Jobba på distans

Om du väljer en plats där du verkligen trivs, antingen det är sommarstugan eller San Francisco, ökar dina möjligheter att göra ett bättre jobb.
Kontoret är den minsta gemensamma nämnaren där alla kan acceptera att vara, men det är sällan den perfekta platsen när du ska få vissa delar av ditt arbete gjort och när du ska vara extra kreativ. De flesta chefer har inte möjlighet att tillbringa hur långa perioder som helst borta från kontoret. Men alla kan göra det en eller ett par veckor varje år. Enligt författaren och föreläsaren Teo Härén bör du välja den mest inspirerande miljö du kan tänka dig.

Samla rätt uppgifter
»Det kan ta lite tid att lära sig att resonera på det här sättet, men när du väl har gjort det kan du bli betydligt mer produktiv än tidigare«, säger han. Om du arbetar bättre på Maldiverna under två veckor i november ska du göra det. Men du ska inte göra det om du inte är säker på att du faktiskt blir mer kreativ och får mer arbete gjort. Du kan välja att arbeta i Dominikanska Republiken, Egypten, Barcelona eller New York. Du kan också hyra en stuga i Roslagen eller checka in på ett spa på Västkusten. Det är du själv som väljer platsen.
Innan du börjar distansjobba bör du samla på dig lämpliga arbetsuppgifter. Du kan skapa en mapp (exempelvis i din Outlook-kalender) där du lägger arbetsuppgifter som inte har någon deadline och som du kan göra var som helst. När den har fyllts med kanske 40 timmars arbete kan du åka till en trevlig och vacker plats och börja beta av jobben.
Svara på e-post är ett exempel på en arbetsuppgift som inte behöver göras på kontoret. Du kan sortera inkommande e-brev i olika mappar beroende på när de senast bör besvaras. När det har samlats så mycket e-post att den tar en dag att besvara kan du välja tid och plats för detta arbete.
Telefonmöten är också en lämplig arbetsuppgift. Du kan boka in kommande telefonmöten med kunder, partners och medarbetare en viss förmiddag eller eftermiddag en eller två veckor framåt i tiden. Välj en trevlig och lugn plats där du kan sitta med din mobiltelefon.
Sms-funktionen i din mobiltelefon är perfekt för uppmuntrande små feedback-kommentarer till dina medarbetare. Sådana är viktiga och medarbetarna blir glada. Dessa sms kan du skicka när du står i en kö eller sitter i en taxi.
Som chef måste du ständigt vara tillgänglig för dina medarbetare. Det är fullt möjligt med tekniska hjälpmedel oavsett var i världen du befinner dig. Utanför arbetsplatsen blir ofta uppgifterna snabbare klara eftersom du slipper ständiga brandkårsutryckningar och medarbetare som avbryter med småfrågor.

Tekniken du behöver
En viss grad av teknik är nödvändig för att du ska kunna leda på distans på ett bra sätt. Du kan till exempel vara uppkopplad mot webbplatsen msn där du kan chatta, dela filer och ha videosamtal. Eller använda satellittelefon och koppla upp dig mot kontoret från en bergstopp i Himalaya.
Det finns många sorts mobiltelefoner som är extra bra vid distansarbete. Några exempel är traditionella smartphones som Symbian och Windows Mobile. Med dem går det bland annat att surfa på internet och att skicka och ta emot e-post. Men det kommer nya »vanliga« mobiltelefonmodeller som också klarar det.
Med en bärbar dator kan du normalt ta med dig all information som du behöver från din vanliga dator på kontoret. Om du behöver tillgång till oerhört mycket data kan du ta med den i en smidig liten extern hårddisk.

Färre säkerhetsbrister
Enligt många, bland dem Teo Härén, är den överlägset bästa bärbara datorn i dag Fujitsu Siemens P7120. Med sina 1,28 kilo är det den lättaste datorn på marknaden som har fullständiga funktioner. Den har ett tangentbord som är tillräckligt stort för att du ska kunna skriva på det utan problem. Skärmen är liten, men har full upplösning. Den är så ljusstark att du
kan läsa på den i solljus. Datorn saknar fläkt och är därför helt tyst. Den har en maximal batteritid på tio timmar.
Det finns många olika varianter av internetuppkopplingar i dag. Ett av de bästa abonnemangen är Telia Connect som ger god 3G-täckning. Många tycker att användningen av Telia Connect-kort är komplicerad i början, men när de väl har kommit över den tröskeln blir entusiasmen desto större. De får uppleva den snabba och enkla åtkomsten av såväl internet som sitt eget företags nätverk. Med mobiltelefon går det att koppla upp datorn mot nätet från i stort sett vilken ort som helst. Men om den trådlösa bredbandstjänsten Telia HomeRun finns tillgänglig i form av en surfpunkt där du befinner dig – på flygplatsen, hotellet, kaféet eller någon annanstans – går det extra snabbt att surfa. Tjänsten fungerar lika väl som fast bredbandsanslutning. För att få en bra säkerhetsnivå kan du välja att använda krypterade så kallade VPN-tunnlar.
Under flera år har det talats om säkerhetsbrister med distansarbete. Dessa problem är i stort sett lösta i dag, men de finns ibland kvar som mentala hinder. I dag finns allt från gratis krypteringsprogram till mycket avancerade säkerhetsprogram som skyddar informationen på din bärbara dator. Med rätt skydd kan du sitta på vilket kafé som helst och arbeta minst lika säkert som på kontoret.
Du kan använda din bärbara dator för IP-telefoni. En av de bästa programvarorna för sådan är Skype. Tjänsten är gratis och fungerar bra på långa avstånd. Med Skype går det också att chatta. Fördelen med att chatta i stället för att tala är att dokumentationen finns kvar. Chat är exempelvis bra när du ska bolla mötestider.

Scanna i hängmattan
När det gäller andra tekniska hjälpmedel som du kan använda vid ditt distansledarskap finns exempelvis C-pens läspenna. Med den kan du ligga i hängmattan på landet eller sitta i en solstol på en Medelhavskryssning och scanna in texter ur en rapport. Tillbaka vid din dator kan du överföra texterna och skicka dem till kollegan som skrev rapporten och bifoga dina egna kommentarer.
En iPod eller MP3-spelare kan du använda för att spara ned ljudfiler från möten eller föredrag som du behöver analysera eller göra anteckningar om.
Det finns bra handdatorer som du tack vare deras lilla format och långa batteritid kan arbeta med på platser som inte passar för en bärbar dator. Till skillnad från en vanlig dator har handdatorn normalt inget tangentbord utan inmatningen sker med pekpinne på skärmen. Några av de mest använda handdatorerna är Palm, REX och Psion.
Du kan ha reservtillgång till information på ett Usb-minne som du kan ha på nyckelknippan eller i portföljen. Det kanske inte kommer till användning så ofta, men utgör ändå en trygghet. Informationen kan du vid behov hämta från vilken dator som helst. Ett alternativ är att lägga datan på en hårddisk på nätet som är åtkomlig för dig från alla uppkopplade datorer.