3 misstag du vill undvika när du mejlar

Nyligen släpptes rapporten ”Svenskarna och internet” där det framkom att hela 97 procent av svenskarna fortfarande mejlar. 68 procent gör det dessutom dagligen. Därför kommer det dröja tills vi lämnar e-postprogrammen för att helt gå över till chatprogram som Slack.

Men hur bra är vi egentligen på att mejla? Många av oss har en mångårig erfarenhet, men går ändå i en rad fallgropar dagligen. Här är 3 misstag som många gör – och hur du kan göra för att bli en mer kommunikativ chef.

1) Du skickar iväg mejlet direkt

Det kan vara frestande att klicka på ”skicka”-knappen och gå vidare till nästa arbetsuppgift. Men det leder troligen till mer jobb längre fram då ett hopkrafsat mejl ofta saknar fullständig information och snarare skapar missförstånd. Tipset är att vänta i minst 60 sekunder. Då hinner du gå tillbaka, läsa igenom mejlet och säkerställa att du fick med allt.

2) Du skriver för korta mejl

Du har säkert hört att ingen vill ha långa, oläsliga mejl. Det stämmer! Men och andra sidan kan ett allt för kort mejl sakna viktigt innehåll och snarare skapa missförstånd än reda ut frågetecken. Ett tips är att inleda mejlet med information som alla är överens om sedan tidigare. Det bekräftar ytterligare det ni pratat om.

Längre ner i mejlet kan du sedan placera ny information. Ett mejl som enbart innehåller ny kunskap kan bli svårbearbetad för mottagaren.

3) Du reflekterar inte över tonen i mejlet

Det är skillnad på att leverera ett besked öga-mot-öga och i ett mejl. I verkligheten kan du ta ditt kroppsspråk till hjälp medan du i ett mejl är helt utelämnad till dina ord. Det ställer högre krav på att tonen också speglar informationen du vill ge.

Tipset är att läsa dina mejl högt några gånger och testa gärna olika toner i din röst. Till exempel kan du testa att läsa texten med en sarkastisk eller ilsken ton. Det här hjälper dig att enklare förstå mottagarens eventuella perspektiv och du har tagit ett viktigt steg i ditt sätt att kommunicera.

Källa: Fast Company.