Gör enkäten till ett smart verktyg

En del chefer skyr medarbetarenkäter som pesten. Ofta med rätta. Det finns ingen som helst vits att göra enkäter där människor anonymt för fram åsikter som sedan inte leder någon vart. Men rätt använd kan medarbetarenkäten bli ett effektivt verktyg för förändringar.

»Det absolut viktigaste med en medarbetarundersökning är att chefen är beredd att ta till sig de synpunkter som kommer fram, annars har den inget värde. Då är det bättre att låta bli att göra någon så slipper medarbetarna bli besvikna och känna att ingen lyssnar på dem«, säger Göran Ekvall, professor i organisationspsykologi.

Det första du behöver tänka på är vad du vill få ut av medarbetarenkäten. Frågorna ska avspegla företagets mål och värderingar och vara relevanta för de jobb som medarbetarna har.
Om undersökningen visar att det finns ett förbättringsarbete att göra gäller det att ha en handlingsplan och presentera den för medarbetarna. Och gör det snabbt, innan missnöjet börjar pyra. Här är sex kom-ihåg för chefen som vill ta vara på medarbetarundersökningen.

1. Fråga rätt
Fundera först och främst över syftet med undersökningen. Vad vill du mäta? Det är viktigt att frågorna är kopplade till företagets mål och värderingar. De måste också vara relevanta för medarbetarnas arbetssituation. Det går inte att fråga en läkare på akuten om han kan planera sitt jobb. Ställ inte för många frågor, då blir undersökningen svårare att följa upp. Det räcker med 30 stycken.

2. Skilj mellan symptom och problem
Om det till exempel kommer fram i undersökningen att medarbetarna inte vill ta ansvar är det ett symptom och inte ett problem. Antingen har medarbetarna inte förstått uppgiften eller också har de inte rätt kompetens eller resurser för att ta ansvar. Det är ingen idé att behandla symptomen om inte de grundläggande problemen åtgärdas.

3. Sätt in stöd
När du har fått in resultatet från undersökningen kan du gå igenom och se vad du kan åtgärda på egen hand och vad du behöver hjälp med. Sätt grönt för vad du kan göra själv, gult för vad du behöver stöd med och rött om du behöver utbildning. Det kan hända att hela gruppen av medarbetare behöver utbildning inom något område.

4. Gör en handlingsplan
Fokusera på de delar av medarbetarundersökningen där resultaten blev dåliga och hamnade långt från företagets uppställda mål eller långt under genomsnittet för andra företag. Gör en handlingsplan för varje sådan fråga. Utgå från punkten ovan: Vad kan du göra själv, vad behöver du hjälp med, behövs det utbildningsinsatser? Om du till exempel har fått kritik för dålig feedback kanske du kan bestämma att du vid ett visst möte varje vecka ska ge respons på gruppens arbete. Presentera handlingsplanen för alla medarbetare. Sätt upp en tidsplan när den ska vara genomförd, exempelvis tre månader.

5. Sätt upp nya mål
Gå igenom svaren från medarbetarundersökningen och se om det är några mål som du behöver ändra eller om du kan sätta upp delmål i stället. En del mål kan vara ouppnåeliga. Det är till exempel inte realistiskt att alla medarbetare alltid ska känna sig lugna och samlade, men däremot att medarbetarna bara ska känna sig stressade ibland.

6. Gör om undersökningen
När handlingsplanen är genomförd gör du om de delar av medarbetarundersökningen där resultaten var dåliga. Ställ samma frågor en gång till. Presentera resultatet från den nya undersökningen för alla medarbetare. Förhoppningsvis har förbättringsarbetet gett effekt och medarbetarna och du själv har närmat er företagens mål.