mejla-3

3 misstag du vill undvika när du mejlar

E-posten är långt ifrån död. Kommunikationsverktyget är fortfarande viktigt för svenska arbetsplatser. Men trots det hanterar många sina mejl på ett slarvigt sätt.

Nyligen släpptes rapporten ”Svenskarna och internet” där det framkom att hela 97 procent av svenskarna fortfarande mejlar. 68 procent gör det dessutom dagligen. Därför kommer det dröja tills vi lämnar e-postprogrammen för att helt gå över till chatprogram som Slack.

Men hur bra är vi egentligen på att mejla? Många av oss har en mångårig erfarenhet, men går ändå i en rad fallgropar dagligen. Här är 3 misstag som många gör – och hur du kan göra för att bli en mer kommunikativ chef.

1) Du skickar iväg mejlet direkt

Det kan vara frestande att klicka på ”skicka”-knappen och gå vidare till nästa arbetsuppgift. Men det leder troligen till mer jobb längre fram då ett hopkrafsat mejl ofta saknar fullständig information och snarare skapar missförstånd. Tipset är att vänta i minst 60 sekunder. Då hinner du gå tillbaka, läsa igenom mejlet och säkerställa att du fick med allt.

2) Du skriver för korta mejl

Du har säkert hört att ingen vill ha långa, oläsliga mejl. Det stämmer! Men och andra sidan kan ett allt för kort mejl sakna viktigt innehåll och snarare skapa missförstånd än reda ut frågetecken. Ett tips är att inleda mejlet med information som alla är överens om sedan tidigare. Det bekräftar ytterligare det ni pratat om.

Längre ner i mejlet kan du sedan placera ny information. Ett mejl som enbart innehåller ny kunskap kan bli svårbearbetad för mottagaren.

talaeng

Läs också: 3 tips: Lyckas med din presentation på engelska

3) Du reflekterar inte över tonen i mejlet

Det är skillnad på att leverera ett besked öga-mot-öga och i ett mejl. I verkligheten kan du ta ditt kroppsspråk till hjälp medan du i ett mejl är helt utelämnad till dina ord. Det ställer högre krav på att tonen också speglar informationen du vill ge.

Tipset är att läsa dina mejl högt några gånger och testa gärna olika toner i din röst. Till exempel kan du testa att läsa texten med en sarkastisk eller ilsken ton. Det här hjälper dig att enklare förstå mottagarens eventuella perspektiv och du har tagit ett viktigt steg i ditt sätt att kommunicera.

Källa: Fast Company.

vadgordu

Läs också: 5 tips: Så mejlar du en kontakt – du inte pratat med på evigheter

Relaterade artiklar

studien1234
Karriär

Harvardstudie: Kvinnliga chefer är mer högpresterande

Bättre på att ta initiativ och mer resultatfokuserade. På hela 17 av 19 punkter rankas kvinnliga chefer högre än sina manliga kolleger, visar en ny studie från Harvard University. 
Det är vanligt med vita lögner på jobbet.
Kommunikation

Här är de 15 lögner som vi drar oftast – på jobbet

Slirat på sanningen har nog alla gjort någon gång. Men lögner kan vara en varningsklocka som signalerar att allt inte står rätt till på arbetsplatsen. Och ljuger mest gör cheferna.
Blockets nya vd Pernilla Nissler startar podcast för personalen.
Kommunikation

Blockets nya vd satsar på podcast – för de anställda

I arbetet med att stärka engagemanget lyfter Blockets nya vd Pernilla Nissler in podcastformatet som intern kommunikationskanal.
En ny studie visar att chefer är bättre på samarbete än andra.
Beslutsfattande

Forskning: Chefer söker samarbete – når framgång

En ny studie från Ekonomihögskolan i Lund visar att nidbilden av företagsledare som vinstinriktade strebers inte stämmer – de är tvärtom bättre på att samarbeta än andra.
Chefer är särskilt utsatta för cyberbrottslighet.
Kommunikation

5 tips: Så blir du inte hackad i sommar

Chefer är hett byte för cyberskurkar – företagsledare som fastnar i fällan och utsätts för utpressning eller datastölder kan ge storkovan. Så här skyddar du dig och ditt företag.
nypajobbet123
Karriär

5 frågor du ska ställa som ny på jobbet

Alla vill få en bra start på sitt nya jobb. Men hur lyckas man?
staffetpinne
Delegering

Efter 10 år som vd – så lämnade Anders Källström över till ex-ministern

Få vd:ar i näringslivet får en vettig överlämning av sin efterträdare.
scenskrack
Kommunikation

5 sätt att besegra din scenskräck som chef

Att ställa sig på en scen kan vara skräckinjagande