Delegera rätt

Alla tjänar på att chefen delegerar. Medarbetarna får större utvecklingsmöjligheter och chefen får tid att leda arbetet i stort.

Delegering = överlåtande av beslutsrätt.

Syftet med delegering: Delegering är en av dina viktigaste uppgifter och verktyg. Du kan inte göra allting själv. Du måste delegera för att få tid över till själva chefsjobbet, nämligen att lägga ut riktningen och att säkerställa att den följs genom kontinuerlig dialog och utveckling.

Delegering är dessutom ett sätt att motivera och engagera medarbetarna. Genom delegering blir medarbetarna mer kompetenta och effektiva. När medarbetarna känner sig delaktiga ökar möjligheterna att nå bästa resultat.

Är du osäker på medarbetarens förmåga, så börja i smått. Visa att du tror att personen klarar av uppgiften. Om du styr upp honom eller henne lite extra i början så har du igen det sedan.

För att få ett lyckat slutresultat måste du ge dig själv och andra tid att komma igång. I början kräver människor mer stöd. För att de senare ska bli mer självgående måste de få det stödet. I det här läget är det bättre att gasa på än att bromsa.

Genomtänkt delegering bygger på att man är väl förberedd. Man måste vara helt klar över vem av medarbetarna som är bra på vad.

Man måste dessutom ha klart för sig vilka arbetsuppgifter som ska utföras.

Se arbetet som en tårta med allt som ska göras. Dela tårtan i bitar och tänk ut vem som har bäst kompetens för respektive bit. Dela sedan ut tårtbitarna till rätt personer.

Spelregler är nödvändiga vid delegering. Alla måste veta vad de får och förväntas göra.

För att kunna utföra en arbetsuppgift eller genomföra ett projekt krävs även spelregler för vilka befogenheter som gäller inom projektet. Det finns tre huvudsakliga nivåer.

• Befogenhet att besluta om rekommendationer: Medarbetaren får undersöka alternativ och föreslå den bästa varianten. Använd den här nivån när du behöver input innan du fattar beslut.
• Befogenhet att informera och initiera: Medarbetaren får undersöka och välja det bästa handlingsalternativet, informera om varför det är det bästa och initiera valet. Använd denna nivå när du vill att någon informerar dig innan han eller hon går till handling så att du kan avvärja potentiella problem.
• Befogenhet att handla: Medarbetaren får full beslutsrätt att handla enligt projektets behov. Använd denna nivå när du är säker på att någon är fullt kapabel att utföra sina uppgifter och när risken för större misstag är minimal.

Det är dessutom viktigt att du följer upp det du delegerat.

Bra feedback vid uppföljning karaktäriseras framför allt av tre saker:

1. Du kommenterar det uträttade, inte personen.
Om projektet går åt rätt håll är uppföljningen sällan ett problem. Om medarbetaren missförstått måste du däremot se till att tala om vad som blivit fel och hur du vill ha det i stället. Kanske har medarbetaren ett förslag på hur man löser problemet.

2. Du är precis.
Du säger inte i allmänna ordalag att du är missnöjd med resultatet utan talar om vad som måste utvecklas, göras om eller förbättras.

3. Du framför din mening, ingen annans.
Skyll inte på vad din chef skulle tycka eller vad någon annan har sagt utan säg vad du själv menar och står för.