Årets Chef 2019: Stefan Vilkman

Motivation kommer ur frihet, eget ansvar och känslan av att vara behövd. En övertygelse om att det du gör faktiskt skapar en skillnad. På Östra gymnasiet, som Stefan Vilkman varit med och byggt upp från grunden och där han idag är rektor gäller det både lärare, elever och övrig personal.

”Vi utövar medarbetarskap, även gentemot eleverna. Vår skolan ska var en trygg och öppen plats där både barn och vuxna trivs och mår bra. Det är först när det fungerar som du är motiverad att lära dig saker och engagera dig i ditt arbete.”

Konsekvensen av att även eleverna betraktas som medarbetare är att det mesta är öppet och tillgängligt.

”Eleverna ska ha tillgång till skolans resurser och vi har så lite begränsningar som möjligt innanför våra väggar. Behöver de kopiera eller skriva ut så får de göra det utan att slå in koder eller betala. Musikeleverna har tillgång till musikstudion på eftermiddagarna och de som är med i idrottsföreningen får vara i gymmet när de vill.”

Idéerna om motivation och deltagande, som han idag ser som en grund i sitt ledarskap fanns med redan när skolan planerades i början på 2000-talet.

”Som projektledare var jag med när vi letade tomt till den nya skolan. Redan då funderade jag mycket på vilka förutsättningar som behövs för att en skola ska fungera.”

Skolans värdegrund skulle manifesteras rent fysiskt i lokalerna och Stefan Vilkman gav arkitekterna värdeord som demokrati, kontaktskapande och öppenhet att arbeta utifrån när de utformade byggnaden. Idag består skolan av öppna miljöer, elever och personal rör sig på samma ytor. Avsaknaden av skumma vrår och den ständiga närvaron av vuxna skapar trygghet. Eleverna kan slappna av.

När skolan var klar och skulle öppna utlystes tjänsten som rektor. Stefan Vilkman, som var nyfiken på om hans idéer om att driva skola skulle fungera i praktiken, sökte tjänsten och fick den. I början gick det lite trögt.  Vem vågar söka till en skola som ingen vet något om?

”Jag var den första skolledare som anställde en marknadsförare på heltid. Men jag satsade också på kvalitet redan från början och kvalitetsarbetet blev nyckeln till att marknadsföraren kunde göra sitt jobb.”

Från att ha varit en helt okänd skola som inte ens Huddingeborna hört talas om, till att bli den tredje mest sökta skolan i Stockholms län har varit en riktig resa. Antalet elever som går ut med gymnasieexamen är omkring 97 procent, långt över genomsnittet i länet.

”En skola utgörs inte bara av undervisning. Den är ett samhälle i miniatyr, här finns hälsovård, administration, vaktmästeri och så vidare. Den grundtanke som genomsyrar hela verksamheten är att alla delar är viktiga, att varje enhet ska ha ett eget kvalitessystem och att alla delar genomgående ska ligga på samma höga nivå.”

Omsorgen om detaljer och det strukturerade kvalitetsarbetet skapar trivsel, låg personalomsättning och får eleverna att stanna kvar, även i årskurs två och tre. Det här är faktorer som gör underverk för skolans ekonomi och pengarna som sparas satsas i gengäld på ytterligare kvalitetsförbättringar och på olika trivselprojekt.

Stefan Vilkman kom i kontakt med skolans värld som vikare i början på på 1980-talet. Relativt sent i livet började han plugga på universitetet och med en ständig lust att lära nytt började han läsa ekonomi. Hans civilekonomexamen har satt tydlig prägel på hans sätt att leda skolan.

”Som rektor och skolledare idag måste man ta input från företagsvärlden. De teoribildningar kring ledarskap, marknadsföring, juridik och inte minst organisation som jag fick genom min civilekonomutbildning har jag haft enorm nytta av.”

Stefan Vilkman har järnkoll på strategiarbetet och har organiserat sin verksamhet utifrån motivationsteori.

”Vi har en väldigt platt organisation med få chefer. Jag är fortfarande chef över alla lärarna och en del annan personal. Lärarna i sin tur är organiserade i olika grupper. Många har utbildning i arbetsledning och ledarskap och styr sedan olika projekt. Det innebär att lärarna i en del avseenden är ledare och i andra sammanhang blir ledda. De är väldigt bra på att hantera det här olika rollerna.”

Hälsoarbete och fortbildning för personalen är en viktig del av Stefan Vilkmans strategi. I musiklärarens tjänst ingår att bedriva friskvård i form av körverksamhet. Konversationskursen i italienska hölls av en av skolans språklärare och avslutandes med en studieresa till Rom. Och idrottsläraren organiserar promenadtävling för för den administrativa personalen. För att ge medarbetarna trygghet att hantera alla de oförutsedda frågor som kommer upp i arbetet med eleverna har Östra gymnasiet en väl utarbetad strategier för fortbildning. Tanken är att lärarna ska ha en verktygslåda av kompetenser för att själva kunna lösa så mycket som möjligt på egen hand.

Stefan Vilkman tar själv ivrigt del av ny forskning, nya idéer och kunskap kring allt frånskolväsendet till ledarskapsteori.  Hur skulle han beskriva sin egen ledarstil?

”Jag är en vänlig och tydlig chef och tycker inte att man ska härja med människor. Genom att prata och resonera med mina medarbetare, ställa frågor och visa mig intresserad bygger jag sociala relationer, tar reda på hur folk mår och vad de själva vill. Men kan vara petig när det gäller kvalitetsfrågor. Det är viktigt att vår kvalitet är genomgående, även i detaljer.”

Att det har varit mycket, och tidvis väldigt hårt jobb att driva fram denna idag blomstranden verksamhet är inget som Stefan Vilkman sticker under stol med. Över åren har han lärt sig vikten av återhämtning och tar långa sammanhängande semestrar på sommaren, på hösten jagar han och nästan varje år försöker han åka på en vintersemester med familjen. På jobbet väljer han noga vilka frågor han ska engagera sig i och vad som är andras jobb.

”Jag försöker leda genom andra och delegerar så mycket jag kan.”

Ett delegerande ledarskap handlar om förtroende, men också om att bygga upp kompetens för eget beslutsfattande hos medarbetarna.

”I början måste man vara lite mer instruerande i sitt ledarskap. Lite mer kontrollerande. Men så småningom lär sig medarbetarna vad jag tycker och kan ta beslut själva. Medarbetare som leder olika frågor som jag har delegerat har som regel en liten budget till sitt förfogande så att de kan ta beslut i vardagen. Det stärker deras motivation och avlastar mig.”

Det strategiska arbetet, det som rör affärsidé, värderingar och kvalitet håller han helt och hållet i själv.

”Jag har en inbyggd lampa och om en fråga dyker upp som har bäring på grundvärderingar eller strategi så tar jag hand om det, men är det inte en ledningsfråga så blandar jag mig inte i.”