Medarbetarna är nyckeln till nya tidens kontor

Ett helt nytt arbetsliv börjar ta form. Där chefer behöver få alla att må bra och prestera på topp.
”Att verkligen lyssna på sina medarbetare, det är nyckeln”, säger Kicki, inredare på IKEA, som hjälper företag att lyckas med förändringar av arbetsplatser. 

Annonssamarbete
IKEA

Publicerad

Text: Chefs innehållsstudio

”Det blir upp till bevis att locka tillbaka medarbetare till kontoret när pandemin är över”, säger Kicki, företagsinredare på IKEA som tipsar om de bästa lösningarna. Foto: IKEA
”Det blir upp till bevis att locka tillbaka medarbetare till kontoret när pandemin är över”, säger Kicki, företagsinredare på IKEA som tipsar om de bästa lösningarna. Foto: IKEA

När Coronapandemin har tonat bort så tyder mycket på att våra arbetsplatser har omskapats i grunden.
2020 röjde effektivt undan tvivel på att det går att jobba på nya sätt, med bibehållen effektivitet. Hemmajobb har för många blivit en självklar möjlighet. Samtidigt har behovet av kontoret som en plats för samarbete och kreativitet blivit tydligare.
”Nu vill många företag förstå hur framtiden ser ut, för att kunna utnyttja sina lokaler på bästa sätt”, säger Kicki, senior företagsinredare på IKEA.

Hon och hennes kollegor har fullt upp med att hjälpa företagskunder att hitta och förverkliga lösningar för det nya arbetslivet.
”Det bubblar av idéer därute! Många ser möjligheter”, säger hon.

Flexibla lokallösningar tas fram. En del av arbetsplatsen blir kanske restaurang, café eller coworking-utrymme, med plats för innovativa småföretag att samarbeta med.

Byggbolag tar fram lösningar för hotell som enkelt kan förvandlas till kontor, eller till long stay-boenden för personer som vill kunna bo och jobba på olika platser under året.

Det skissas på satellitkontor, som kan komplettera eller ersätta traditionella stora kontor. Eller vad sägs om kontor att hyra i den egna bostadsrättsföreningen – en dröm för trångbodda storstadsbor och tystnadstörstande småbarnsföräldrar som jobbar hemifrån.

Förväntningarna på vad vårt nya arbetsliv ska erbjuda framöver byggs upp. Det ska vara flexibelt och tryggt, inspirerande och avslappnat, kreativt och ge möjlighet till fokusjobb – allt ska rymmas.

Som chef är det lätt att känna sig stressad av nya frågor och krav från medarbetare om hur de vill jobba. Men det är där, i förväntningarna och önskemålen, som lösningen till den nya arbetsplatsen finns.
”Att verkligen lyssna på sina medarbetare, det är nyckeln. Oavsett hur fint ni gör, så funkar det inte om ni inte lyckats pricka in funktionaliteten”, konstaterar Kicki.

Många företag tar hjälp av IKEA:s företagsservice och företagsinredare när de ska rigga för det nya arbetslivet. Stöd och råd behövs bland alla behov och önskemål. Sedan ska de nya kontorsmiljöerna utformas och komma på plats.

Arbetsgivare behöver tänka flexibelt med sina lokaler, både var de finns och hur de inreds.
”Många ser över yteffektiviteten. Då blir det viktigt att snabbt kunna möblera om. Hopfällbara möbler och möbler som går att skjuta undan gör att man enkelt kan förvandla ett mötesrum till ett fikarum till en plats för ett event.”

”Ingen vet ju hur världen och arbetslivet ser ut 5-10 år framåt, så ta hänsyn till det i lösningar som görs. Fundera över hur ni kan vara flexibla med era lokaler över tid och se till att lösningar relativt enkelt går att forma om till något annat, när nya behov uppstår”, råder Kicki.

Hemmajobbare har nu vant sig vid att kunna sjunka ner i en fåtölj och byta arbetsplats då och då.
”Så kontoret får gärna vara mer hemmalikt. Mer fåtöljer och soffor, mer textilier, växter och ljus.”

Hälsa och hygien stannar i fokus framåt. Vanan att direkt gå och tvätta händerna när man kommer inomhus lär till exempel bli kvar en tid.
”Luftigare och glesare inredda arbetsplatser, där det går enkelt att hålla avstånd och är lätt att hålla rent och torka av, känns bra.”

”Antagligen behövs också mer plats för möten – både stora, små, spontana och förutbestämda. Att kunna mötas vid kaffemaskinen är viktigt. Mycket som händer där gynnar affären.”

Ergonomiskt bra hemmakontor, javisst! Men det behövs också ett nytt tänk med skräddarsydda lösningar och sömlösa övergångar mellan arbetet på kontoret och i hemmet.
”Se hemarbetsplatsen som en zon i kontoret”, säger Kicki.

Tekniken måste funka.
”Det är en jättestor del i att kunna sitta var man vill och jobba.”

”Tänk också på mellanrummen, på vad som händer mellan kontoret och hemmet.”
Kanske vill man kunna sitta och jobba och ta möten i en hyrd coworkinglokal eller hotellounge ibland? Eller förbereda arbetsdagen på ett favoritcafé på väg in till jobbet? Några kanske behöver flexa med kontorstiderna för att undvika tidsödande pendlingsträngsel.

Fråga, involvera och konkretisera.
”Lyssna på medarbetarna och ta tillvara deras information om vad de behöver för att göra ett bra jobb. ”

Företag som tar tillvara möjligheten att tillsammans skapa en ny gemensam arbetsplats har mycket att vinna, bland annat ökat engagemang och vi-känsla.
”Jag märker att många chefer och företag går igång nu, och ser det här som en möjlighet att göra en förändring åt rätt håll. Det finns faktiskt en känsla av optimism i den här nystarten.”

Från behov till färdigmonterat

IKEA företagsavdelning hjälper personligen till med allt från planering till att boka alla servicetjänster som underlättar projektet. Från det lilla inköpet till en helt ny inredningslösning.

”Utifrån en vision om hur arbetsplatsen ska fungera kan man göra en bra lösning, nästan oavsett yta eller budget”, säger Kicki som är senior företagsinredare på IKEA.
Hon berättar lite om processen då en företagsinredare kopplas på.

  1. Vad har verksamheten för värderingar och hur ska de märkas i lösningen? Vad ska medarbetare och kunder eller gäster känna hos er? Hur vill medarbetare jobba och mötas?
  2. Hållbarhet. Det handlar inte bara om hållbara eller återanvända produkter utan om allt från arbetsplatsens tillgänglighet till hur man synliggör källsortering, till energisnålt ljus, cykelparkeringar, miljöer som uppmuntrar rörelse.
  3. Layout, färg och form. Planera aktivitetsbaserat utifrån medarbetarnas information. Skapa zoner för olika samlingar och möten, tyst jobb, avslappning. Både tysta och mer högljudda zoner. Se hemarbetsplatsen som en zon.
  4. Planering och genomförande. IKEA kan hjälpa till hela vägen fram till färdigmonterat på plats.

Text: Malin Kaldo