tarta-sanna-mander
När du delegerar – dela upp bitarna på flera så att inte allt hamnar hos en enda person. Illustration: Sanna Mander.

5 steg för en perfekt (och snabb) delegering

Har du någon gång känt att det tar så mycket tid att förklara så att det är lika bra att du gör uppgiften själv? Visst, att delegera är ett jobb i sig, men också en nödvändighet för dig som chef. Lär dig att göra det på bästa sätt och glöm inte att följa upp.

 1. Delegera bara viktiga uppgifter.

Delegerar du uppgifter som du ser som oviktiga, är sannolikheten låg att de får hög prioritet och färdigställs i tid.

Detta gäller självklart alla uppgifter, oavsett om de delegeras eller inte, men en vanlig fälla är att man frestas att delegera saker som inte blivit gjorda just på grund av att de inte är viktiga.

Ställ dig därför frågan:

Kommer den här uppgiften att hjälpa oss att uppnå våra mål?

”Rita upp en skala på 1–10 där du prickar in hur mycket uppgiften bidrar till era mål”, säger Malin Trossing, ledarskapsexpert.

Om uppgiften ligger på 1–4, ifrågasätt uppgiftens existens. Behöver den verkligen göras alls? -Ligger den över 5 på skalan, är den värd att delegera.

2. Vet VAD det är du delegerar.

För att delegeringen ska bli tydlig och din uppföljning ska bli lättare måste du och din medarbetare veta följande om uppgiften:

  • Bakgrund, vad har hänt tidigare?
  • Nuläge, var står ni i dag?
  • Anledning, varför behöver uppgiften göras?
  • Processen, finns det krav på hur uppgiften ska utföras? Finns det några delmål?
  • Resultat, vad förväntas?
  • Effekt, vilka effekter kommer uppgiften och delegeringen av den att innebära?

3. Ha koll på VARFÖR du delegerar.

Det finns två bra anledningar till varför du kan behöva delegera uppgifter:

  • För att frigöra tid för dig till andra uppgifter.
  • Eller för att få medarbetaren att utveckla sin kompetens. Det i sin tur kan bidra till en mer självgående organisation.

Är du medveten om varför du delegerar kommer det att bli lättare för dig att lämna över uppgiften, men också att påminna dig själv om att du som chef inte ska gå in och peta i arbetet. Då tappar delegeringen sin funktion.

4. Visa intresse – följ upp
Även om du delegerar uppgiften måste du komma ihåg att det är du som chef som har det yttersta ansvaret. Och hur visar du att upp-giften är viktig om du inte får lägga dig i? Visa dig intresserad.

”Det kan räcka med att fråga hur det går eller hur det känns”, säger Malin Trossing.

Hennes tips för att hålla dig uppdaterad är:

  • Boka in avstämningsmöten direkt när medarbetaren får uppgiften, då riskerar ni inte att uppföljningen rinner ut i sanden.

5. Ha ett tydligt avslut

För att inte riskera att uppgiften rinner ut i sanden, sätt upp ett tydligt avslut.

Bestäm:

  • När, hur och till vem ska uppgiften levereras?
  • Boka gärna ett sista avslutningsmöte då ni kan checka av att uppgiften är klar.

 Tre vanliga delegeringsmissar:
1. Att du alltid delegerar allt till samma medarbetare.
2. Att du som chef lägger dig i och är inne och petar i detaljer.
3. Att uppgiften blir ogjord eftersom du inte följer upp.

nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden

Relaterade artiklar

sakersage
Kommunikation

10 saker du aldrig ska säga på jobbet

Det är bra att ha nära och trygga relationer på jobbet. Men det finns ändå saker som inte lämpar sig på en arbetsplats. Här är 10 exempel på samtalsämnen du helst ska undvika.
caroline-fjellner-3b
Annonssamarbete Chef + &frankly

7 nödvändiga frågor att ställa till medarbetare 2018

Ställ de avslöjande frågorna – om och om igen. Och jobba vidare med dem tillsammans. Det är vägen framåt för företag och ledare som vill ha engagerade medarbetare som mår bra och utvecklas. ”Allt fler sätter välmående på agendan”, konstaterar &franklys Caroline Fjellner.
bralarare
Kommunikation

Därför är bra chefer också bra lärare

En ny studie har hittat flera samband.

jesusa
Arbetsmiljö

Jesus 10 största ledarskapsfloppar

Han är en av de mest omtalade cheferna under julen och hans insatser har burit frukt i snart 2 000 år. Men en av tidernas störste ledare ­gjorde också sina klavertramp.
svenskar
Kommunikation

Så uppfattas svenskar utomlands

Att svenskar hamnar på jobb utomlands är inte ovanligt. Men hur beter vi oss egentligen utanför Sveriges gränser? Nu avslöjar en ny undersökning hur vi uppfattas – och krossar samtidigt en myt.

bea-2
Kommunikation

Så förbättrar du ditt kroppsspråk

Du trummar med fingrarna, du står på ett ställe, du tittar ner? Så här fixar du det.
Hannele Arvonen, koncernchef Setra Group
Annonssamarbete Chef + SBS Executive MBA

”Nu får jag ihop delarna till en tydligare helhet”

Framtidsfrågorna ställer nya krav på ledare. Hannele Arvonen, koncernchef på Setra Group, rustar sig med en Executive MBA. ”Det är bra för mig och bra för företaget. Jag vill att fler inom Setra får och tar den här möjligheten”, säger hon.
burn_money
Kommunikation

Undvik de dyra mötesfällorna

Dåliga möten är pengar i sjön och skapar stress. Och avslöjar brister hos chefer. ”Dåliga möten är ett tecken på dåligt ledarskap”, menar mötesexperten Micke Darmell. Så lär dig vässa möteskulturen.
nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden