Nå fram med sju sorters tjat
Du vet att medarbetarna har all information de behöver rakt framför näsan. Ändå är det alltid någon som klagar: »Varför har ingen sagt något till mig?«
Kanske har du redan tröttnat på att tjata dig blå för att få alla att förstå. Men ha tålamod – och säg det du vill ha sagt några gånger till.
Om du verkligen vill att budskapet ska nå fram måste du förmedla det sju gånger. På sju olika sätt. Först då har du inte gett medarbetarna en chans att komma undan.
Att upprepa ett budskap många gånger ska inte förväxlas med att dalta eller att tjata i traditionell mening. Och det är sällan man hör om »överkommunikation« som ett stort problem i arbetslivet.
Dina informationskanaler som chef är i det närmaste oändliga: möten, telefonsamtal, mejl, anslag på toaletten eller i köket, hemsidor, intranät, personaltidningar, pressmeddelanden och bloggar.
Att hitta just sju kanaler är inget absolut krav. Men andemeningen är glasklar:
❋ Håll dig till ett budskap.
❋ Upprepa det om och om igen.
❋ Använd en ny kanal för varje gång du säger det.
Upprepningen kräver inte bara tålamod, utan också vissa förberedelser.
Börja med att avgöra vem som ska ta emot budskapet. Är det alla inom gruppen eller bara några enstaka?
Vilka förkunskaper finns bland dem du vill nå? Varför behöver de informationen?
Här är fem kontrollfrågor till din hjälp:
- Vad vill jag uppnå?
- Vilket är mitt huvudbudskap?
- Vem ska ta emot det?
- Hur ska jag nå fram?
- Hur vet jag om jag har nått fram?
De två första frågorna är grundläggande. Men det är ändå lätt att slarva med jobbet att formulera dem färdigt hela vägen.
Först när du har svar på dessa frågor är det dags att tänka på hur du ska säga det.
Tänk gärna vitt och brett när du letar efter kanaler. Det gäller att kunna visa upp och åskådliggöra budskapet på olika och gärna oväntade sätt.
Det kan finnas många orsaker till att dina medarbetare inte omedelbart förstår. Sällan beror det på att de är dumma – eller att du är otydlig.
Att ta till sig hela vidden av ett budskap innebär en mental resa.
Innan vi har förstått, accepterat och anpassat oss till helt ny information har vi tagit oss igenom många känslomässiga faser.
Inte förrän en bra bit in på den resan börjar vi acceptera läget och orientera oss i den nya verkligheten.
Ju svårare ditt budskap är, om det till exempel handlar om organisatoriska förändringar, desto längre blir denna resa för dina medarbetare.
Innan de har kommit i mål har de hunnit bli arga, ledsna, ifrågasättande eller lättade. Därför måste de få vara motvilliga, visa okunskap, få tid att tänka igenom innebörden och hinna bli trygga med informationen.
Din uppgift är att vägleda och prata med dem under resan. Notera hur de reagerar och anpassa samtalstonen eller informationskanalen efter den fas som råder.
Därför handlar din kommunikation lika mycket om att lyssna som att prata. Lyssna på reaktionerna, klagomålen och kritiken.
Men fortsätt hela tiden att kommunicera ditt budskap. Samma budskap. Om och om igen.
Den dag då dina medarbetare säger »sluta tjata« vet du att budskapet har gått fram.
Källa: Eva Söderlind, Doppia.
Fortsätt läsa kostnadsfritt!

Vi behöver bara en minut…
Så roligt att du vill fortsätta läsa våra artiklar! Det får du strax göra, utan att betala något.
- Tillgång till våra låsta artiklar och webinar gratis och utan tidsbegränsning!
Dina uppgifter delas aldrig med tredje part. Läs vår integritetspolicy här.