Så underlättar du svåra samtal med AI – experten förklarar

En ledare kommunicerar mellan 70 till 90 procent av sin arbetstid, och en stor del av den tiden kantas av svåra och utmanande samtal med medarbetare. Kan AI verkligen hjälpa till med dina dagliga dialoger? Att utforska detta område är viktigt för framstående bolag idag, menar Serena Mon de Vienne, ledarskapstränare på kommunikationsbyrån Snacka Snyggt. 

Många chefer använder exempelvis ChatGPT för statiska uppgifter som lagar, regler, arbetsrätt eller semesterplanering – men missar att AI kan hjälpa till i även i arbetet med mjuka värden på arbetsplatser. 

”Det är förvånansvärt få chefer som använder AI för att hantera vardagliga utmaningar och förbättra kommunikationen på arbetsplatsen”, säger hon. 

Serena berättar hur AI-assistenten fungerar bäst när den får specifika utmaningar. Till exempel: ”Två medarbetare har hamnat i en konflikt där den ena personen tycker att den andre har ’en besserwisserattityd’ – hur löser jag det?” eller ”Hur kan jag presentera känslig information om kommande varsel på ett empatiskt sätt?”

I dag pratar många chefer om ChatGPT som ett bollplank, men Serena tycker att termen är missvisande. För hon menar att den är en lika bra coach som rådgivare.  

”ChatGPT kommer aldrig att lära känna dina medarbetare så som du kan. Men vad AI kan göra är att ge dig konkret coachning i ditt ledarskap. Du kan be ChatGPT agera som en ledarskapscoach – något som annars kan vara dyrt att få tillgång till.”

Rollspel med ChatGPT
En teknik Serena tipsar om är att låta ChatGPT spela en roll i förberedelser inför utmanande samtal som väntar. Har du som chef ett känsligt möte framför dig? Be AI att agera i rollen som medarbetaren – ge den kontext och förklara situationen.

”Den fiktiva medarbetare reagerar då olika beroende på hur du presenterar informationen – det kan ge oerhört värdefulla insikter”, säger Serena.

Du kan även be AI att ställa dig de frågor en medarbetare troligtvis skulle ha, vilket hjälper dig att förbereda dig och vara mer närvarande under samtalet. Du kan använda AI som coach, medarbetare eller till och med som en simulerad ledningsgrupp – begränsningarna är få. 

Anpassning framför perfektion
Att vara en modern ledare handlar inte om att bli den perfekta chefen. Arbetsgrupper förändras ständigt och organisationer är i konstant rörelse – då behöver chefer i grunden förstå sina medarbetare.

”Den traditionella tanken är att du ska bli en del ultimata chefen. Det fungerar inte idag när chefen bygger sitt ledarskap i relationen med sin medarbetare. Idag handlar därför ledarskap snarare om att bli den bästa chefen för just ditt team”, säger Serena.

Det viktigaste, menar hon, är att skapa förutsättningar för att medarbetarna kan känna sig trygga med att dela idéer, ifrågasätta beslut och ge förbättringsförslag. 

”Men också att de kan rapportera misstag utan rädsla för skuld och skam. Tyvärr ser vi ofta att personer som kommer med idéer blir ignorerade eller till och med bestraffade”, säger hon.

Här kan den nya tekniken stärka dig i de kommunikativa områdena där du är svag. Men även om AI kan ge nya perspektiv och insikter, kan du aldrig förlita dig på den fullt ut. Serenas avslutande råd är att aldrig lägga det kritiska tänkandet och den egna reflektionen på hyllan. 

”Du måste alltid ifrågasätta och analysera. För när det kommer till kritan är det du som ledare och inte ett AI-verktyg som måste fatta de avgörande besluten.”

Hon understryker hur AI inte är empatisk, utan empatin måste du som ledare stå för. 
AI kan inte se dig som person, utan ger endast svar utifrån de frågor du ställer. 

”AI kan heller inte lära ut det som vi lär oss i medmänskliga sammanhang. Genom vårt ledarskapsprogram får du som ledare återkoppling på dina styrkor respektive svagheter – så att du kan formulera din prompts därefter”, säger Serena.

Hon sammanfattar det moderna ledarskapet i ett ord: Mod. Du måste våga prova nya sätt för att lyckas möta varje medarbetare och vägleda dem framåt. Använder du AI på rätt sätt kommer du uppmuntras till att prova saker du inte vet hur det kommer landa. ”Säkra kort fungerar inte om du vill bli en empatisk ledare. Men med din egen reflektion kommer du finna tryggheten i att fortsätta söka vad du kan göra för att lyckas bättre i nästa utmanande samtal”, säger Serena.