Koppla ner och bli mer effektiv

Ständigt uppkopplad kan du arbeta när som helst, var som helst. Skillnaden mellan att vara i tjänst och inte har suddats ut. Vi vill gärna tro att användningen av smart teknik ska göra oss mer produktiva, eftersom vi alltid kan arbeta.

Men är det verkligen sant?

Blir resultatet bättre av att vi hela tiden kan kolla mejlen? Eller skapar tekniken orealistiska förväntningar som i förlängningen riskerar att bränna ut både dig och medarbetarna?

I det långa loppet äventyrar vi produktiviteten genom att eliminera all ledig tid som skapar balans i våra liv, och i stället vara uppkopplade.

Min erfarenhet är att detta ”hyperuppkopplande” för med sig en ökad kostnad för organisationens produktivitet.

Hur jag kom fram till det?

Jo, för ett antal månader sedan beslöt de högsta cheferna på mitt nyetablerade företag att införa en engagemangsprocess som gjorde att kunderna och medarbetarna kunde få tag på dem dygnet runt. Om en kund eller en kollega behövde något och inte kunde få det med en gång skulle firman inte tas på allvar, var tesen. Alla förväntades vara tillgängliga närhelst någon ringde.

Trots det upptäckte vi sex månader senare att kundklagomålen faktiskt hade ökat och att gruppens arbetsmoral dalat.

Det fick oss att undra varför vi störde varandras middagar och lediga tid med samtal som kunde ha väntat till nästa arbetsdag?

I sin kommande bok Sleeping with Your Smartphone: How to Break the 24/7 Habit and Change the Way You Work skriver Leslie Perlow, professor vid Harvard Business School, om vårt laddade förhållande till ny teknik.

I ett experiment erbjöds konsulter ledig tid under minst en natt per vecka. Professorn noterade att deras arbetsliv med tiden förbättrades och att de blev i stort mer produktiva.

Av personerna som studerades och som följde hennes policy med att koppla av arbetet under natten sa 78 procent att de kände sig nöjda med sina jobb, jämfört med dem som struntade i policyn, där bara 49 procent noterade samma känsla av tillfredsställelse.

Det visar att vi skapar en uppfattning om att det är bättre att arbeta snabbt – även när snabbhet kanske inte är nödvändigt.

Teknologin har fått affärsprocesserna att förändras. I en global konkurrens måste företagen agera snabbt för att överleva. Följaktligen har vi skapat ett system där kunder och medarbetare förväntar sig att alla ska vara ständigt uppkopplade.

Respons har på så sätt blivit ett viktigt mått på prestation. Vi struntar i att fråga oss själva om det vi gör verkligen kräver beredskap för respons dygnet runt. Vi arbetar mer och hårdare, fastän vi egentligen har möjlighet att kunna arbeta på ett bättre sätt.

Men eftersom alla rusar på är det ingen som reagerar.

Handen på hjärtat – inte skulle väl din verksamhet falla ihop om ni inte besvarar ett mejl klockan 23?

Det finns många fördelar med att vänta till klockan nio, som kan uppväga snabbheten. Till exempel att ge oss själva en möjlighet att tänka igenom problemet och därmed erbjuda en bättre lösning.

I stället för att ge efter för spontanreflexen att besvara varje inkommande meddelande bör vi sätta tekniken i perspektiv: den ska tjäna oss och inte tvärtom.

Företagen måste hjälpa medarbetarna att koppla ifrån. När vi märkte att ”ständigt på”-systemet inte gav bättre resultat på min firma fasade vi ut det ur vår kultur. I stället införde vi en policy där alla uppmuntrades att respektera den lediga tiden och där vi försökte hindra människor från att skicka onödiga mejl och störa med telefonsamtal efter arbetstiden. Det är ett system som fungerar om alla i gruppen skriver under på det.

Med tiden fick vi mer motiverade medarbetare som kommer till arbetsplatsen redo för att jobba och går hem för att ladda om. De arbetar smartare, inte blint snabbare. Och arbets­moralen är högre.

Gör ett försök på ditt eget företag. Prata med din grupp och kom överens om att stänga ner på prov i kväll och invänta resultatet.

Om författaren: Ndubuisi Ekekwe är grundare av ideella organisationen African Institution of Technology och redaktör för Nanotechnology and Microelectronics: Global Diffusion, Economics and Policy.