Victoria Ödlund, hr-expert på Simployer, guidar till en lyckad onboarding.
Victoria Ödlund, hr-expert på Simployer, guidar till en lyckad onboarding.

Lyckas med onboarding – på plats eller digitalt

Ökat distansjobb. Pressade chefer med mindre tid. Konkurrens om toppmedarbetare.
Det här gör en strukturerad och bra introduktion av nya kollegor viktigare än någonsin. Oavsett om er onboarding görs på plats eller digitalt.

Drömrekryteringen är i hamn och kontraktet påskrivet. Men slappna inte av för mycket. En slarvig onboarding kan kosta företaget både pengar, rykte och i värsta fall hela rekryteringen. Victoria Ödlund, hr-expert på Simployer hjälper dig undvika de vanligaste fällorna och guidar genom onboardingprocessen i det nya normala.

Även om onboarding givits större fokus på senare år, är det lätt att missa viktiga delar i processen. Ett misstag många gör är att glömma tidsperioden mellan det att kontraktet skrivs på och då den anställde faktiskt börjar arbeta.
”Uppsägningstid och annat gör att den här perioden kan bli så lång som tre månader och på den tiden kan det hända mycket”, säger Victoria Ödlund.

Under själva rekryteringsprocessen har ni täta kontakter, men när pappren är påskrivna blir det kanske helt tyst. Medarbetaren har ännu inte hunnit bygga upp några lojaliteter eller en känsla av tillhörighet gentemot sin nya arbetsplats.
”Risken finns att den gamla arbetsplatsen lockar med nya utmaningar eller högre lön för att få behålla personen. Många som söker nytt jobb befinner sig dessutom i flera olika rekryteringsprocesser samtidigt och en annan risk är att det dyker upp andra erbjudanden som känns lockande. I värsta fall förlorar ni personen.”

5 tips för lyckad onboarding

  1. En bra onboarding kan se olika ut men ska vara genomtänkt, medveten och strukturerad.
  2. Använd tiden mellan det att kontrakten skrivs på och då den nya medarbetaren börjar jobba, den fas som kallas preboarding. Håll kontakten och bygg upp lojalitet.
  3. Planera och förbered onboaringsprocessen i förväg så att den är på plats redan första dagen.
  4. Gör nätverkandet till en del av onboardingen. Satsa på relationsfrämjande aktiviteter. Boka in möten eller luncher med den nya medarbetaren och nyckelpersoner i företaget.
  5. Utse en fadder på en annan enhet eller avdelning till alla nyanställda.

Använd tiden fram till jobbstart, den fas som kallas preboarding, för att börja bygga lojalitet med den nya medarbetaren och för att förbereda din egen arbetsplats.
”Preboardingperioden ska du som chef eller arbetsgivare använda till att planera så mycket som möjligt av onboardingen. Passa på att få praktiska saker som skrivbord och mobiltelefon på plats. Boka utbildningar eller möten med nyckelpersoner. Använd tiden”, uppmanar Victoria Ödlund.

Många chefer och arbetsgivare underskattar den tid den tar för en nyanställd att bli fullt integrerad i den nya organisationen och hur viktigt detta är för att kunna leverera värde. En trygg medarbetare börjar prestera och leverera snabbare än en som inte riktigt känner sig hemma.

En bra onboarding ska vara en genomtänkt, medveten, strukturerad process. Det minskar risken att den nyanställde säger upp sig under det första året. Men det är också ett sätt att bygga varumärke.
”När någon byter jobb så pratar man ju ofta ganska mycket om det. Omgivningen frågar hur du trivs, om du kommit in i nya jobbet och så vidare. Information sprider sig lätt och en dålig onboarding kan ha faktiskt ha negativ inflytande på företagets rykte.”

Företag är som regel duktiga på att informera nya medarbetare om skriftliga policys, säkerhetsföreskrifter och rutiner. Däremot glöms företagskulturen ofta bort.

Det som tar längst tid att lära sig och förstå är de normer som finns på en arbetsplats, menar Victoria Ödlund. Vad är det för kultur? Vad kan man säga i olika sammanhang? Är det högt i tak eller inte?
”Många missar att säkerställa möjligheten för nya medarbetare att börja bygga nätverk, att verkligen bli en del av organisationen och företagskulturen. Satsa på relationsfrämjande aktiviteter. Se till att medarbetaren får träffa nyckelpersoner inom företaget, boka in möten eller luncher. Se till att personen har möjlighet att ta till sig kulturen.”

chefdagen-egenannons-1

Chefdagen den 15 oktober 2020: Victoria Ödlund berättar mer om onboarding i det nya normala

Victoria Ödlund som har lång erfarenhet av att arbeta med hr ser hur digital onboarding har blivit vanligare. Hon menar att det har många fördelar, speciellt i det som vi kallar det nya normala där allt fler kommer att fortsätta arbeta på distans, även efter att vi tagit oss igenom pandemin.

Genom digital onboarding går det att i detalj planera hela processen och återskapa den i ett digitalt system där det framgår vem som ska göra vad och om det blivit gjort. Det är lätt att få en överblick och skapar trygghet både för den anställde och för chefen.
”Behovet av digital onboarding kommer att öka. När vi inte träffas vid kaffeautomaterna så behöver vi en systematik och en struktur, framförallt för att göra nya medarbetare till en del av kulturen.”

Victoria Ödlund förespråkar att nyanställda bör få en mentor eller fadder, gärna en som inte ingår i den nyanställdas egen arbetsgrupp utan någon på en annan enhet eller avdelning.
”Det är viktigt att ha en person dit du vända dig med de frågor som kännas obekväma att ställa till chefen. Det är också viktigt för att bredda nätverk och för relationsbyggandet på företaget. Det är ett sätt att hantera det nya normala.”

Text: Lotten Wiklund

Simployers vision är att göra det enkelt för dig att vara en god arbetsgivare och hos oss finns allt samlat under ett tak. HRM-system, utbildning och expertstöd inom allt från lagar och regler till processer.

Läs mer

Relaterade artiklar

Googles svenska vd Anna Wikland på Chefdagen 2020
Motivation

Google-chefens 5 bästa tips på vardagslärande

En av nycklarna bakom Googles framgångar är att ständigt ligga före sina konkurrenter. Anna Wikland, Sverigechef på Google, jobbar aktivt varje dag för att ständigt lära sig nytt. Här är hennes 5 bästa tips – på hur du får in kontinuerlig upskilling i din vardag.
cheferstodarbetsmiljo
Arbetsmiljö

Cheferna får stöd i arbetsmiljöarbete

Arbetsmiljöverket har fått tre miljoner kronor av regeringen för att höja kunskapen hos arbetsgivarna om särskilda risker i arbetsmiljön under pandemin.
Daniel Ek
Ledarskap

Daniel Ek: ”Jag kommer att framstå som otroligt lat jämfört med vissa ledare”

I en sällsynt intervju öppnar sig medieskygga Spotify-vd:n Daniel Ek och ger sin syn på ledarskap. Läsning, promenader och noggranna förberedelser inför varje enskilt möte är grundläggande för superledaren.
Micael Bydén, Cissi Elwin och Anders Tegnell (collage)
Ledarskap

Toppchefernas ledarskapstrender – på Chefdagen

Anders Tegnell, överbefälhavare Micael Bydén och Google-chefen Anna Wikland var några av de 21 toppchefer som gästade Chefdagen i torsdags. Här är trenderna från dagen.
Illustration av person som gör yoga framför en laptop
Hälsa

7 tips för att få fart på hemmaträningen

Soffpotatis eller ostbåge. Stel nacke eller ryggont. Börjar hemmajobbandet ta ut sitt pris? Ha förtröstan. Hela nätet är fullt av proffsiga instruktörer som inget hellre vill än att hjälpa dig i form.
Siri Wikander
Ledarskap

Siri Wikander: "5 steg mot en lärande organisation"

Coronapandemin satte strålkastarljuset på det vi egentligen vetat länge; för att våra organisationer ska klara av dagens och framtidens utmaningar behöver vi skapa förutsättningar för ständigt lärande och utveckling Siri Wikander tar dig dit i fem konkreta steg. 
Johannes Schildt på Kry
Hälsa

Kry-chefen bryter tystnaden

Nu bemöter vd:n för nätläkarplattformen Kry den allvarliga kritik som riktats mot bolaget för att dränera den vanliga vården på resurser.
Anders Tegnell och Cissi Elwin på Chefdagen 2020
Ledarskap

Anders Tegnell: ”Okej att jobba på kontoren – men med förnuft"

Anders Tegnell i stor intervju med Cissi Elwin på Chefdagen om beundrarbreven, varför han inte coronatestat sig och om att det är okej att åter jobba från kontoret – bara man gör det med förnuft