulle göra det’.

»Arbetsledningen var otydlig, vilket hade gjort medarbetarna förvirrade. Det kändes som att det var arbetsgruppen som bestämde«, säger Yvonne Kokkola.

Ungefär samtidigt som Yvonne Kokkola tillträdde som chef blev hennes enhet pilot för modellen Långtidsfrisk, som skulle börja användas i kommunen.

Bakom den ligger läkarna Johnny Jonsson och Birger Rexed och journalisten Anders Lugn. Den innebär ett delvis nytt perspektiv på företagshälsovård, som fokuserar på förebyggande insatser och där organisation, kommunikation och arbetsmiljö är viktiga delar.

Ledningsgruppen där Yvonne Kokkola ingick, konstaterade att arbetet måste börja med avdelningens chefer, för att skapa en tydlig ledningsstruktur och ett engagerat ledarskap.
»Vi chefer måste tala med en mun. Annars blir det motstridiga budskap i huset. Det är lätt att tänka ’jag och min personal’. Man måste se hela tårtan i stället för bara sin egen tårtbit«, säger hon.

När det gäller medarbetarna började Yvonne Kokkola med att tillsätta alla lediga tjänster i enheten. Därefter tog hon, tillsammans med representanter från kommunens personalenhet med sig de 40 medarbetarna på en konferens i två dagar.

Frågan de hade med sig var densamma som stommen i metoden Långtidsfrisk: »Hur ska det vara när det är som bäst?«
Gruppens synpunkter kokades ner till en handfull punkter. Bland annat framkom att medarbetarna vill ha roligt på jobbet, feedback och ett mer synligt ledarskap.

En viktig del av modellen Långtidsfrisk är att medarbetarna själva måste ta ansvar för sin egen hälsa. En chef kan inte veta om någon mår dåligt om ingen talar om det. Ingen är tankeläsare.
»Som medarbetare har man inte bara rättigheter, utan också skyldigheter«, menar Yvonne Kokkola.

På försörjningsenheten sitter medarbetarna ofta med administration och utredningar upp till näsan. Att i en sådan situation bemöta medarbetaren med orden »du får prioritera bättre« är inte att rekommendera.

»När alla klienter står och skäller lika mycket vet vi ju att det inte går att prioritera«, säger Yvonne Kokkola.

I stället möts medarbetarna numera med frågan »vilken avlastning behöver du för att komma upp på banan igen?«.

Lösningen kan vara att ta bort telefontid, undvika att medarbetaren tar på sig nya ärenden eller att överlåta några uppgifter till kolleger för att få tid att avsluta andra uppgifter.
Det har man lyckats med. Enheten har inte behövt ta in några vikarier sedan 2005.

»En av framgångsfaktorerna är att medarbetarna har sett att de får hjälp om de behöver det. De ser att det händer något om de bara säger till«, säger hon.

Från att ha varit utspridda har chefer och ledningsgrupp samlats på ett ställe, rent fysiskt. Inte enbart för att bli synliga för medarbetarna utan även för att bli tydliga i sin chefsroll.

Upphovsmännens definition av termen långtidsfrisk är någon som inte haft en enda sjukdag under de två senaste åren. Yvonne Kokkolas enhet uppfyller detta kriterium.

Modellen har resulterat i lägre personal­omsättning, noll arbetsrelaterade sjukskrivningar och nöjdare medarbetare och chefer.

Vad har det kostat att uppnå detta resultat? Inget alls. Jo, en tvådagars konferens och »lite tårta och bullar då och då«.

När Yvonne Kokkola började som chef på försörjningsenheten saknades stolthet för jobbet. Medarbetarna var högskoleutbildade socionomer, men betraktades – både av omgivningen och av sig själva – som kassaapparater. Genom arbetet med modellen har man höjt statusen på både enheten och arbetet.

I våras lämnade Yvonne Kokkola Södertälje kommun för att bli verksamhetsområdeschef för Individ- och familjeomsorgen i Nynäshamns kommun och även där tillämpar hon Långtidsfrisk. Den fungerar överallt, tycker hon.

»Modellen är en ledningsfilosofi som bygger på delaktighet och kommunikation. Att alla har ett gemensamt ansvar för att skapa en god arbetsmiljö«, säger Yvonne Kokkola.