»Kaos skapar man själv«

Att vara informationschef för Arlanda och Bromma flygplatser i Stockholm är att befinna sig i händelsernas centrum hela tiden.
»Kris är vår bästa gren«, säger Jan Lindqvist.

Men något okontrollerat kaos är det inte. Informationsavdelningen har målat upp ett antal scenarier och planer för hur de ska agera i dessa.
»Men vi har ingen tjock manual att gå efter. För att kunna prioritera och fatta snabba beslut måste man ha tydliga mål, tydliga roller och gemensamma värderingar.«

Det gäller att hålla huvudet kallt när det händer något oväntat. Med åren har han fått perspektiv på saker och ting och han har lärt sig att inte ta det personligt.
»Känslorna ska självklart vara med, men under kontroll.«

När något händer lägger Jan Lindqvist i en högre växel, men han blir sällan stressad.
»Ju mer man varit med om, desto lättare går det att sortera ut vad som är viktigt, skilja stort från smått och inte reagera på allt.«

De planerar sin verksamhet som alla andra avdelningar, men vet att planerna kan ställas på ända med mycket kort varsel. Då får planen revideras, vissa saker skjutas på framtiden, andra kanske utgår.
»Beslut ska fattas på rätt nivå i en organisation, det är en förutsättning för att kunna agera snabbt. Om jag skulle fatta alla informationsbeslut själv skulle jag bli en flaskhals.«

Det går inte att ha en organisation som lamslås när chefen inte är på plats.
På hans avdelning vet alla vem som gör vad. Någon svarar för omvärldsbevakning, någon är strateg och styr budskapen, någon är extern talesman, någon sköter webbar och pressmeddelanden, någon svarar för intern information. Samtidigt hjälps alla åt, det står tydligt uttalat i det kontrakt som hela avdelningen varit med om att ta fram.

Det går även att arbeta förebyggande.
»Kaos skapar man själv med för dålig omvärldsbevakning eller oförmåga att förändra när förutsättningarna ändras.«

En viktig uppgift är därför att identifiera krisungar, säger Jan Lindqvist, sådant som kan växa till en större kris. Det gäller för varje chef och medarbetare och för ledningen att hålla koll på vad som
händer. Då har man möjlighet att ta kommando över en situation och slippa bli ett offer för omständigheterna.

Ett exempel var en ganska stor härva med anställda som stal.
»Vi kunde vända nyheten till vår fördel genom att fokusera budskapet på att brotten upptäcktes och att våra regler är glasklara. Med lite kreativitet går det ofta att vända på en händelse.«