Delegera om du vill bli framgångsrik

Det är lätt att fastna i detaljer och det operativa arbetet. Men som chef måste du hålla blicken mot horisonten. Då är det lämpligt att styra över en del uppgifter på dina medarbetare.

”Jag har mycket att vinna på att delegera. Jag får mer tid till strategiskt arbete. Dessutom utvecklar jag mina medarbetare. På vissa områden är mina medarbetare duktigare än jag, och då är det bättre att de tar hand om uppgiften”, säger Elisabeth Stjernstoft, it-chef på Citymail.

Hon har arbetat som chef i tio år och erkänner att hon i början inte var lika bra på att delegera.
”Då satt jag gärna och duttade med detaljer. Det var ju så kul! Men jag insåg till slut att jag inte hann med allt jag skulle göra.”

Hon menar att det kan vara riskfyllt att göra allting själv.
”Det slutar med att ingenting blir ordentligt gjort.”

Elisabeth Stjernstoft anser att du kan kväva dina medarbetare om du inte låter dem ta eget ansvar.
”Då blir chefen som en jättestor ek som tar all plats och utrymme. Du låter inte någon annan växa.”

Det är viktigt att sätta ett tydligt mål och en glasklar deadline när du delegerar. Något som hon ibland misslyckas med.
”Jag är tyvärr ganska otålig. När jag gav i uppgift till en medarbetare att ta fram ett upphandlingsunderlag blev det aldrig klart. Det slutade med att jag gjorde det själv. Det var inte så lyckat. Men jag drog en lärdom av det. Jag måste kommunicera deadline ännu tydligare nästa gång.”

Så här delegerar du!

1. Delegera när du …

… har mer arbete än du kan utföra om du samtidigt ska fungera som ledare.

… vill utveckla dina medarbetare.

… har medarbetare som är mer kompetenta än du att utföra vissa arbetsuppgifter.

 2. Ge ramar för…
  … vilken uppgift som ska utföras
  … hur lång tid det får ta och vad det får kosta
  … vilka befogenheter medarbetaren har

Det finns tre typer av befogenheter:

* Befogenhet att besluta om rekommendationer: Medarbetaren får undersöka alternativ och föreslå den bästa varianten. Använd den här nivån när du behöver input innan du fattar beslut.

 * Befogenhet att informera och initiera: Medarbetaren får undersöka och välja det bästa handlingsalternativet, informera om varför det är det bästa och initiera valet. Använd denna nivå när du vill att någon informerar dig innan han eller hon går till handling så att du kan avvärja potentiella problem.

  * Befogenhet att handla: Medarbetaren får full beslutsrätt att handla enligt projektets behov. Använd denna nivå när du är säker på att någon är fullt kapabel att utföra sina uppgifter och när risken för större misstag är minimal.

3. Stäm av att medarbetaren har förstått och gå sedan vidare. Juniora medarbetare behöver mer stöd i början.

4. Var tillgänglig. Visa att du är mottaglig om dina medarbetare vill bolla idéer. Uppmana dem att komma till dig om de kör fast.

5. Slutfört? Ge feedback så här:

a. Du kommenterar det uträttade, inte personen.
Om projektet går åt rätt håll är uppföljningen sällan ett problem. Om medarbetaren missförstått måste du däremot se till att tala om vad som blivit fel och hur du vill ha det i stället. Kanske har medarbetaren ett förslag på hur man löser problemet.

b. Du är precis.
Du säger inte i allmänna ordalag att du är missnöjd med resultatet utan talar om vad som måste utvecklas, göras om eller förbättras.

c. Du framför din mening, ingen annans.
Skyll inte på vad din chef skulle tycka eller vad någon annan har sagt utan säg vad du själv menar och står för.

Undvik att delegera följande:

–    Planering av strategiska projekt
–    Val av medarbetare i projekt
–    Rekrytering av nyckelpersoner
–    Motivation, belöning och feedback bör inte heller delegeras ut. Det ska komma direkt från dig som chef.