Få den nakna sanningen med avslut-metoden

Någon ska sluta.
Tack och adjö. Kaffe och tårta.
Men kanske går det att göra något mer av avskedet. Det finns information att få, tack att säga och band att knyta.
Det började när Gunilla Wachtmeister jobbade på sas, inom hotelldelen. Först var det anställningsintervjuerna som förvandlades till ett möte mellan den sökande och flera ur gruppen som han eller hon eventuellt skulle jobba med.
Det visade sig vara en rätt bra metod. Man såg snabbt hur personen fungerade i gruppen.
Med tiden utvecklade Gunilla Wachtmeister metoden och då kom tanken att den kunde användas även vid avslut.
»När någon slutar har man mycket att lära. Vi var intresserade av att ta vara på allt den som var på väg ut kunde ge.«

Så här går det till.
När någon medarbetare ska sluta så kallar hon till ett avslutningsmöte. Med på mötet är chefen, den som slutar och de som arbetat närmast honom eller henne. Inte gärna mer än sex personer. Och så en utomstående som leder mötet.
Gunilla Wachtmeisters avslutningsmöten tar mellan en och två timmar och efteråt brukar hon planera in någon trevlig aktivitet.
Den som leder mötet har förberett frågor. Men det ska inte bli en utfrågning utan ett naturligt samtal där den som slutar berättar öppet om sina erfarenheter och där arbetskamrater och chef deltar. Vad har varit bra, vad har varit mindre bra, vilka förändringar kan medarbetaren föreslå och vad hade man velat göra annorlunda?

Det är samtalsledarens uppgift att se till att det blir ett konstruktivt, trevligt samtal utan personangrepp.
Gunilla Wachtmeister har haft stor nytta av sina avslutssamtal. Där har det kunnat komma fram åsikter som tidigare inte uttalats på grund av beroendeförhållandet mellan anställd och chef.
»När en person ska sluta är det lättare att tala öppet om vad som varit bra, vad som varit mindre bra och få förslag till förändringar.«

Ibland har Gunilla Wachtmeister blivit förvånad. Det hon trott varit svårt för medarbetaren har visat sig vara av underordnad betydelse, medan annat som ingen känt till har kommit upp till ytan.
»Jag har varit med om att en anställd plötsligt har berättat att en viktig kund varit besvärlig. Det har varit känsligt och den anställde har gått ensam med sin börda och berättade om det först i avslutssamtalet.«
Andra gånger har det handlat om interna problem. Att kommunikationen inte fungerat. Den anställde har sett sin roll otydligt eller så har vissa delar av organisationen inte fungerat.
»Som chef får man vara beredd på att det kan komma kritik. Man måste våga blotta strupen.«

Själv har Gunilla Wachtmeister gjort det gång på gång och tycker att det bara varit positivt.
»Medarbetare som ska sluta kan släppa loss lite, vara mer öppna och kreativa och ge bra förslag på förbättringar.«
Allt som sägs på mötet stannar inom gruppen. Men allt dokumenteras och kan leda till förändringar i verksamheten.
Kanske det viktigaste syftet med avslutningssamtalet är att göra ett bra avslut med den medarbetare som slutar. Att signalera: Du har varit en del av oss. Du har tillfört så mycket bra. Vi är glada för den tid vi fått dra nytta av dig.
»Meningen med mötet är att den som slutar ska bli bekräftad. Hans eller hennes insats är synlig.«

Det finns alltid en nostalgisk del i ett avsked och Gunilla Wachtmeister tycker att det är viktigt att de känslorna får komma fram.
»Det är som i alla relationer som bryts. De som ska jobba kvar känner lite sorg över att mista en arbetskamrat och den som slutar känner ofta lite sorg i att gå vidare.«
Avslutssamtalet avslutas lite ceremoniellt. Kanske med en gemensam lunch eller med kaffe och tårta.
»Den som slutar kommer att bli en ambassadör för vår arbetsplats. De ska vara stolta över att ha arbetat här och veta att vi är stolta över dem.«