Digitalisera smart – och få tid över för medarbetarna

Det är lätt att gå vilse i djungeln av HR-plattformar och verktyg. Vad ska man välja? Hur mycket ska man investera och vad blir egentligen effekten? Kanske bäst att vänta lite ändå. Och plötsligt har företaget där du har en chefsposition halkat efter lite till. Vi tror ju ofta att vi i Sverige ligger i framkant med det mesta, inte minst digitalt. Men en undersökning från SD Worx som utvecklar, producerar och levererar kompletta lösningar inom lön och HR visar på motsatsen. Enligt undersökningen bland 5000 HR-chefer i 16 länder är Sverige ett av de länder som ligger mest efter i sin digitala HR-utveckling.

Anna Carlsson är HR tech-analytiker, grundare av HRDigi och van att hjälpa företag med integrering av HR-teknik i organisationen. Hon tycker det är tråkigt att Sverige inte hamnar högre upp på listan.

“Vi kan bättre än så här. Det borde vara självklart för fler organisationer att ligga i digital framkant eftersom det behövs för att utveckla rätt aktiviteter, både för organisationens stora mål och för medarbetarna. Som chef kan du bli mer personlig genom att vara digital eftersom du kan hitta de aktiviteter som faktiskt gör skillnad på individnivå”, säger hon.

Knepet för att ta sig vidare i digitaliseringen av HR är att ta det steg för steg. Att hitta den nivå som passar din organisation just nu. För att sedan ta er vidare till nästa nivå. Och nästa.

Anna Carlsson menar att man kan beskriva det som att det finns fyra nivåer inom digitaliserad HR:

– Digitalisering av HR-funktionens kärnområden som exempelvis löneprocesser, utvecklingssamtal och HR-data.

– Innovationssteget. Här är organisationen redo att bli mer innovativ och nytänkande exempelvis vad gäller att utveckla kompetens och nya sätt att betala ut lön.

– Analys. Den kanske viktigaste nivån. Med hjälp av digitala processer samlar HR in data och analyserar resultaten. Därefter kan HR identifiera och föreslå faktabaserade åtgärder för organisationen. 

– Digital helhet. Här är de digitala lösningarna integrerade så att alla medarbetare känner sig sedda, hörda och ihopkopplade som en helhet. Inte minst frigör detta tid för HR-chefen och andra chefer till mer personlig kontakt med kolleger och medarbetare.

Digitaliserad HR är alltså inget självändamål utan ett sätt att vässa verksamheten.

”Även om det är viktigt att automatisera och spara tid på administrativa uppgifter är syftet med digital HR främst att ha en strategi för vad företaget verkligen vill åstadkomma. Med en hög digitaliseringsnivå kan man fatta datadrivna beslut som hjälper till att uppnå verksamhetens affärsmål”, säger Anna Carlsson.

En väl utförd digitalisering ger alltså tydliga resultat, betonar hon. Det kan handla om alltifrån att identifiera vilken kompetensutveckling medarbetarna behöver till att flytta om bemanning utifrån verksamhetens faktiska behov.

När HR-funktionen fungerar som bäst bidrar den till verksamhetsmålen och medarbetarnas välmående. Men för detta krävs handfast data och analys av datan. Annars riskerar man att missa de verkliga problemen och att resurser sätts in på fel ställen.

“Det traditionella, manuella sättet att jobba bygger till stor del på antaganden och känslor. Då missar man ofta hur det verkligen är. Det som ser bra ut på ytan kan dölja problemområden i olika delar av verksamheten”, säger Anna Carlsson.

Ett annat stort problem som uppstår om organisationen inte digitaliserar är att det blir svårt att visa det konkreta värdet som exempelvis HR bidrar med.

“Hur övertygar man ledningen om att få göra saker i organisationen? Jo, du behöver prata ett finansiellt, strategiskt språk och ha data att underbygga det med. Om man då inte har digitaliserat, har man heller ingen information att utgå ifrån,” säger Anna Carlsson.