Byråkratin anfaller

Fråga vem som helst. På det stora länssjukhuset är alla överens – enhetscheferna, deras underställda sjuksköterskor och sjukhusets högsta ledning.

Det är samma svar överallt – enhetschefernas viktigaste uppgift är att stödja sina medarbetare och leda sina enheter. De ska möta medarbetarna, ute på fältet, i levande samtal.

Men var hittar vi en vanlig enhetschef en vanlig arbetsdag?

Just det, på sitt kontor. Sjukhusledningen har nämligen lagt hela löneadministrationen i enhetschefernas knä, vilket betyder timme efter timme framför datorn i stället för ute hos medarbetarna.

Samtidigt som utvecklingen i svenskt arbetsliv går mot allt friare arbetsformer och allt större personlig närvaro så är den interna byråkratin lika krävande och stelbent som förr. Om inte värre.

Forskarna Mari Kira och Jan Forslin beskriver fenomenet i ett kapitel i den nyutkomna antologin »Ledarskap för fria medarbetare« från det snart nedlagda Arbetslivsinstitutet.

Författarna tycker sig ha funnit en del av förklaringen till varför de nya fria, ansvarsfulla och flexibla arbetsformerna inte tycks stärka och bygga upp dem som jobbar i dem, utan snarare dränerar dem på energi.

Är det alltså så som andra forskare har sagt förut, att friheten gör oss sjuka?

Nej, svarar Kira och Forslin. Det så kallade postbyråkratiska arbetet – exempelvis ett följsamt, coachande ledarskap – bränner inte ut någon. Det är glappet mellan de nya ambitionerna och de gamla rutinerna som bryter ner en modern chef.

Å ena sidan finns viljan att vara en kommunikativ, närvarande, engagerad och känslomässigt intelligent chef. Å andra sidan tvången med excelark, möten och rapportering som äter upp mer och mer av varje arbetsdag.

Vad som avslöjas är hur utmanande det postbyråkratiska arbetet faktiskt är när det utövas i verkligheten.

Chefer och medarbetare blir allt bättre på att definiera sina egna arbetsuppgifter, sätta sina egna mål, planera, organisera, övervaka sig själva och i slutändan till och med bedöma kvaliteten på sina egna resultat. Deras arbete är gränslöst, flytande, osäkert, svårkontrollerat och ofta osynligt.

Det förutsätter en helt ny personlig och känslomässig närvaro – och helt ny kompetens. Eller vad sägs om konsten att begränsa sig, förstå hur man fungerar under press och veta när det är dags att ge sig själv utrymme för reflektion och lärande.

Det postbyråkratiska arbetet kan inte kontrolleras, inte ens av utövarna själva. Kanske är det just därför det blir så hotfullt för organisationerna, som vill ha kontroll, förutsägbarhet och synlig effektivitet.

Det är då hierarkierna börjar reagera med att smyga in fler och fler regler och rutiner uppifrån, som sakta tynger och kväver de där mellancheferna vars viktigaste uppgift var att stötta och finnas till för sina medarbetare. Ute på fältet, i levande samtal.

Ingen blir väl förvånad över att cheferna en efter en kroknade, slocknade och slutade.

Så hur borde det  vara i stället? Hur skulle en fri postbyråkratisk organisation se ut som kunde styra och stödja det fria postbyråkratiska arbetet?

Här står forskarna utan enkla svar.

Goda strukturer och regler ska helst locka fram det som fria chefer och medarbetare behöver, nämligen begripliga, hanterbara och meningsfulla arbetsuppgifter.

Men hur får man en organisation att beskriva och avgränsa ett arbete, eller bestämma vad som är viktigt – om det inte ska ske genom regler och, just det, byråkrati?

Mari Kiras och Jan Forslins lösning är att det måste ske en arbetsdelning, men att den hela tiden måste göras om och uppfinnas på nytt. Och framför allt – den måste formas gemensamt av dem som gör jobbet och deras chefer, som kan hjälpa till med prioriteringarna.

En postbyråkratisk struktur är alltså en ständigt pågående process snarare än en färdig lösning. Och den processen kräver tid, samarbete och öppen dialog.

Det var också vad enhetscheferna på länssjukhuset till slut fick till med sina överordnade, klinikcheferna. Dessa insåg att allting inte kan förhandsplaneras i en värld där allting hela tiden förändras.

Så nu kan enhetscheferna äntligen stänga av sina skärmar ibland, resa sig från sina nedsuttna kontorsstolar och gå ut och hälsa på sina självgående, fritt arbetande medarbetare.