Därför ska du hålla medarbetarsamtal i grupp

Med 136 sköterskor och undersköterskor var medarbetarsamtalen en tung uppgift för de två enhetscheferna vid operationsavdelningen på Helsingborgs lasarett. När en av cheferna slutade, blev uppgiften oöverstiglig för Pia Johansson, som var ensam kvar.

Områdeschefen Karin Borgman-Remse, som är chef för elva enhetschefer på sjukhuset, däribland dem på operation, visste att många av medarbetarna – erfarna operations- och narkos-sköterskor och undersköterskor – inte kände sig sedda eller delaktiga. Visst hade de arbetsplatsträffar, men då var de 50–60 personer.

I en diskussion med HR-avdelningen kom idén om medarbetarsamtal i två steg: Det första i grupp och det skulle handla om verksamheten, därefter det andra enskilt om medarbetarens utveckling och lön. De samrådde med facket, som köpte idén.

Under hösten hölls de sista gruppsamtalen och ett avslutande uppsamlingsmöte. Metoden har inneburit en rejäl tidsbesparing och en mängd nya idéer.

”Medarbetarna har blivit mer engagerade och känner sig mer delaktiga i verksamheten”, säger Karin Borgman-Remse.

I år planeras nya gruppsamtal, då med fokus på hur de ska genomföra de idéer som kommit fram.

LÄS MER: Mer lönsamt med team än grupper

Gruppsamtalen

1. Förberedelser
Gör upp en mall för samtalet, gärna med stöd från HR-avdelningen om det är möjligt. Detta samtal handlar om sådant som rör verksamheten, ledarskapet och medarbetarskapet.

På Helsingborgs lasarett mejslades tre nyckelord fram som gruppsamtalen skulle kretsa kring. Utifrån det utformades ett formulär med frågor om hur dessa områden fungerade:
– under det senaste året
– i nuläget
– hur gruppen önskade att det skulle fungera i framtiden
– alla medarbetare ombads att fylla i formuläret inför gruppsamtalet.

2. Planering
Sätt samman grupper med bred mix av yrkeskategorier och över avdelningsgränser.

På Helsingborgs lasarett var det nio personer i varje grupp. För varje gruppsamtal avsattes 1,5 timme och det hölls utanför avdelningen.

3. Genomförande
Hitta en bra form för samtalet och utse vem som ska hålla i det och andra spelregler.

På Helsingborgs lasarett var både enhetschefen och områdeschefen med. Gruppledarna gick igenom:

– gruppledarnas roller

– syftet, att samtalet skulle handla om verksamheten och idéer till hur den kan utvecklas

– spelreglerna, bland annat att inget som sägs lämnar rummet, absolut mobiltelefonförbud, att allas åsikter är viktiga och att ingen därför får avbryta eller kritisera vad någon annan säger.

4. Sammanfattning

När alla gruppsamtal genomförts sammanfattar ni de förslag och idéer som kommit fram och går igenom dem med alla medarbetarna.