45 procent kan inte fokusera på jobbet – är kontoret problemet?

För många av oss är kontoret fortfarande arbetslivets lägereld. Vi kommer in för fysiska möten och idéutbyte, men också för att det är enklare att hjälpa och stötta varandra när vi befinner oss i samma fysiska rum. Men om kontoret saknar tillräckligt med platser för ostört fokusarbete hamnar dina medarbetare i en situation där de måste välja mellan att få sina sociala samarbetsbehov tillgodosedda och att få arbetsro.

En tydlig strategi för varför, när och hur kontoret ska användas kan synliggöra dina ambitioner med kontoret. Kinnarps nya kontorsrapport bygger på röster från över 7 000 kontorsarbetare i Norden mellan 2023 och 2026, en period då många organisationer omprövade både arbetssätt och kontorets roll. 

Henrik Axell, Head of Workplace Strategy på Kinnarps, ger fem råd till dig som vill att dina medarbetare ska kontoret som den bästa platsen för att utföra sitt arbete.

1. Forma en arbetsplatsstrategi

Om högfokusarbete är en viktig del av verksamheten behöver ni miljöer som gör det möjligt. En arbetsplatsstrategi kan hjälpa dig att synliggöra behoven och motivera resurser för nödvändiga anpassningar inför din egen ledning eller styrelse.

En sådan strategi kan också tydliggöra det gemensamma åtagandet kring kontoret. Får man ta privata samtal i semifokuszonen? Varför ska vi vara på kontoret, och vilka dagar?

– Det handlar om att ha en tydlig vision för vad fokusarbetet ska leda till och att kommunicera det till medarbetarna tillsammans med spelregler för hur de olika miljöerna ska användas, säger Henrik Axell.

2. Utgå från medarbetarnas faktiska behov

Vad vi vill ha och vad vi faktiskt behöver är ibland olika saker. Ett önskemål om exempelvis en personlig skrivbordsplats behöver ses i relation till hur arbetsdagen faktiskt ser ut. Samma medarbetare sitter troligen inte vid skrivbordet hela dagen, utan deltar också i möten, använder andra delar av kontoret och besöker kunder. Involvera dina medarbetare i en diskussion om hur deras dagar ser ut.

Kinnarps har arbetat med arbetsplatsanalyser i cirka 15 år. Arbetet börjar med att ledningen får formulera ambition och målbild. Därefter involveras medarbetarna genom intervjuer, workshops och en omfattande enkät med ett hundratal frågor om arbetssätt och behov av olika kontorsmiljöer. Genom att väga samman fakta med erfarenheter ger det en djup förståelse för organisationens arbetssätt, behov och utvecklingsmöjligheter.

– Ju mer fakta man har som chef, desto lättare är det att motivera varför det ska vara på det ena eller andra sättet, konstaterar Henrik Axell.

3. Tänk i zoner – planera i flöden

Bra förutsättningar för individuellt ostört arbete behöver inte innebära att alla får ett eget arbetsrum men det behöver finnas ställen att gå undan till, helst med möjlighet att stänga dörren. De behöver också ligga nära resten av kontoret.

– Det är viktigt att de miljöer vi använder ofta finns nära till hands. Digitala mötesrum och mindre mötesrum behöver vara lättillgängliga, medan det är helt okej att gå lite längre till ett stort konferensrum som används mer sällan. Det handlar om att planera kontorets flöden utifrån hur ofta olika miljöer används, säger Henrik Axell.

Han rekommenderar att tänka i zoner: högfokusytor, semifokusytor och aktiva ytor. En högfokusyta bör vara lugn och hålla ljud ute. I semifokusytan finns ett behagligt sorl. I den aktiva zonen är det ännu livligare, till exempel i ett matrum eller en hall.

4. Planera för olika typer av arbetsuppgifter

En ingenjör kan ha stort behov av individuellt skrivbordsarbete och fokus, medan en sälj- eller marknadsavdelning kan behöva fler projektytor och möjligheter att samarbeta. Även under dagen skiftar behoven.

– Dagens kontor är inte anpassade för olika typer av arbetsuppgifter. I enkäterna frågar vi hur väl kontoret stödjer produktivitet, samarbete, hälsa och välmående och landar på ett samlat betyg på 5,7 av 10. Det visar att det finns stor potential att skapa arbetsplatser som på ett bättre sätt möter medarbetarnas varierande behov, menar Henrik Axell.

I Kinnarps rapport utkristalliserar sig fyra efterfrågade miljöer på ett modernt kontor: enskilda skrivbordsplatser för koncentrerat arbete, mindre mötesplatser för spontana och planerade samtal, avskilda utrymmen för telefon- och digitala möten samt arbetslounger som främjar både samarbete och möten över avdelningsgränser.

5. Se över ljudmiljön

Ljudmiljön är en av kontorets stora utmaningar och får i Kinnarps rapport betyget 5,8 av 10. Distraherande ljud ökar den mentala belastningen och gör det svårare att komma in i ett bra arbetsflöde. Ibland beror dålig ljudmiljö på ogenomtänkta flöden i lokalen, fel balans mellan aktiva och tysta zoner eller en bullrig ljudmiljö.

Kommunicera vilken typ av ljud som är okej i respektive miljö. Vad betyder det när någon stänger dörren till ett högfokusrum?

– Kanske ska man inte ens knacka på, utan där ska man få vara helt koncentrerad, föreslår Henrik Axell.