Illustration: Sanna Mander.
Illustration: Sanna Mander.

Så får du alla att läsa dina veckobrev

Undrar du vad det är för fel på folk som inte läser ditt veckobrev? Då är det dags att ta en titt på ditt eget skrivande. Här är några steg för att bli bättre.

Det dunkelt sagda är det dunkelt tänkta, skrev Esaias Tegnér redan i början på 1800-talet. Ett budskap som kanske är ännu viktigare i dag när de flesta av oss nås av ett överflöd av information.

För en chef som inte kan kommunicera skriftligt riskerar i bästa fall att inte bli förstådd. I värsta fall kan han eller hon dra löje över hela verksamheten. Det var vad en miljöpartist i Mellerud befarade när hon skrev en motion med rubriken: ”Förbättra skrivkunnigheten bland chefer i kommunen.” Motionen var en uppmaning att göra någonting åt chefernas bristande språkhantering.

För offentligt anställda chefer finns en lagstadgad plikt att använda ett vårdat, enkelt och begripligt språk. För dem och alla andra finns en mängd skäl att förbättra sin skriftliga kommunikation.

”Det är en väsentlig skillnad i hur vi tar till oss texter i dag jämfört med för femton år sedan. Idag möter vi så otroligt många budskap och tvingas sovra friskt. Så om budskapet ska nå fram krävs att informationen är bearbetad och anpassad till mottagaren”, säger Helena Englund Hjalmarsson, språkkonsult och vd på företaget Språkkonsulterna.

Att bearbeta innebär inte att ta fram ordboken och leta upp de fina orden. Enligt Helena Englund Hjalmarsson är det vanligt att en chef som är osäker i sin roll försöker dölja det genom att använda fina ord och höja abstraktionsgraden. Resultatet: många ord, lite innehåll.

Ett annat misstag är att inte tänka alls, varken på innehåll eller timing.

”Typexemplet är att man skickar ut ett långt mejl fredag eftermiddag med en intetsägande ämnesrad som ”information”. Under den följer en lång text som blandar viktigt och oviktigt, äpplen och päron. Sedan undrar chefen varför folk inte läser och kanske blir irriterad eller förorättad. Så blir det en grogrund för missnöje och kanske till och med konflikt”, säger Helena Englund Hjalmarsson.

Det första man bör fundera på när man skriver är syftet. Varför skriver jag det här? Det räcker inte att tänka “Jag vill informera”.

”Det är bättre att fundera på varför man skriver och vad läsarna behöver veta. Då kommer man kanske fram till att det är viktigt att de känner till a och b för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Om man blir så konkret får man ett tydligt huvudbudskap”, säger Helena Englund Hjalmarsson.

De bästa tipsen för skrivande är oftast tidlösa och där spelar det ingen roll om budskapet skrivs på en lapp, på skrivmaskin eller som meddelande i Whatsapp. Tidningen Chef har tidigare skrivit om The Economists skrivregler, hämtade till stora delar från George Orwells tips från 1946: https://chef.se/sex-regler-skriv-battre-som-en-chef/

När det gäller själva skrivandet är det budskapet som ska stå i fokus, inte formuleringarna.

”Tänk budskap, inte språk. Då brukar man få en mycket ledigare och mer dialogiskt ton. Det är bättre att använda en naturligt ledig ton än att anstränga sig för att skriva stiligt”.

Ett misstag som många gör, enligt Helena Englund Hjalmarsson, är att inte använda underrubriker.

”Underrubriker är något som är väldigt bortglömt i all möjligt skriftlig information. Om alla texter innehöll underrubriker skulle världen vara en lyckligare plats att leva på.”

Hur då?

”Det är ett sätt att signalera struktur för läsare, och med informativa underrubriker behöver läsaren bara kasta en blick på texten för att få en överblick över innehållet.”

Det finns gott om utbildningar i Sverige för chefer som vill bli tydligare och bättre på att kommunicera. Ibland är de kortare och fokuserar på kommunikation, ibland är de mer omfattande och utvecklande för hela ledarskapet.

Nio tips för att få ditt team att läsa det du skriver:
– Tänk färdigt innan du börjar skriva. Ju mer tid du lägger på den förberedande analysen, desto mindre tid behöver du lägga på redigeringen när du har skrivit färdigt.
– Fokusera på huvudbudskapet i din text. I den akademiska världen eller inom juridiken är det inte vanligt att man kommer till poängen tidigt. I kommunikation med medarbetare är det däremot väsentligt.
– Skriv dialogiskt – tilltala läsaren direkt och omtala dig själv som jag.
– Undvik jargong, klyschor och trendiga ord. Sträva efter tydlighet.
– Var konkret och tydlig – skriv inte ”ny operationell ansvarsfördelning” om det konkret handlar om att Sofie Karlsson har tagit över ansvaret för Almedalsveckan.
– Skriv informativa, intressanta och tydliga rubriker (och mellanrubriker) och ämnesrader.
– Be någon titta på din text och var öppen för att ändra eller stryka onödigheter eller obegripligheter.
– Sluta prokrastinera. Stäng av tv och wifi, lägg ifrån dig mobilen, stäng dörren och sätt igång.
– Öva. Skriv mycket. Läs mycket.

Text: Johan Frisk

Denna text är ett samarbete mellan Chef och Executive MBA på Stockholm Business School (SBS) – Sveriges bästa Executive MBA-program tre år i rad.

Missa inget! Prenumerera på Chefs nyhetsbrev

  • Prenumerera på Chefs nyhetsbrev med det bästa från Chef.se.