Ge tuffa besked – här är 5 råd för att lyckas

Som chef ingår det i ditt uppdrag att hålla medarbetarna uppdaterade kring vad som händer på arbetsplatsen. Till exempel är det kanske dags för en större omorganisation.  Och även om informationen inte är positiv krävs det att du levererar nyheterna.

Dåliga förberedelser kan göra att förändringen direkt får ett negativt mottagande. Du kan i värsta fall få en rejäl uppförsbacke direkt. HBR (Harvard Business Review) har sammanställt några råd för hur du ska lyckas med att ge informationen på ett bra sätt.

Här är deras råd:

1) Förbered dig – ordentligt!

Genom att planera anförandet (mer än du trodde skulle behövas) kan du slipa både på innehållet och hur du ska framföra den. Om du väljer att berätta för alla samtidigt: Se till att det från början finns inplanerat mindre möten i varje arbetsgrupp. Det är viktigt att alla får i lugn och ro ta in informationen. Många behöver tiden för att komma på relevanta frågor.

2) Sätt upp ett rollspel innan

Alla chefer (från ledningsnivå till mellanchefer) som kan behöva svara på frågor kring informationen måste få träna på förhand. Det går inte att anta att alla kan hantera situationen när nyheterna väl är ute. Genom att sätta upp mindre rollspel hinner alla beslutsfattare testa på hur det kommer kännas när det bränner till. Om alla inte är förberedda finns en risk att man, även på chefsnivå, börjar skylla på varandra för att rädda sitt eget skinn.

3) Beskriv det som lösningen på ett problem

Genom att vara tydlig med att förändringen genomförs för att lösa ett problem inom organisationen kan du få större förståelse från medarbetarna. Då blir förändringen inte bara ett onödigt ont. Kanske får kunderna lida av ett ineffektivt system idag och att pengarna ni sparar in kan läggas på andra delar inom verksamheten.

4) Våga vara personlig

Om du är allmän i ditt första anförande: Se till att varje medarbetare som påverkas får ett personligt tilltal i mindre möten. Låt medarbetaren vara både en del av förändringen och hur den ska genomföras. Det kan motivationen hos den enskilda medarbetaren och göra den mer delaktig i vad som komma skall.

5) Visa upp din ödmjuka sida

Hur mycket du än förbereder dig går inte alla reaktioner och frågor att förutspå. Om du känner att något blev fel är det från första stund vara ödmjuk. Du kanske själv känner att du måste backa på någon punkt. Genom att benämna det avdramatiserar du situationen som uppstått och du upplevs som mer mänsklig som ledare – snarare än en robot som bara kör på oavsett vad som händer.