Kommunchefens metod för bättre ledarskap
Mätbara förbättringar inom ledarskap, arbetsglädje, arbetssituation, engagemang och delaktighet. Det blev resultatet sedan Flens kommun infört regelbundna avstämningar kring organisationens mående. Så här gick det till.
Annonssamarbete: Winningtemp
Som chef för en större organisation är det nästan omöjligt att veta hur det står till i verksamheten – och göra något åt det – utan regelbundna avstämningar med återkoppling. Kanske är det därför allt fler upplever årliga medarbetarundersökningar som svårhanterliga och tungrodda och letar alternativ.
Så var det till exempel för Håkan Bergsten, kommunchef i Flen, Södermanland. För ett par år sedan implementerade kommunen, som har närmare 1700 anställda, en ny ledarmodell byggd på tre ben: ledarskap, chefsskap och förvaltarskap. Det var då frånvaron av regelbunden avstämning blev tydlig.
”Vi insåg att vi behövde olika stöd, inte minst för att löpande kunna se hur organisationen mår”, säger han.
Snabb och tydlig återkoppling
De stora medarbetarundersökningar som tidigare genomförts var eller vartannat år byttes ut mot veckovisa avstämningar med snabb och tydlig återkoppling.
”Eftersom de gamla undersökningarna genomfördes så sällan gav de bara en ögonblicksbild av hur det stod till i organisationen vid just det tillfälle undersökningen gjordes. Dessutom var det ett stort jobb att ta fram handlingsplaner och när man väl gjort det var resultaten inte längre aktuella”, säger Håkan Bergsten.
Det systemstöd ledningen fastnade för var Winningtemp – en plattform för att regelbundet ta temperaturen på hur medarbetarna mår i syfte att höja deras engagemang och göra mätbara prestationsförbättringar.
”Personalbudgeten är den största posten för oss och medarbetarna vår viktigaste resurs. Det är grunden till att vi väljer att använda ett verktyg där vi löpande kan stämma av hur organisationen mår. Annars kan vi inte leverera effektivitet, kvalitet och kundnöjdhet. Dessutom ska vi kunna beskriva att vi är en attraktiv arbetsplats. Då är måendet i organisationen en viktig del”, säger Håkan Bergsten.
Följer upp mätningarna
För att säkerställa att resultaten från mätningarna inte föll mellan stolarna producerade kommunens hr-avdelning en lathund som beskriver hur resultaten ska hanteras. Dessutom följs mätningarna upp via arbetsplatsträffar där cheferna får möjlighet att ge medarbetarna återkoppling och gemensamt samtala kring frågorna.
”En kommun är så stor att det tar tid att göra förflyttningar. Man leder genom flera led. Därför är det svåra egentligen inte att mäta utan att göra något åt resultaten”, säger Håkan Bergsten och berättar om att mätningarna visade hur arbetstrivseln gick ner under pandemin. Då skickades en särskild enkät ut om vad som fungerade bra och dåligt med distansarbetet och ledningen kunde agera på det.
Synbart resultat
De regelbundna avstämningarna kring måendet i organisationen har börjat ge resultat. Mätningarna det senaste halvåret visar förbättringar inom ledarskap, arbetsglädje, arbetssituation, engagemang och delaktighet. Störst är förflyttningen inom ledarskap och delaktighet. De starkaste områden för den senaste mätperioden, mars – juni, är ledarskap och teamkänsla. Håkan Bergsten gläds åt resultatet – för vem vill inte ha glada och mer delaktiga medarbetare?
”Vi gör just nu inga jämförelser med andra kommuner utan tittar på vår egen utveckling och vi går år rätt håll”, konstaterar han.
3 sätt att framgångsrikt införa systemstöd i organisationen
Här delar Håkan Bergsten, kommunchef i Flen, med sig av sina bästa råd för att lyckas med implementeringen av systemstöd som Winningtemp.
- Börja med pilotprojekt. Låt några delar av verksamheten vara testpiloter innan ni går fullt ut. Av det kan man dra bra lärdomar. Det behövs inga stora lanseringskampanjer. Låt det växa in. Det ger bättre effekt.
- Se till att det finns olika alternativ för medarbetare att svara på frågor – som till exempel via check-in stationer, läsplattor, e-post eller app, så att alla medarbetare kan delta i avstämningarna.
- Sprid goda exempel. Skapa tvärfunktionella lärgrupper som får byta erfarenheter av systemstödet med varandra. Det måste inte vara så systematiskt, huvudsaken är att man träffas och delar med sig av sina upplevelser och lärdomar.
