Så fick Randstad ett lönesystem för framtiden
När Randstad såg över sin löneprocess blev beslutet att välja ett lönesystem som både kunde integreras med affärssystemen och hantera den komplexa organisation man har – både nu och i framtiden. Idag har man betydligt bättre kontroll, har fått en mycket snabbare hantering – och nöjdare chefer och medarbetare.
Annonssamarbete: Aditro
För tre år sedan började bemannings- och rekryteringsföretaget Randstad sin process med att byta från en outsourcad lönehantering till att ta hem arbetet med lön. Man valde lönesystem från Aditro.
Fördelarna är märkbara. Chefernas arbetsbelastning med lönerelaterade uppgifter har minskat. Medarbetare – både de som är uthyrda och de som jobbar på Randstads egna kontor – har knappt märkt att man har gått över till ett nytt system. Numera får ekonomiavdelningen sina underlag i god tid och medarbetarna på löneavdelningen har lättare att korrigera eventuella felaktigheter på ett snabbare och smidigare sätt. Deras övertidsarbete har minskat till nära noll.
Kerstin Winberg är Finance Payroll Manager på Randstad och har en gedigen erfarenhet av byte av lönesystem även från tidigare arbetsgivare. Hon berättar om de utmaningar man haft.
”Vi är en stor koncern som består av flera bolag med en otroligt komplex organisation som både gör rekryteringar och hyr ut personal. När våra konsulter är ute på uppdrag följer vi de kollektivavtal som gäller hos kunden. Det innebär att vi har ungefär 250 olika kollektivavtal i vårt affärssystem som vi måste ta hänsyn till.”
Om Randstad
Med över 600 000 anställda i omkring 40 länder är Randstad världsledande inom rekrytering, bemanning och HR-tjänster. 2017 utsågs Randstad till världens bästa HR-företag i social hållbarhet enligt Dow Jones Sustainability Index (DJSI).
Förenklat har Randstad två viktiga uppdrag:
– Att hjälpa människor att utvecklas på arbetsmarknaden och nå sina karriärdrömmar.
– Att hjälpa företag och organisationer att utvecklas, växa och nå framgång med rätt kompetens, medarbetare och personalstyrka.
I Sverige består koncernen av tre varumärken: Randstad, Dfind och Antenn med lokalkontor från Malmö i söder till Kiruna i norr.
Tidigare använde sig Randstad av en outsourcingpartner som skötte lönerna och de årsrutiner som följer dem. Inom Randstad fanns även en grupp löneadministratörer som förberedde och skapade underlag till lönerna.
”Processen var tungrodd och de fel som eventuellt slank igenom tog lång tid att rätta till. Medarbetaren fick först gå till sin närmaste chef som tog ärendet till vår lönegrupp som i sin tur fick vända sig till vår outsourcingpartner. Det innebar mycket extra arbete och ledtiderna blev långa”, berättar Kerstin Winberg.
2015 bestämde man sig för att ta hem hela löneprocessen för att öka kvaliteten och lättare kunna påverka utvecklingen av processer och system. Kerstin Winberg kom in i företaget för att med sin expertkunskap föra projektet i hamn.
”Vi valde Aditro för att de hade systemstödet och integrationslösningarna som passar vår komplexa organisation.”
Tänk på det här när ni tar hem löneprocessen:
Var medveten om komplexiteten i den här typen av projekt. Tänk på att göra en förstudie av både integrationer och processer för att hitta det system som passar bäst. Förstudien ligger sedan till grund för djupare analys och implementering.
Se till att ni har med er hela organisationen och att alla förstår vad det innebär att implementera ett nytt system, så att ni kan sätta en realistisk tidplan.
Var ödmjuk för att det kommer att komma upp saker på vägen, oavsett hur bra analyser ni gjort i förväg.
Låt era egna medarbetare vara projektmedlemmar. Det är ändå de som kommer att jobba med de nya systemen så småningom. Ta hellre in konsulter som sköter det dagliga jobbet än tvärtom.
Glöm inte att fira delmål och projektavslutet när implementeringen är klar – tillsammans med leverantören!
Att få ett lönesystem på plats är ett stort projekt med många faktorer. Det innefattar tidrapportering för medarbetare som därefter genererar en faktura till Randstads kunder och en lön till medarbetarna. Men även reseräkningar från både konsulter och interna medarbetare. Dessutom själva löneprocessen och dess integrationer – som sedan slutligen levererar korrekt utdata till bokföringsprocessen för bolaget.
”Jag kände att förståelsen fanns i vårt bolag för vad detta skulle innebära både på ett tekniskt plan, för Randstads processer, och för hur det skulle påverka våra medarbetare och chefer. Man insåg att det måste få ta tid och att kvaliteten var det viktigaste, men också att det fanns en vilja till förändring både inom lönegruppen och bland cheferna hos oss, som var de parter som främst berördes.”
Projektstrukturen som Randstad använde sig av innebar att många backoffice-avdelningar var involverade och att det fanns referensgrupper från olika delar av organisationen. Under projektet informerade och träffade Kerstin Winberg och hennes grupp organisationen, från ledningsgrupper till olika avdelningar, så att alla var införstådda med vad arbetet skulle innebära och vilka förändringar som krävdes.
Man såg till att projektgrupper med deltagare från IT, HR, ekonomi, redovisning och Finance Controlling bildades. Kommunikationsavdelningen bidrog till att alla medarbetare och chefer fick rätt information i rätt tid.
Kerstin Winberg är Finance Manager Payroll på Randstad. Hon har erfarenhet av att byta lönesystem också från flera tidigare arbetsgivare. Ett komplext projekt som blir värt det i slutändan.
”Idag har vi i princip ingen övertid för våra löneadministratörer, något som tidigare var förekommande.”
Foto: Martina Huber
Tillsammans med Aditro började man arbetet med implementering av systemet och dess integrationslösningar. All information om anställningsdata, tidrapportering och löner samlades nu på ett och samma ställe. Dessutom har det nya systemet olika gränssnitt anpassade efter de behov som en medarbetare respektive chef, eller HR- och löneadministratör, har.
”Vi analyserade noggrant vilken information chefer behöver om sina medarbetare. Det rör sig om sådant som semesterdagar, sjukfrånvaro, kontaktinformation hem och till anhöriga, men även anteckningar från medarbetarsamtal. I Aditros portal valde vi vilken information som skulle visas i chefernas vy. Cheferna ska främst kunna attestera och godkänna frånvaro samt se medarbetarnas utlägg och reseräkningar och attestera dessa. De behöver också se semesterplaneringen och kunna ta ut rapporter för att underlätta både semesterplanering och för att följa upp eventuell sjukfrånvaron med mera. En stor fördel var också att vi kunde välja vilka dokument man vill att organisationen ska kunna hantera elektroniskt i systemet till exempel anställningsavtal med mera. Det underlättar att se all information på ett och samma ställe. Dessutom har vi möjlighet att via Aditroportalen hantera lönerevisionen på ett smidigt sätt.”
Kerstin Winberg är mycket nöjd med samarbetet med Aditro.
”Aditros konsulter var väldigt kompetenta och förstod oss väl. De har stor erfarenhet från liknande projekt med sina övriga kunder och kunde därför vägleda oss och tipsa oss om vad vi behövde, men ännu inte tänkt på. Det bildades en riktig teamkänsla mellan våra medarbetare och konsulterna från Aditro.”
En stor utmaning var att lönesystemet skulle fungera med Randstads övergripande affärssystem där den personal man hyr ut tidrapporterar i. Men eftersom Aditros system är gjorda för att kunna hantera integrationer av helt olika slag blev det inga problem.
När det nya systemet var på plats märktes förbättringarna snabbt. All information om medarbetarna finns nu på ett ställe. Det underlättar för cheferna.
”Våra kontorschefer får ofta frågor kring semesterdagar och liknande. Nu kan de enkelt svara på frågor utan att behöva leta i pärmar eller vända sig till löneavdelningen.
En annan fördel är att kortare ledtider ger företagets ekonomiavdelning mer tid för månadsbokslut. En annan grupp som verkligen har tjänat på att jobba i Aditros lönesystem är löneadministratörerna.
”Idag har vi i princip ingen övertid på backoffice, något som tidigare var förekommande.”
En annan stor och viktig förbättring rör medarbetarnas motivation.
”Våra löneadministratörer var väldigt kunniga även tidigare men eftersom vi inte hade hela löneprocessen hos oss saknade de möjlighet att påverka den. Idag när de hanterar alla delar i systemet så har deras kompetens utvecklats oerhört. Det ökar också deras motivation att hela tiden hitta förbättringar och nya lösningar och man inspireras att tänka utanför boxen.”
Text: Lotten Wiklund
