Var rädd om din fritid – så effektiviserar du sidosysslorna
Slösa inte bort fritiden på onödigt slit. Gör som säljchefen Martin Karström istället, tacka ja till ett nödvändigt uppdrag, men låt digitala verktyg göra grovarbetet. På så sätt får du mer tid till återhämtning och kan lägga fokus på ditt ordinarie chefsjobb.
Annonssamarbete: Boappa
Som chef har du säkert upplevt att dina ledaregenskaper är efterfrågade även på fritiden. Innan du ens vet hur det gick till har du tackat ja till att träna minstingens fotbollslag, ansvara för kompisgängets årliga resa och accepterat en styrelsepost i bostadsrättsföreningen. Visst kan du ibland vara lite svårövertalad, men ofta handlar det om att vill göra en insats och att du inte står ut med att fotbollsträningar och kompisresor rinner ut i sanden. Eller att bostadsrättsföreningen inte sköts så bra som den borde. Då gäller det att effektivisera, så att aktiviteterna inte går ut över ditt välbefinnande och ditt ordinarie chefsjobb.
Martin Karström är nordisk säljchef på design- och möbelföretaget String Furniture. Med 200 resdagar om året blir det inte mycket tid till annat än jobbet. Den lilla fritid han har ägnar han åt familjen, fritidshuset på Öland och matlagning. Och – sedan ett år – bostadsrättsföreningens styrelse. Flerfamiljshuset han bor i ligger i centrala Växjö. Huset byggdes redan 1897, men bostadsrättsföreningen är bara åtta år gammal.
Martin Karström sökte sig till styrelsen av fri vilja.
”Jag kände att jag både ville och behövde göra en insats.”
Det tog bara sex månader innan han också valdes till ordförande. Tillsammans med den övriga styrelsen tog han greppet om både strategiska och akuta frågor. Såg över avtalen, inventerade ytorna, reglerade avgifterna.
”Ordförandeskapet tar en del tid, men samtidigt är det kul, för jag märker att jag gör skillnad. Redan från början var det tydligt vad det fanns att göra och att det var många lågt hängande frukter att ta tag i”, säger han.
Av en släkting som också sitter i en brf-styrelse, fick han höra om Boappa – en app för effektivare styrelsearbete och ökat engagemang bland grannarna.
Martin Karström och den övriga styrelsen beslutade sig för att testa och har sedan några veckor lanserat appen även bland medlemmarna.
Martin Karström: 5 tips för effektivare styrelsearbete i bostadsrättsföreningen
- Håll koll på nyckeltalen. Det är en förutsättning för att kunna bygga en framtida bra ekonomi.
- Låt underhållsplanen styra planering och budget så att nödvändiga underhåll inte kommer som en överraskning.
- Håll koll på avtalen, så att ni kan omförhandla dem i god tid.
- Fördela ansvarsområden på styrelseledamöterna och gå igenom dessa månatligen. Styrelsearbetet i en bostadsrättsförening är väldigt strategiskt och operativt på samma gång, därför är det viktigt med regelbundna avstämningar.
- Ta hjälp av ett digitalt verktyg, som Boappa. Det sparar tid, effektiviserar arbetet och främjar grannsämjan.
”Men redan nu är det tydligt att detta är helt rätt för oss. Det handlar främst om två saker. Dels har det blivit lättare att kommunicera och informera eftersom vi slipper mejla varandra och springa runt och sätta upp och ta ner lappar i trapphuset. Dels har dokumenthanteringen blivit mycket smidigare. En förening drar på sig många dokument. Nu kan vi ladda upp dem som pdf:er i appen och framtidssäkrar dokumentationen både för oss själva och för kommande styrelser”, säger han.
Hittills har 18 lägenhetsinnehavare av 20 laddat ner appen.
”Målet är så klart att alla ska gå med. Extra kul var att de äldsta gick med först.”
Via Boappa kan styrelsen med hjälp av notiser påminna medlemmarna om årsstämman, kodbyte och ta emot och informera om felanmälningar – bland mycket annat. Tanken är att uppmuntra medlemmarna ytterligare att använda chattfunktionen för att stärka granngemenskapen och skapa en mer levande förening.
”Men redan är det en fantastiskt stor skillnad. Nu har vi bestämt oss för att sluta med vår Facebook-grupp. Det finns en tidsbesparing och effektivitet i den här modellen som skapar utrymme för annat. Ytterligare en fördel är att jag kan se vad som händer i föreningen även när jag är på landet.”
Har då det nya sättet att jobba i föreningen lett till att Martin Karström blivit en bättre chef?
”Ja, på så sätt att appen är en avlastning. Jag vill inte att mitt styrelseuppdrag ska gå ut över mitt jobb. Med utgångspunkt från det är appen ett verktyg som underlättar för mig.”