5 steg för en perfekt (och snabb) delegering
Har du någon gång känt att det tar så mycket tid att förklara så att det är lika bra att du gör uppgiften själv? Visst, att delegera är ett jobb i sig, men också en nödvändighet för dig som chef. Lär dig att göra det på bästa sätt och glöm inte att följa upp.
1. Delegera bara viktiga uppgifter
Delegerar du uppgifter som du ser som oviktiga, är sannolikheten låg att de får hög prioritet och färdigställs i tid.
Detta gäller självklart alla uppgifter, oavsett om de delegeras eller inte, men en vanlig fälla är att man frestas att delegera saker som inte blivit gjorda just på grund av att de inte är viktiga.
Ställ dig därför frågan:
Kommer den här uppgiften att hjälpa oss att uppnå våra mål?
”Rita upp en skala på 1–10 där du prickar in hur mycket uppgiften bidrar till era mål”, säger Malin Trossing, ledarskapsexpert.
Om uppgiften ligger på 1–4, ifrågasätt uppgiftens existens. Behöver den verkligen göras alls? -Ligger den över 5 på skalan, är den värd att delegera.
2. Vet VAD det är du delegerar
För att delegeringen ska bli tydlig och din uppföljning ska bli lättare måste du och din medarbetare veta följande om uppgiften:
- Bakgrund, vad har hänt tidigare?
- Nuläge, var står ni i dag?
- Anledning, varför behöver uppgiften göras?
- Processen, finns det krav på hur uppgiften ska utföras? Finns det några delmål?
- Resultat, vad förväntas?
- Effekt, vilka effekter kommer uppgiften och delegeringen av den att innebära?
3. Ha koll på VARFÖR du delegerar
Det finns två bra anledningar till varför du kan behöva delegera uppgifter:
- För att frigöra tid för dig till andra uppgifter.
- Eller för att få medarbetaren att utveckla sin kompetens. Det i sin tur kan bidra till en mer självgående organisation.
Är du medveten om varför du delegerar kommer det att bli lättare för dig att lämna över uppgiften, men också att påminna dig själv om att du som chef inte ska gå in och peta i arbetet. Då tappar delegeringen sin funktion.
