5 problem som nya chefer ställs inför

Jobbet är ditt. Nu är du chef. Förmodligen har du massor av tankar kring allt det nya som du ska hantera som ledare.

”De vanligaste frågorna som nya chefer ställer sig rör relationer åt alla olika håll”, säger Peter Fichtel, leg psykolog med lång erfarenhet av ledar- och organisationsutveckling, och ger några exempel:
”Många undrar hur man får fungerande relationer på arbetsplatsen. Och vad gör jag vid konflikter? Hur uppmuntrar jag välfungerande medarbetare och hur ger jag feedback till dem som inte presterar?”

Här ger Peter Fichtel svaren på några de mest förekommande frågorna som han stöter på i mötet med nya chefer.

1) Hur ger jag feedback?

Oavsett om det är negativ eller positiv feedback gäller en grundprincip: Gå på beteendet, inte på personen.
”Att bara säga att något är bra eller dåligt ger utrymme för tolkningar. Tala om vad personen gör som är bra och när det är bra och varför det är bra. Att fokusera på beteendet har ett högt instruktionsvärde”, säger Peter Fichtel.

Säg alltså inte: ”Du är duktig”. Säg i stället: ”När du sa så där på mötet igår innebar det… Det ledde till att…” Då har du gett så kallad positiv förstärkning, vilket ökar chansen för att personen upprepar det positiva beteendet.

Att ge negativ feedback bygger på samma princip: Var beteende- och situationsspecifik. Berätta vad den här personen gör som inte är bra, varför du tycker det är dåligt, och vilka konsekvenser det får.
Säg alltså inte: ”Du är …”. Säg i stället: ”När du sa sådär på mötet igår, tyckte jag att det var onödigt hårt och det kändes som om ingen annan vågade yttra sig”.

Ge negativ feedback med kort förvarning. Beskriv beteendet och konsekvenserna. Invänta reaktion. Diskutera fram en gemensam överenskommelse.

2) Vad gör jag när det uppstår konflikter?

Här krävs fingertoppskänsla. Om du går in och petar i allt riskerar du lite av skolfrökenbeteende. Om du nonchalerar det riskerar du att abdikera som ledare.
”Men det är bättre att ta upp det än att inte göra det, hellre för tidigt än för sent. Kalla till ett möte med inblandade och var tydlig med att du äger mötet. Om du känner dig osäker kan du be din chef eller hr att vara med. Var beredd på en spänd situation, men förklara lugnt att ´ Vi ska prata om den här konflikten´. Du låter parterna komma till tals och du fördelar ordet”, säger Peter Fichtel.

3) När ska jag ta upp ett problem och när ska jag låta bli?

Problemets art och betydelse spelar självklart in. Men här krävs återigen balansakter. Att gå in och peta i allt kan hämma medarbetarnas kreativitet. Att inte låtsas om det kan förvärra.
”Facit finns inte, men generellt gäller: Gå hellre in för tidigt än för sent. Ibland kan det vara rätt att blunda. Jag brukar säga att man kan blunda första gången och hålla ett öga på det. Om man ser det en andra gång ska man inte låtsas att det är första gången. Chefskapet är ett hantverk och att ha känsla för när tajmingen är rätt är en del av detta hantverk”, säger Peter Fichtel.

4) Hur hanterar jag min egen chef?

På små företag, där alla känner alla, kan det vara oklara gränser för vem som ansvarar för vad. På större företag kan det finnas vänskapsband som inte överensstämmer med hierarkin. Som ny chef riskerar du att bli rundad, att medarbetarna går till din chef med sina spörsmål, vilket undergräver ditt ledarskap. Därför är det viktigt att du har tydliga mandat och ett väl definierat ansvarsområde. Kommunicera detta ansvarsområde till medarbetarna.
”Ta det med din chef innan det har hänt. Kommunicera till medarbetarna: ´ De här frågorna vill jag att ni kommer till mig med. Om det behövs tar jag dem vidare´”, säger Peter Fichtel.

5) Hur blir jag en tydlig chef?

En tydlig chef slipper många missförstånd och skapar bättre förutsättning, både när det gäller prestation och trivsel. Att bli tydlig handlar om att kommunicera regelbundet och hitta en struktur för kommunikation.
”Ha regelbundna möten med gruppen och på individnivå. Följ upp resultat och beteende regelbundet och systematiserat”, säger Peter Fichtel.

Finns ingen mötesstruktur? Skapa en. Vad passar på er arbetsplats? Vissa arbetsplatser har korta uppstartsmöten en eller två gånger om dagen. Det viktiga är att hitta ett fungerande forum för kommunikation att följa upp det du har kommunicerat.

Text: Annika Hällqvist