Så maxar du mötet med smart teknik

När pandemin slog till tvingades många arbetsplatser att snabbt fixa teknik för digitala möten. Det som var okej i den första fasen ­– sprakande mikrofoner, störande ljus och bakgrundsljud – har vi inte längre samma överseende med.

Enligt Kristoffer Nord, specialist på mötesteknik hos Office Management, kommer förväntan på bra teknik bara att öka.

”Om man vill vara en god arbetsplats, leverantör och partner behöver man kunna delta i möten där tekniken fungerar. Den digitala upplevelsen och leveransen kommer att ingå i mottagarens helhetsintryck när vi ökar våra samarbeten digitalt”, säger han.

Kristoffer Nord menar att det är en viktig princip är att inte tumma på kvalitet och innehåll bara för att ett möte är digitalt.

 ”Den respekt och uppmärksamhet du ger deltagarna under ett fysiskt möte ska du också kunna ge på ett digitalt möte eller ett hybridmöte. Där finns det teknik som kan hjälpa till.”

Något alla bör göra, framhåller Kristoffer Nord, är att fundera på var olika typer av möten ska hållas. Vilka sker på plats, vilka är digitala, hybrida eller lokala? Nästa steg är att anpassa sådant som kameror och mikrofoner för olika mötens innehåll och storlek.

”Om man har möten där kroppsspråket är viktigt kan man till exempel ha en vinkel där man ser kroppen och ståbord, i stället för att man sitter ner som i typiska samtalsrum”, säger Kristoffer Nord.”

För att alla ska känna sig delaktiga är det viktigt med en tekniklösning där alla syns, hörs och kan höra, även när man visar presentationer.
Men hur vet man då vilken typ av teknik man behöver?

”Ett vanligt misstag är att man köper in saker utan att tänka till ordentligt före. Det är viktigt att välja en leverantör som också är en kunskapspartner. Trots den stora digitalisering vi gått igenom är vi fortfarande bara i början av den digitala resan. Därför är det värdefullt med ett långsiktigt samarbete med leverantörer som har kunskap och som vågar utmana,” säger Kristoffer Nord.

Fyra sätt att lyckas med flexibla möten

Kristoffer Nord, specialist på mötesteknik, tipsar:

1. Skapa en policy för vad som gäller för olika typer av möten. Vilka möten är digitala, vilka kan vara hybrida och vilka ska vara på plats?

2. Anpassa lokaler och utrustning efter olika mötestyper. Om till exempel kroppsspråket är viktigt, använd ståbord.

3. Alla deltagare måste synas och höras, även om man visar presentationer. Annars är risken att de inte känner sig delaktiga i mötet.

4. Tekniken som hjälpmedel ska vara lämplig för behov och funktion, inte bara rumsstorlek. Ta hjälp av en expert för att säkerställa att rätt val görs.