Nio vanliga misstag vid svåra samtal

En medarbetare som ständigt kommer för sent. En chefskollega som baktalat dig inför er chef. Eller en högre chef som inte kan släppa kontrollen.

Svåra samtal är svårnavigerade minfält, och det krävs mycket träning för att kunna hantera dem.

Tidningen Harvard Business Review har listat nio vanliga misstag vi gör när vi ska hålla svåra samtal:

1.  Vi tänker i termerna ”vinna eller förlora”
När ett svårt samtal blir aggressivt beror det ofta på att man vill ta sig vinnande ur striden. Svåra samtal är sällan nollsummespel, där en segrar och en förlorar. Den verkliga fienden är inte din motpart (din medarbetare, kollega, eller chef) utan din inställning. Bli i stället mer strategisk och fundera ut hur ni båda kan vinna.

 2. Vi försöker förenkla problemet
Vi vill att konflikten ska vara begriplig, och faller därför lätt i förenklingsfällan. Men tänk så här: hade problemet varit enkelt hade ni redan löst det. Låt samtalet ta tid, gör en djupdykning i varandras argument. Var beredd på att du kan behöva byta ståndpunkt.

3. Vi visar inte tillräckligt mycket respekt
Bemöt den andra personen på ett sätt som du kan vara stolt över i framtiden. Respektera både den andra personens argument, och dig själv. Vilken typ av ledare vill du vara?

4. Vi blir arga – eller ger upp
I svåra samtal kan alla möjliga känslor dyka upp – rädsla, ilska eller skam. Vissa reagerar genom att bli aggressiva och dominanta. Andra backar och försöker genast hitta en lösning. Rör dig i stället mot mitten och var tydlig med vad du vill åstadkomma – vilket är målet med samtalet? De obehagliga känslorna eller reaktionerna kommer inte att försvinna, men med träning blir de lättare att acceptera.

5. Vi faller för avledningsmanövrar
Sarkasmer, personliga påhopp, gråtattacker, hot, tystnad. Det är vanliga inslag under svåra samtal. Och vi har svårt att värja oss mot dem. De får oss att tappa kursen. Det bästa sättet att hantera den typen av inslag är att prata om dem. Om din motpart blir helt tyst, kan du säga: ”Jag vet inte hur jag ska tolka din tystnad.”

6. Vi blir fångade på kroken
Alla har en akilleshäl. Tycker du att det är obehagligt med ilska? Eller är du känslig för personlig kritik? När din samtalspart hittar din svaga punkt, medvetet eller omedvetet, är det svårt att behålla lugnet. Det tar tid att förstå vad som får dig att tappa balansen. Men att vara medveten om att du har svagheter kan hjälpa dig att behålla kontrollen.

7. Vi övar för mycket
Självklart ska du förbereda dig inför ett svårt samtal. Men var beredd på att du inte kan förutsäga motpartens reaktion. Att ha ett ”manus” kan stjälpa snarare än hjälpa. Förbered dig i stället genom att fundera på frågorna 1) Vad är problemet 2) Hur skulle min motpart beskriva problemet? 3) Vilket resultat vill jag se? 4) Vilken typ av arbetsrelation vill jag ha med min motpart?

8. Vi gör antaganden om motpartens avsikter
Optimister och pessimister har olika syn på konflikter. Optimister tror ofta att konflikter beror på missförstånd mellan två människor med goda avsikter. Pessimister tror att motparten har själviska eller illasinnade avsikter. Men det enda vi känner till är våra egna avsikter.
Under samtalets gång – poängtera gärna att du inte exakt vet hur motparten ser på saken, eller vilka avsikter hen har. Det kan vara ett bra sätt att hitta tillbaka till varandra.

9. Vi tappar sikte på målet
Nyckeln till att lyckas med svåra samtal är att hålla fokus på målet. Vad vill du ha ut av samtalet? Sätt ett tydligt och realistiskt mål redan innan du går in i samtalet. Men att ”vinna” är inte ett realistiskt mål. Din motpart kommer inte känna sig nöjd med att ha ”förlorat”.