Nya risker när AI blir chefens sjätte sinne

Idag sitter många företag på stora mängder data om sina anställda. Algoritmer kan vaska fram information om medarbetarna som organisationen inte ens visste om att den hade.
”Rätt använd är det här data och teknologier som blir viktiga verktyg för chefer och arbetsgivare som månar om sina anställda. Men de kan också missbrukas. Diskussionen om artificiell intelligens och etik inom hr-arbete måste upp på bordet.”
Det säger Fredrik Christiansson, Sverigechef på Simployer, som är Skandinaviens största leverantör av hr-lösningar.
Han får medhåll av kollegan Josefin Davidsson, head of customer success  i Sverige.
”Det ska användas med kunskap, transparens och eftertanke. Men om vi hanterar det rätt så kan hr, som nu får tillgång till affärskritisk information, skaffa en starkare position och göra ett större avtryck i organisationerna”, säger hon.

Medarbetare kan kartläggas

Idag finns system för det mesta; löner, förmåner, semestrar, medarbetarsamtal, talent management och kompetensutveckling. Medarbetarnas insatser går att kartlägga i detalj. Hur många och långa är samtalen hos kundtjänst? Vem säljer bäst och hur nöjda var kunderna med bemötandet?
”Genom att samköra systemen kan du testa hypoteser eller hitta samband. Som arbetsgivare vill du kanske veta om en specifik personalinsats haft effekt på sjukskrivningar, eller om en viss utbildning påverkar försäljningen”, förklarar Fredrik Christiansson.

”Men inom lagens råmärken går det också att samla in information som kan användas i sammanhang som känns både obehagliga och oetiska”, säger han.
Teoretiskt sett är det fullt möjligt att samköra personlig data med prestationsdata, som att jämföra ålder eller kön med produktivitet och sedan använda det som underlag för beslut om uppsägningar.

Ser om du tänker säga upp dig

De analyser som förr sköttes av människor görs idag av algoritmer som kan dra slutsatser och göra förutsägelser som ingen människa klarar.
”Med hjälp av machine learning kan vi bygga en modell som med stor säkerhet förutsäger om en medarbetare är på väg att sluta – kanske redan innan personen själv har bestämt sig. Och då är frågan: hur agerar du som arbetsgivare på den informationen”, frågar Josefin Davidsson.

Felaktigt hanterad information väcker förmodligen både ilska och obehag hos dina medarbetare. Att kalla in personen ifråga på kontoret och säga: ”Du, jag ser här på min data att du är på väg att säga upp dig”, är en riktigt dålig idé, påpekar både Fredrik Christiansson och Josefin Davidsson.

AI:n analyserar olika faktorer som tillsammans pekar mot beslutet att säga upp sig. Chefsbyten, tillgången till kompetensutveckling och livsomständigheter är sådant som spelar in.
”Här måste du som chef fatta ett beslut. Lyssna inte blint på teknologin, utan använd informationen som en del i ditt eget beslutsunderlag”, säger Fredrik Christiansson.

Långa resor till jobbet vet man också är en riskfaktor.
”Om systemet flaggar för att en medarbetare har långt till jobbet, så se det som en möjlighet att arbeta proaktivt för att få medarbetaren att stanna kvar. Berätta att långt pendlingsavstånd generellt är en riskfaktor. Fråga vad medarbetaren själv känner och om ni som arbetsgivare kan göra något för att underlätta. Kanske skulle det hjälpa om personen kan arbeta hemifrån ett par dagar i veckan”, säger Josefin Davidsson.

Mänsklig bedömning nödvändig

Använd inte informationen som en sanning, var transparent med varför du lyfter frågan och vilket underlag du har. Här har du ett verktyg som hjälper dig som arbetsgivare att måna om medarbetarnas utveckling.
”Företag har chefer av en anledning. En chef är en komplicerad och sammansatt människa med en stor mängd erfarenheter och förhoppningsvis även ett gott omdöme. Vi menar att kompassen också i fortsättningen ska vara den mänskliga bedömningen och att beslutet ligger hos dig som chef”, menar Fredrik Christiansson.

Forskning visar att kombinationen av dataunderlag och mänskligt omdöme ger de bästa besluten. Har du en stor personalgrupp som du ska hantera så ger tekniken en överblick över dina medarbetare och vad som händer i teamen. Den gör det lättare att ta beslut baserat på fakta istället för på magkänslan, vilken kan minska risken för diskriminering. Men de analyser och rekommendationer du får från data är en av många olika delar av ditt ledarskap.

Förtroendet avgörande

Transparensen är en förutsättning för att bygga förtroende mellan chef och medarbetare.
”Vi ser att medarbetare påfallande ofta är positiva till den här typen av datahantering där AI och algoritmer används för att skapa bättre förutsättningar för personalen. Det hör ihop med att det finns ett grundförtroende för arbetsgivaren”, säger Josefin Davidsson.

I takt med att teknologin utvecklas uppstår nya etiska frågeställningar. En kärnfråga är var gränsen går för den personliga integriteten.
I nästa steg blir det kanske ett önskemål att medarbetarna bär en pulsklocka så att arbetsgivaren kan ta in hälsodata. Hur ska man tänka kring det? Ja, återigen beror det på hur informationen används. Fredrik Christiansson avslutar:
”Idag är stress ett stort problem. Ett tänkbart senario är att använda hälsodata för att få koll på den belastning man lägger på medarbetaren och vid behov korrigera genom att genomföra kollektiva åtgärder. Men vad händer om data missbrukas? Ja, det är en öppen fråga som vi måste fortsätta diskutera.”

Text: Lotten Wiklund