Nå fram med rätt feedback

1. Ohyfsat beteende

Säg inte: Alla här blir irriterade på dem som inte kan passa tiden när vi ska ha möten.
Säg: Jag blev irriterad när du kom tio minuter för sent till mötet i morse, det störde mig i min föredragning.

Så gör du:
➤ Ge feedback till rätt person. Tala direkt till den eller de personer som är berörda, gå inte omvägar och ge inte feedback offentligt.
➤ Använd jag-form. Tala bara för dig själv och ta ansvar för det, säg inte vi eller man utan jag och du. Om din
medarbetare ska känna sig berörd måste ditt tilltal vara personligt.
➤ Ge feedback direkt. Feedback har störst effekt om den ges så snart som möjligt efter att du observerat ett beteende eller en handling.
➤ Kolla att din feedback gått fram. Ett sätt att ta reda på om din med-
arbetare förstått vad du sagt är att be honom upprepa det. Lyssna på om han hört vad du sa eller om han har
tolkat det.

2. Misslyckat resultat

Säg inte: Gör inte din föredragning så detaljerad. Ta bort några av powerpoint-presentationerna, man tröttnar efter en stund. Prata högre, jag fick anstränga mig för att höra vad du sa.
Säg: Din presentation var välgjord och informativ, det uppskattade jag. Den skulle bli ännu bättre om den var lite kortare. Du behöver kanske inte ha med alla bilderna.

Så gör du:
➤ Börja med det som är positivt. Försök att alltid lyfta fram något som din medarbetare gör bra innan du påtalar brister. Det skapar trovärdighet och är effektivare när du vill hjälpa honom att utvecklas.
➤ Skilj på krav och önskningar. Krav uppfattas ofta som anklagelser, särskilt när du använder inte-meningar. Det leder lätt till att din medarbetare hamnar i försvarsställning och förnekar eller försöker bortförklara det du säger.
➤ Ta upp en sak i taget. Avsluta dialogen kring en sak innan du går över till något annat.

3. Slarv och slapphet

Säg inte: Du är nonchalant och ohyfsad som aldrig respekterar spelreglerna här på jobbet.
Säg: Jag blir irriterad när jag ser att du lämnar din smutsiga mugg på skrivbordet. Jag tycker det är viktigt att det ser snyggt och städat ut när vi får besök.

Så gör du:
➤ Beskriv det du har sett och hört. Var ärlig när du beskriver hur du reagerar på det, men lägg inte in värderingar eller tolkningar i det du säger.
➤ Generalisera inte. Var specifik när du beskriver en persons beteende eller handling. Undvik ord som sällan, ofta, alltid och aldrig.
➤ Be medarbetaren ge sin beskrivning. Lyssna noga och visa att du vill ha en dialog. Det är förutsättningen för att sam­talet ska bli meningsfullt.

4. Dålig prestation

Säg inte: Din rapport följer inte den mall jag gav dig. Dessutom skriver du tillkrånglat och styltigt och har stavat fel på flera ställen.
Säg: Jag gav dig en mall, men det verkar som att du inte riktigt har förstått den. Om du tycker att en arbetsuppgift är svår så är det bra om du säger till. Då kan du få hjälp att lösa den.

Så gör du:
➤ Ge lagom mycket feedback. Kommer du med kritik så låt medarbetaren få en chans att smälta den. Ingen kan förändras över en natt. Ger du positiv feedback så slösa inte bort allt på en gång.
➤ Ge bara feedback på sådant som går att förändra. Om du vill att din medarbetare ska göra eller bete sig på ett sätt som han inte klarar eller vill kommer ingenting att förändras. Kom ihåg att du inte kan ändra dina medarbetares beteende. Han eller hon måste själv vilja förändras.

Fotnot: Artikeln publicerades för första gången i Chef nr 6/7 2005