tarta-sanna-mander
När du delegerar – dela upp bitarna på flera så att inte allt hamnar hos en enda person. Illustration: Sanna Mander.

5 steg för en perfekt (och snabb) delegering

Har du någon gång känt att det tar så mycket tid att förklara så att det är lika bra att du gör uppgiften själv? Visst, att delegera är ett jobb i sig, men också en nödvändighet för dig som chef. Lär dig att göra det på bästa sätt och glöm inte att följa upp.

 1. Delegera bara viktiga uppgifter.

Delegerar du uppgifter som du ser som oviktiga, är sannolikheten låg att de får hög prioritet och färdigställs i tid.

Detta gäller självklart alla uppgifter, oavsett om de delegeras eller inte, men en vanlig fälla är att man frestas att delegera saker som inte blivit gjorda just på grund av att de inte är viktiga.

Ställ dig därför frågan:

Kommer den här uppgiften att hjälpa oss att uppnå våra mål?

”Rita upp en skala på 1–10 där du prickar in hur mycket uppgiften bidrar till era mål”, säger Malin Trossing, ledarskapsexpert.

Om uppgiften ligger på 1–4, ifrågasätt uppgiftens existens. Behöver den verkligen göras alls? -Ligger den över 5 på skalan, är den värd att delegera.

2. Vet VAD det är du delegerar.

För att delegeringen ska bli tydlig och din uppföljning ska bli lättare måste du och din medarbetare veta följande om uppgiften:

  • Bakgrund, vad har hänt tidigare?
  • Nuläge, var står ni i dag?
  • Anledning, varför behöver uppgiften göras?
  • Processen, finns det krav på hur uppgiften ska utföras? Finns det några delmål?
  • Resultat, vad förväntas?
  • Effekt, vilka effekter kommer uppgiften och delegeringen av den att innebära?

3. Ha koll på VARFÖR du delegerar.

Det finns två bra anledningar till varför du kan behöva delegera uppgifter:

  • För att frigöra tid för dig till andra uppgifter.
  • Eller för att få medarbetaren att utveckla sin kompetens. Det i sin tur kan bidra till en mer självgående organisation.

Är du medveten om varför du delegerar kommer det att bli lättare för dig att lämna över uppgiften, men också att påminna dig själv om att du som chef inte ska gå in och peta i arbetet. Då tappar delegeringen sin funktion.

4. Visa intresse – följ upp
Även om du delegerar uppgiften måste du komma ihåg att det är du som chef som har det yttersta ansvaret. Och hur visar du att upp-giften är viktig om du inte får lägga dig i? Visa dig intresserad.

”Det kan räcka med att fråga hur det går eller hur det känns”, säger Malin Trossing.

Hennes tips för att hålla dig uppdaterad är:

  • Boka in avstämningsmöten direkt när medarbetaren får uppgiften, då riskerar ni inte att uppföljningen rinner ut i sanden.

5. Ha ett tydligt avslut

För att inte riskera att uppgiften rinner ut i sanden, sätt upp ett tydligt avslut.

Bestäm:

  • När, hur och till vem ska uppgiften levereras?
  • Boka gärna ett sista avslutningsmöte då ni kan checka av att uppgiften är klar.

 Tre vanliga delegeringsmissar:
1. Att du alltid delegerar allt till samma medarbetare.
2. Att du som chef lägger dig i och är inne och petar i detaljer.
3. Att uppgiften blir ogjord eftersom du inte följer upp.

nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden

Relaterade artiklar

karriar-10
Karriär

Så tacklar du svåra intervjufrågan: "Dina svaga sidor?"

Den kommer på nästan alla anställningsintervjuer – men är jobbig att besvara. Så här ska du tackla frågan om dina svaga sidor.
hinder
Annonssamarbete Chef + Canon

Bli kvitt digitala bromsklossar

Stupa inte på kan-själv-mentalitet och chefens eget ego. Experterna hjälper dig att få flow och lyckas med nästa digitaliseringsprojekt.
mingelaa
Kommunikation

Nej, du behöver faktiskt inte gå på olidliga mingel

Du vill träffa nya människor och knyta nya kontakter. Ändå hamnar du bredvid någon du redan känner. Det är svårt med mingel och nu visar en studie att det inte behöver vara så.
snacka
Kommunikation

Så håller du i ett möte – utan prata sönder det

Har du gått från ett möte och känt att du pratat överlägset mest av alla? Det kan bli ett problem i längden.

karriara
Karriär

3 tips: Så här skaffar du en mentor

Vill du utvecklas som chef? Skaffa en mentor. Frågan är bara hur du gör. Här är några tips.
fortreonde
Beslutsfattande

3 knep för att öka din trovärdighet på jobbet

Trovärdighet och förtroende tar tid att bygga upp. Men det finns knep för att öka oddsen att medarbetarna tar till sig dina beslut.
Janet Eriksson och Gabriel Tybäck hos Ledarnas arbetslöshetskassa. Foto: Martina Huber
Annonssamarbete Chef + Ledarnas arbetslöshetskassa

Unga chefer tar en onödig risk

Framgångsrika och strategiska. Men inte alltid koll på de egna riskerna.
Många unga chefer väljer bort eller missar arbetslivets kanske viktigaste försäkring – medlemskapet i en a-kassa.

asdasd
Kommunikation

Pia Anderberg: ”Makten har flyttat till kunden”

Digitaliseringen förändrar vad en verksamhet har att förhålla sig till. Det ställer nya krav på organisation, processer och kompetens. Vilket i slutänden ger HR nya uppgifter. ”HR måste förstå tekniken och vilken del av den som är viktig i verksamheten”, säger Pia Anderberg, direktör för HR och innovation på Axel Johnson-koncernens ägarbolag.
nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden